HYPERAUTOMATION
ИНТЕГРАТОРЫ
ПЛАТФОРМА
ПАРТНЕРЫ
РЕСУРСЫ
БЛОГ
КОМПАНИЯ

Как автоматизировать работу со счетами

/ Читать ~ 10 мин.

Введение

Роботизированная автоматизация процессов доказала свою значимость  и завоевала большую популярность среди современных и активно развивающихся компаний. 

Автоматизация финансовых операций и работы со счетами, в частности – эффективное решение для системных интеграторов. RPA-решения включают в себя больше, чем просто оплата платежей: программные роботы также проверяют данные учетной записи до того, как деньги уйдут со счёта. Роботизированная автоматизация ускоряет процесс оплаты и снижает вероятность ошибок.

Основная цель автоматизации таких задач – это оптимизация и повышение производительности финансовых процедур, что позволяет платить поставщикам точно в срок. Это освобождает время сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на стратегических задачах, которые влияют на увеличение прибыли компании. Кроме того, с помощью RPA можно получать финансовые отчеты, делать прогнозы и проводить глубокий анализ состояния компании.

Многие системные интеграторы считают, что автоматизация финансовых операций не стоит вложений. Тем не менее, согласно исследованиям, 93% платёжных процедур могут стать эффективнее с использованием RPA.

Программные роботы могут составлять полную финансовую картину и предлагать изменения, позволяющие компании оставаться инновационной и эффективной. Например, с помощью RPA-платформы ElectroNeek можно регулярно получать индивидуальные комплексные решения.

Особенности процесса оплаты счетов 

Когда системные интеграторы планируют расширяться, организация финансовых операций и расчётов часто не является главным приоритетом. Однако на финансовые процедуры приходится больше всего ошибок и проблем растущих компаний – в том числе, из-за недостаточного уровня автоматизации. 

Сотрудники часто допускают ошибки, выполняя задачи вручную: неверные транзакции, просроченные и задержанные платежи, исправление которых может занять много дней. Это становится причиной накопления долгов и пени перед контрагентами.

Кроме того, ручной процесс выполнения таких задач состоит из большого количества этапов, таких как выставление счетов, проверка, утверждение и оплата, что часто приводит к задержкам, ошибкам и неточным отчетам. 

Следовательно, финансовым отделам системных интеграторов лучше использовать автоматизацию для повышения производительности. ElectroNeek предлагает надёжные решения, соответствующие требованиям любого системного интегратора.

Преимущества использования RPA в финансовых операциях

Основным стимулом для изменения рабочего процесса и использования автоматизации является снижение затрат на обработку счетов, улучшение и стандартизацию процедур расчетов с поставщиками. Инструменты RPA обладают огромным потенциалом для трансформации всех рутинных и повторяющихся задач по обработке счетов.

1. Контроль данных и сверка счетов-фактур

Ручной сбор и ввод данных затягивается на несколько часов и часто связан с ошибками. Роботизированная автоматизация процессов помогает оптимизировать весь процесс. Например, программные роботы могут ввести данные в систему и сопоставить их с заказами на закупку, быстро сформировав электронный счёт.

2.Ускоренная сверка счетов

Закрытие бухгалтерской отчётности и сверка – нелюбимый многими, утомительный и трудоемкий процесс. Здесь боты помогут быстро управлять данными, проверять их и обеспечивать бесперебойную работу по согласованию документов – без ошибок и просрочек. 

3. Легкая масштабируемость

Инструменты RPA обеспечивают масштабируемость всех процессов по обработке счетов.  Можно один раз настроить программных роботов в отделе, спланировав процесс его работы со счетами, и повторить эти же действия для других отделов – без лишних усилий. 

4. Улучшение отношений с контрагентами и вендорами

Благодаря быстрой и эффективной работе со счетами снижается вероятность возникновения ошибок во взаимодействии с контрагентами и вендорами. Такая путаница часто приводит к тому, что один и тот же счёт оплачивается дважды. 

Использование роботизированной автоматизации обеспечивает более короткий цикл выставления счетов и полную прозрачность благодаря интеллектуальным технологиям обработки данных..

5. Снижение издержек

Системные интеграторы могут значительно сэкономить на расходах, внедрив RPA для выполнения рутинных задач. Сокращая время, необходимое для выставления счетов, RPA даёт поставщикам услуг конкурентное преимущество – они получают больше скидок за счет постоянных досрочных платежей. 

6. Повышение удовлетворенности клиентов

Программные роботы могут работать 365 дней в неделю и 24 часа в сутки. Это позволяет системным интеграторам предлагать более качественное обслуживание, повышая удовлетворенности и лояльность клиентов. А это ещё одно конкурентное преимущество на рынке.

7. Финансовая отчётность

Программные роботы могут взять на себя все налоговые записи и учёт данных в специальных бухгалтерских системах, например, в Quickbooks. Следовательно, сотрудники финансового отдела могут  составлять отчёты и закрывать финансовые периоды быстро и без ошибок, что делает весь процесс более эффективным.

Как использовать RPA для операций со счетами?

После того, как системные интеграторы выделят повторяющиеся рутинные задачи для автоматизации, они могут приступить к внедрению RPA. Оптическое распознавание данных и компьютерное зрение, позволяют преобразовывать неструктурированные данные в структурированные для автоматической обработки. 

Практически каждый аспект процесса работы со счетами может быть передан программным роботам: от регистрации счета до оплаты и аналитической отчетности. Однако есть задачи, где автоматизация окажется наиболее эффективной: 

Пример #1. Использование электронных счетов без ручного ввода данных

Отправной точкой процесса оплаты счета для интеграторов является получение счёта-фактуры от вендора.  Это наиболее важный шаг, потому что, если произойдет ошибка, она может нарушить весь процесс. Выставление счетов становится сложной процедурой без стандартизированного метода сбора данных. Счет-фактура может быть записана в различных форматах, таких как JPEG, PDF, электронные письма, факсы и даже на бумажном носителе, что усложняет сортировку и сканирование документов.

Здесь помогут инструменты оптического распознавания текста, предлагаемые ElectroNeek. Программные роботы помогут распознавать и извлекать данные из изображений, бумажных и электронных документов и создавать редактируемые версии. 

Пример #2. Быстрый процесс утверждения

Процесс утверждения финансовых документов является важным этапом работы для проверки расходов и управления бюджетом. Перед осуществлением любого платежа счёт-фактура контрагента должен быть направлен соответствующему сотруднику для подтверждения платежа.

Использование автоматизации гарантирует, что счета-фактуры будут вовремя отправлены на согласование нужному человеку. Например, если поступит счёт-фактура для нового инвентаря, он будет направлен сотруднику, который инициировал заказ на поставку. После этого он отправляется руководителю отдела и финансовому менеджеру для утверждения платежа. С помощью RPA каждый сотрудник будет вовремя иметь точные данные и завершать процесс на своей стороне – без ошибок и просрочек.

Пример #3. Автоматизация сверки

После оплаты можно обнаружить ошибки в накладных или счетах-фактурах – заказали одно, а заплатили за другое. Это  расстраивает и вызывает путаницу, поэтому сверка становится важной функцией финансового отдела. Автоматизация этого процесса позволит быстро выявить несоответствия в наименованиях, ценах и общих суммах.

Программные роботы используют оптическое распознавание данных для поиска счёта и номера заказа на поставку, чтобы сопоставить данные и подтвердить совершение конкретной покупки. Даже если для процесса требуется информация из множества подтверждающих документов, боты могут собрать все эти данные.

Пример #4. Сочетание смарт-карты и автоматизации:

Смарт-карта – это инструмент, который помогает пользователям подключаться локально или удалённо к системе – для совершения транзакции. Смарт-карты также хранят уникальные данные, позволяющие пользователям совершать платежи без наличных денег

На смарт-карту можно записать все данные о транзакциях, это почти как флешка с максимальной безопасностью.

Кроме того, смарт-карты безопасно идентифицируют конкретного пользователя. Например, ввод персонального пин-кода завершает процесс аутентификации.

Смарт-карты в сочетании с автоматизицией могут удерживать все платежи до истечения срока, гарантируя, что денежные средства дольше остаются у системных интеграторов. 

Как ElectroNeek может помочь?

ElectroNeek предлагает премиум-инструменты для повышения продуктивности системных интеграторов. RPA-платформа ElectroNeek обеспечивает следующие преимущества:

  • Оптимизация несколькихдействий в рамках одного рабочего процесса.
  • Единая система предупреждений, уведомлений и подтверждений.
  • Отслеживание разных параметров и категорий: вендоры, контракты, расходы и другие.
  • Интуитивно понятный интерфейс.

Роботизированная автоматизация от ElectroNeek повышает производительность, позволяя компании соблюдать стандарты и удовлетворять потребности клиентов. Кроме того, в ElectroNeek нет лицензий на ботов, и есть возможность создания программных роботов с минимальными знаниями программирования или вообще без них. Это один из лучших инструментов для автоматизации задач любых отделов системных интеграторов.

ElectroNeek зарекомендовал себя в бухгалтерском сообществе, сотрудничая с ведущими компаниями, например Sage, и являясь компанией-участником акселератора стартапов, поддерживаемого крупнейшей организацией сертифицированных бухгалтеров AICPA. 

ElectroNeek является ведущим вендором, чьи решения по автоматизации безграничны и могут использоваться в любых повторяющихся задачах, имеющих структурированный алгоритм выполнения.

Выводы

В этой статье мы рассмотрели способы автоматизации работы со счетами. Внедрение программных роботов позволяет не только повысить эффективность и избежать ошибок, но и даёт заметное конкурентное преимущество системным интеграторам и выводит работу на новый уровень.  Если вы хотите узнать подробности, свяжитесь со специалистами ElectroNeek!

Другие Новости

Получайте еженедельную рассылку с полезной информацией

loading...