RPA
ИНТЕГРАТОРЫ
БИЗНЕС
ПРОДУКТЫ
ПАРТНЕРЫ
ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ
КОМПАНИЯ
БЛОГ

Автоматизация QuickBooks: лучшие кейсы для системных интеграторов

/
Читать ~ 7 мин.

Введение

QuickBooks – это сервис облачной бухгалтерии для малого бизнеса, помогающий автоматизировать множество бухгалтерских функций, например, расчёт налогов, подготовка и отправка отчётности 2-НДФЛ, выставление счетов и многое другое.  Программа внесена в Единый реестр российских программ и обеспечивает безопасный доступ по протоколу HTTPS. 

Несмотря на явные преимущества ПО для работы бухгалтеров, у QuickBooks есть некоторые ограничения. Например, системные интеграторы, использующие различные модели выставления счетов замечают, что возникают сложности со сбором информации, загрузкой документов, поддержанием цифрового архива, отчётностью, управлением счетами и отправкой электронных писем.

Когда системные интеграторы начинают работать с несколькими клиентами, важно стандартизировать и автоматизировать финансовые операции. Они должны гарантировать, что их данные точные, актуальные и позволяют принимать более взвешенные решения для развития компании. Программное обеспечение QuickBooks изначально не было создано для этого, но внедрение автоматизации бухгалтерского учёта сделает работу с этой программой проще и удобнее.

В статье мы обсудим, какие ограничения есть у QuickBooks, и как автоматизация помогает системным интеграторам справиться с этими проблемами. Мы также рассмотрим несколько способов использования автоматизации QuickBooks для повышения производительности, эффективности и финансовой прозрачности.

Ограничения в использовании QuickBooks

Несмотря на то, что QuickBooks – это универсальное бухгалтерское программное обеспечение, оно не всегда в полной мере удовлетворяет потребности компании в долгосрочной перспективе.

Во многих компаниях сотрудники не могут быстро найти нужную информацию при подготовке отчёта или плана. Файлы хранятся разрозненно и найти последнюю версию документа становится сложнее. 

Кроме того, дублирование данных в разных системах занимает много времени. Такие утомительные и повторяющиеся задачи чаще всего приводят к потере внимания и ошибкам. Это мешает развитию бизнеса и обеспечению финансовой прозрачности компании. 

Системно хранить все документы и обновлять их по мере необходимости поможет роботизированная автоматизация процессов. Программные роботы удалят повторяющиеся файлы, быстро предоставят доступ к последней версии файла и будут поддерживать весь архив документов в порядке.

Преимущества автоматизации задач бухгалтера в QuickBooks

Рассмотрим преимущества автоматизации QuickBooks и как она помогает сотрудникам выполнять задачи быстрее, не уставая от рутины и постоянных проверок данных.

  • Автоматизация повторяющихся задач, таких как ввод данных, позволяет избежать ошибок и освобождает время для более комплексных задач.
  • Повышение точности аналитики и прогнозов.
  • Поиск любого документа за считанные секунды.
  • Обновление данные во всех системах, когда что-либо изменяется (позволяет сотрудникам использовать актуальные данные или версии документов в режиме реального времени).
  • Упрощение коммуникаций и согласованности действий внутри команды, когда каждый сотрудник имеет доступ к обновленным записям и документам в определённый момент времени.
  • Использование облачного хранилища в любом месте и в любое время и защита архива документов в облаке.

Примеры использования автоматизации для QuickBooks

Пример #1 Сбор и обработка данных и документов

Системные интеграторы могут использовать автоматизацию для анализа данных из электронных писем, конвертирования в нужный формат, извлечения и загрузки информации в разные системы и для уведомления сотрудников об обновлениях в данных. Программные роботы могут выполнять большой объем работы с документами, например, извлекать данные из PDF, конвертировать XML в CSV, CSV в Excel, получать данные из отсканированных документов и многое другое.  

Программный робот работает по такому алгоритму:

  1. Он входит в систему, используя данные определённого сотрудника. 
  2. Анализирует документ или файл из любого источника.
  3. Проверяет содержимое документа по заранее прописанным правилам.
  4. Извлекает нужные данные из файла, используя инструменты оптического распознавания символов. 
  5. Если нужно, программный робот также может конвертировать файл в нужный формат, сохранить в папку или загрузить в систему. 
  6. Робот извлекает данные в таблицу или QuickBooks.
  7. Отправляет e-mail-уведомление нужному сотруднику о том, что процесс завершён.
  8. Если программный робот заметит дублирующуюся информацию, то он дополнительно уведомит и об этом. 

Сотруднику останется только подтвердить, что всё сделано верно. 

Пример #2 Автоматизация рабочего процесса и согласования

Автоматизация рабочего процесса означает автоматическое выполнение таких задач, как перемещение данных или документов между отделами и системами на основе заранее определенных правил. Правильные инструменты автоматизации помогут своевременно распространять информацию и выполнять все необходимые действия без задержек. Автоматизация позволяет сократить расходы, уменьшить количество  ошибок и повысить производительность. Также программные роботы способны значительно сократить время выполнения кропотливых задач, таких как заполнение форм.  

Автоматизация поможет и в случае проверки и согласования документов. Как только программный робот выполнит требуемую задачу, он автоматически проинформирует нужного сотрудника и запросит его подтверждение. Сотрудник всё проверит, при необходимости внесёт правки, а программный робот обновит данные во всех системах.  

Пример #3 Создание счетов

Если вам нужно отправить счёт клиенту, вы можете сделать это обычным способом – скачать готовый шаблон из QuickBooks, ввести информацию о клиенте, перечислить наименования услуг  и добавить стоимость. Затем вы сохраните файл, прикрепите его к своему письму, отправите клиенту и дождётесь подтверждения о получении. Как только клиент произведёт оплату, вы отметите счёт как оплаченный.

Этот процесс выглядит простым, но требует много времени. Программный робот может эффективно выполнять ту же задачу – от извлечения данных до выставления счета. Затем он отправит счет клиенту и уведомит вас, как только он будет оплачен. Роботы гарантируют, что вы вовремя выставляете счета своим клиентам или отправляете своевременные напоминания о просроченных счетах. Они также будут вести журнал учёта в QuickBooks на основе заранее определенных правил и алгоритмов.

Точно так же можно автоматизировать процесс обработки счетов, получаемых от вендоров или других контрагентов. Программные роботы соберут данные и введут их в систему, как только вы получите счета. Они предупредят соответствующих сотрудников о поступлении новых счетов и попросят подтвердить оплату. 

Пример #4  Интеграция с другими программами и приложениями

QuickBooks организует финансовые процессы в компании, но не может помочь в работе с клиентами или лидами. Для этого вы можете интегрировать QuickBooks c множеством других программ и бизнес-приложений. Например, вы можете интегрировать QuickBooks с CRM, таким как Salesforce.

Вы можете обмениваться счетами, информацией о клиентах, расходах, избегать дублирования ввода данных, повышать производительность и объединять информацию о клиенте, поставщиках и финансовых операциях в едином пространстве.

Точно так же вы можете автоматизировать управление расходами и отслеживание поступлений, синхронизируя QuickBooks с такими приложениями, как Expensify, или генерировать точные прогнозы финансовых потоков с помощью Float, который использует данные в реальном времени из QuickBooks, чтобы представить полную картину состояния вашего бизнеса.

Выводы

В этой статье мы рассказали, как интеграторы могут использовать автоматизацию и интеграцию QuickBooks с другими программами для повышения производительности и финансовой прозрачности. 

QuickBooks – отличная программа для управления финансовыми процедурами, но с помощью программных роботов можно значительно повысить её эффективность. Это позволит получать точные финансовые прогнозы и всегда иметь под рукой актуальные данные. 

Теперь, когда мы объяснили, как автоматизация может помочь системным интеграторам, вы можете начать внедрять автоматизацию уже сегодня, связавшись со специалистами ElectroNeek.