RPA
ИНТЕГРАТОРЫ
БИЗНЕС
ПРОДУКТЫ
ПАРТНЕРЫ
ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ
КОМПАНИЯ
БЛОГ

5 способов улучшения бизнес-процессов в организации

/
Читать ~ 8 мин.

Введение

Время планирования на долгие годы вперед прошло. Если компания хочет оставаться успешной, ей, прежде всего, нужно стать гибкой и адаптироваться к изменениям. Cтруктура бизнес-процессов – один из важнейших пунктов для развития – необходимо анализировать и менять бизнес-процессы в соответствии с текущими задачами и целями. Так компании могут сохранять высокую эффективность и оптимально расходовать имеющиеся ресурсы. С этим поможет методика улучшения бизнес-процессов. 

Улучшение бизнес-процессов — эффективный инструмент, который может быть использован в организации на любом уровне: и менеджерами, меняющими несложный процесс внутри своего отдела, и руководителями, внедряющими новую инициативу для увеличения продуктивности компании в целом.  

Такой инструмент помогает держать под контролем ключевые бизнес-процессы и оптимизировать их для достижения наилучших показателей. азберемся детальнее, почему важно улучшать бизнес-процессы.

Почему важно улучшать бизнес-процессы?

Все компании рано или поздно стараются повысить эффективность своей деятельности. Но только там, где процессный подход к управлению бизнесом применяется систематически и осознанно, эти действия приносят результат. 

Улучшение бизнес-процессов помогает при минимальных затратах, используя внутренние ресурсы компании, повысить показатели и получить дополнительныепреимущества:

  • Время сотрудников контролируется и не тратится на лишние действияю
  • Компания работает на опережение, устраняя проблему, а не следствие.
  • Клиенты счастливы и доказывают это, приобретая услуги и продукты компании.
  • Сформирована корпоративная культура, где каждый сотрудник участвует в достижении успехов компании.

Шесть этапов улучшения бизнес-процессов

Качественный менеджмент бизнес-процессов даёт значительные преимущества любой команде или организации. 

Здесь очень важно системно подойти к вопросу. Если начать хаотично внедрять методики, вероятно, никаких изменений вы не увидите или всё станет еще хуже. Для того, чтобы улучшение бизнес-процессов прошло легче, эксперты рекомендуют работать по следующей схеме: 

  1. Планирование: выберите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать, определитесь с задачами и масштабами изменений, соберите команду.
  2. Анализ: тщательно изучите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать.
  3. Редизайн: определитесь с тем, какие именно изменения вы собираетесь внести в процесс.
  4. Привлечение ресурсов: обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений.
  5. Внедрение: внесите необходимые изменения.
  6. Непрерывное улучшение: регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения.

Конечно, если вы планируете улучшить довольно простой процесс в вашей компании, то можно пропустить такую тщательную подготовку – будет достаточно спланировать изменения и обозначить метрики, по которым вы оцените результат. 

Например, вы хотели бы оптимизировать процесс принятия решений в одном из отделов. До этого приходилось беседовать с каждым членом команды, что отнимало много времени и сил. Для улучшения процесса вы можете предложить собираться один раз в неделю на фиксированный период времени и решать все ключевые моменты, выслушивая мнения коллег. В результате предпринятых изменений вы сэкономите время, которое потратите на более продуктивную деятельность. Таким образом без долгой подготовки вы уже улучшили один из процессов.

5 способов улучшения бизнес-процессов

Шесть сигм (Six Sigma)

Six Sigma, или Концепция Шести сигм – это подход к управлению проектами в компании, при котором устраняются все помехи для успешного ведения бизнеса или производства. Появилась концепция Шесть сигм, когда компания Motorola начала терять много денег из-за постоянного брака на производстве. Тогда инженер Билл Смит придумал целую систему, чтобы свести число этих дефектов к минимальной математической погрешности. 

Основные принципы концепции: искренний интерес к клиенту и удовлетворение его потребностей, управление на основе данных и фактов, командная работа и вовлечение персонала. 

При внедрении шести сигм используется два алгоритма:

  • DMAIC (Define – Measure – Analyze – Improve – Control) – применяется, если компания улучшает бизнес-процессы, что включает: снижение стоимости, увеличение качества, результативности и эффективности.
  • DMADV (Define – Measure – Analyze – Design – Verify) – применяется, если компания создает что-то новое, например, новый продукт.

Всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM)

Total Quality Management, TQM, или Всеобщее управление качеством — это метод управления, основанный на предоставлении качественных с точки зрения заказчика услуг. Главная идея TQM состоит в том, что компания должна работать не только над качеством продукции, но и над качеством работы в целом, включая работу персонала. Постоянное параллельное усовершенствование этих трех составляющих – качества продукции, качества организации процессов и уровня квалификации персонала – позволяет достичь более быстрого и эффективного развития организации.

Качество определяется такими категориями, как степень реализации требований потребителей, рост финансовых показателей и повышение удовлетворенности работников организации своей работой.

Бенчмаркинг

В основе этой схемы лежит сравнение бизнес-процессов внутри организации с регламентами аналогичных действий в компаниях, добившихся лучших результатов.

В ходе анализа специалисты выясняют, что негативно влияет на работу компании.  Исправление этих ошибок помогает улучшить качество товаров или услуг, повысить финансовые показатели. Это довольно простой и дешевый способ улучшить бизнес-процессы, хотя иногда сложные задачи можно решить простыми и очевидными путями.

Бенчмаркинг позволяет достичь снижения затрат и длительности цикла процесса, а уровень ошибок снижается на 20-50%. Но при этом всегда есть вероятность скопировать только внешнюю оболочку успешных процессов, не разобравшись глубоко в их сути, что приведёт к неверным решениям.

Реинжиниринг процессов бизнес-процессов (BPR)

Методика менеджмента бизнес-процессов, улучшающая бизнес-процессы внутри одной компании и между разными организациями. 

Это очень сложный и затратный метод. Его используют либо компании, находящиеся на грани банкротства, либо компании-лидеры, чувствующие потребность оставаться на первом месте и расти быстрее конкурентов. 

Сначала схема каждого процесса создается в идеальном варианте, а затем ее оттачивают с учетом конкретных обстоятельств, финансирования и других ресурсов. Цель команды – приблизить реальность к идеалу настолько, насколько окажется возможно. Затем все процессы согласуются между собой, создаётся или обновляется корпоративная стратегия, определяются и контролируются критерии эффективности.

Роботизированная автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация – это передача программным роботам части рутинных и монотонных задач, выполняемых по алгоритму. 

Автоматизация помогает минимизировать ошибки при выполнении задач, при этом освобождая время сотрудников для более стратегически важных задач. Кроме того, автоматизация создаёт и поддерживает одинаково высокий уровень сервиса. 

Часто сотрудникам не объясняют шаги выполнения и ожидаемый результат, например, в каком формате сделать отчёт или как будет удобно получить контакты клиентов. Поэтому результат часто разочаровывает. С автоматизированным решением таких проблем не будет  — результат всегда гарантирован и предсказуем.

Хорошим примером автоматизации процессов внутри компании может быть работа с контрагентами и клиентами, обработка заказов, ответы на электронные письма, выставление счетов и другое. 

Как ElectroNeek может улучшить бизнес-процессы с помощью автоматизации

Каждый день компании пытаются уменьшить количество ошибок в процессах и повысить их эффективность, ведь это напрямую влияет на удовлетворенность клиентов и прибыль. ElectroNeek помогает провести анализ работы процессов и оптимизировать работу так, чтобы все задачи выполнялись с соблюдением чётких алгоритмов действий. 

ElectroNeek предлагает уникальные решения для максимально эффективной автоматизации бизнес-процессов. Платформа позволяет пользователям с минимальным знанием программирования анализировать продуктивность сотрудников и создавать программных роботов для малоэффективных повторяющихся задач.

Продукты ElectroNeek сфокусированы на полном цикле задач клиента. Например, в Studio Pro пользователи могут создавать программных роботов при помощи интуитивно понятного интерфейса, а SaaS Orchestrator помогает управлять и соединять программных роботов в масштабируемые цепочки. Это единый веб-сервис, где все процессы удобно отслеживать и контролировать — независимо от количества клиентов.

Помимо этого, инструменты глубокой аналитики помогают мониторить все бизнес-процессы компании, находить ошибки и устранять их в режиме реального времени. 

Выводы

Нет необходимости углубляться в преимущества улучшения бизнес-процессов – это неотъемлемая часть развития любой компании. Использование автоматизации бизнес-процессов для их оптимизации поможет быть на шаг впереди конкурентов. 

ElectroNeek гарантирует безупречное выполнение задач программными роботами и помощь в работе над улучшением бизнес-процессов во всей компании для увеличения прибыли и снижения издержек. Если вы хотите повысить эффективность вашей компании или компании вашего клиента, свяжитесь со специалистами ElectroNeek. Мы знаем, как это сделать!