HYPERAUTOMATION
ИНТЕГРАТОРЫ
ПЛАТФОРМА
ПАРТНЕРЫ
РЕСУРСЫ
БЛОГ
КОМПАНИЯ

Как рассчитать ROI для автоматизации бизнес процессов: инструкция

/ Читать ~ 14 мин.

Расчет окупаемости инвестиций в роботизированную автоматизацию процессов (RPA) — непростая задача. Но если есть желание, найдется и способ. В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по расчету ROI автоматизации бизнеса и пример расчета. 

Мы начнем с этапа планирования автоматизации, а затем перейдем к расчету стоимости сэкономленных человеко-часов и непосредственно к ROI. Если вы уже внедрили роботизированную автоматизацию процессов и вам просто нужна формула расчета ROI, переходите сразу к четвертому шагу.

Измерение ROI в RPA: с чего Шаг 1: Определите цели автоматизации

До того, как внедрять RPA, необходимо сформулировать ясное видение желаемого результата. Для этого ответьте на вопросы: 

  • Какие цели вы хотите достичь с помощью автоматизации бизнес процессов? 
  • Соответствуют ли они общей бизнес стратегии? 
  • Какие процессы вы планируете автоматизировать? 
  • Каких результатов ожидаете? 

Четкие ответы помогут выбрать подходящие инструменты автоматизации, очертить рамки проекта, получить поддержку заинтересованных сторон и подготовить базовую стратегию автоматизации. Разумеется, в случаях, когда автоматизация делается ради автоматизации без связи с бизнес метриками, нет никакой необходимости в расчете ROI.

Шаг 2: Очертите круг задач автоматизации

Представим, что вы решили улучшить качество обслуживания клиентов за счет повышения эффективности работы команды. RPA, как инструмент, позволяет освободить сотрудников от монотонной механической работы, чтобы они больше времени уделяли работе с клиентами. Есть два подхода, которые можно использовать для внедрения роботизированной автоматизации процессов:

  • Опробовать RPA на конкретном процессе (например, автоматизировать ручной ввод данных о клиентах) и посчитать ROI на основе стоимости сэкономленных человеко-часов. В этом случае вы сможете практически сразу оценить окупаемость инвестиций в RPA.
  • Опробовать RPA для нескольких процессов, связанных с определенной бизнес-функцией (например, бронирование и управление транзакциями). В этом случае оценить окупаемость инвестиций в RPA можно будет лишь в более долгосрочной перспективе.

Скорее всего, первый подход со временем трансформируется во второй, поскольку количество отдельных бизнес-процессов ограничено, и для продолжения оптимизации придется объединить их в одну систему с KPI более высокого уровня.

Следующий этап — выбор процессов для автоматизации. Не любая задача может быть автоматизирована с помощью RPA. Есть четыре критерия:

1. Выполнение задачи основано на наборе точных правил

Бизнес-процессы, которые вы собираетесь автоматизировать, должны быть четко прописаны, а их выполнение происходить по утвержденному шаблону. Если для выполнения задачи сотруднику требуется принимать нестандартные решения или существует множество исключений из правил, то внедрение RPA нецелесообразно. 

2. Задачи рутинны и отнимают много времени

Чем больше времени занимает ручное выполнение задачи, тем выше окупаемость инвестиций в RPA. По опыту ElectroNeek, если задача занимает более одного часа в день, то она — потенциальный кандидат для автоматизации с помощью RPA. Если задача занимает меньше времени, ее равно можно делегировать ботам, но ROI будет не столь впечатляющим.

3. Данные, которые используются при выполнении задачи, распознаются компьютером

RPA работает практически с любыми приложениями и базами данных, не требуя вносить изменения в существующую IT инфраструктуру. Однако, важно, чтобы нужные данные могли быть оцифрованы и распознаны инструментами RPA. 

Большинство современных платформ для роботизированной автоматизации процессов, таких как ElectroNeek, умеют распознавать изображения и отсканированные документы с помощью технологии оптического распознавания символов (OCR) и применения искусственного интеллекта (AI).

4. Для выполнения задачи требуются стандартизированные и структурированные данные

Обработку данных можно автоматизировать, если у них есть структура — четко определенные категории и атрибуты для поиска и сортировки. Если RPA-бот сумеет распознать текст или цифры в определенных полях, то сможет и выполнить дальнейшие действия. Например: превышен срок оплаты → отправлено оповещение. 

А вот если данные не структурированы (например, это аудио- или видеофайлы), то обработать их с помощью RPA на данном этапе этапе развития технологии не получится.

Шаг 3: Определите метрики оценки эффективности автоматизации (KPI)

На этом шаге необходимо сделать желаемые результаты более конкретными и осязаемыми, выбрав метрики оценки эффективности автоматизации. На основании многочисленных опросов и отчетов (включая Everest Group Report, PWC и Лондонскую школу экономики) можно выделить как минимум четыре количественных результата внедрения RPA:

Экономия затрат на оплату трудаЭкономия времениПовышение точностиСкорость внедрения RPA
По статистике, RPA обходится компаниям от 3 до 10 раз дешевле, чем выполнение тех же задач с помощью сотрудников или сторонних специалистов.Использование ботов RPA значительно сокращает время обработки данных. В некоторых случаях — с недель до секунд.Внедрение RPA может помочь устранить ошибки в операционной работе и снизить затраты на их исправление.Среднее время, необходимое для автоматизации процесса с помощью RPA, составляет от нескольких дней до нескольких недель.

К чему стремиться при расчете ROI для RPA? Согласно исследованиям, упомянутым выше, рентабельность инвестиций в RPA может достигать 300%, но это зависит от того, какой подход вы используете: оптимизацию отдельных бизнес-процессов или развертывание масштабной программы автоматизации. Вот что говорит по этому поводу Лесли Уиллкокс, профессор технологии, работы и глобализации в Лондонской школе экономики:

“Мы изучили 16 случаев применения RPA и обнаружили, что возврат инвестиций варьируется от 30 до 200 процентов в первый год использования технологии. Однако, неправильно рассматривать только краткосрочные финансовые выгоды, особенно если они являются результатом экономии на рабочей силе. Такой подход не дает должного представления о возможностях программного обеспечения, потому что существует множество других преимуществ для бизнеса.”

Истории компаний, внедривших RPA → 

Помимо количественных результатов, следует также рассмотреть качественные показатели применения RPA.

1. Улучшение клиентского опыта

Повышение скорости и уровня обслуживания влияет на удовлетворенность внутренних и внешних клиентов. Один из способов измерения этого влияния — проведение опроса клиентов (например, NPS) до и после автоматизации. 

2. Повышение мотивации сотрудников 

Автоматизация ручных задач означает снижение текучести кадров из-за выгорания. Сотрудники могут посвятить больше времени решению задач, создающих ценность. Эффект можно измерить, проведя опросы удовлетворенности сотрудников (например, eNPS). Вы также можете подсчитать количество новых стратегических инициатив, которые появляются после внедрения RPA.

3. Повышение гибкости бизнеса

RPA-боты легко настраиваются и эффективно работают в любое время и по любому графику, даже 24/7. Это означает своевременное и эффективное обслуживание клиентов и меньшее количество упущенных возможностей для получения прибыли. Чтобы измерить эффект, подсчитайте количество сгенерированных и обработанных лидов до и после автоматизации.

4. Устранение простоев

RPA позволяет компаниям работать без простоев, устраняя зависимость от человека. Этот показатель можно измерить, оценив потенциальное влияние простоя, например, на трафик или продажи, которого можно избежать с помощью автоматизации.

Шаг 4: Оцените стоимость сэкономленного времени

Распространенная ошибка при расчете ROI для проектов RPA — применение формулы ROI, в которой ROI выражается как разница между стоимостью процессов, выполняемых сотрудниками, и стоимостью процессов, выполняемых ботами. Но это не ROI.

Дело в том, что, помимо прямой экономии времени и трудозатрат, возврат инвестиций в автоматизацию состоит из некоторых других значимых компонентов. Именно поэтому эту разницу лучше назвать ценностью приобретенного времени, или Value of Time Gains (VTG). 

Расчет VTG — первый шаг на пути к оценке ROI роботизированной автоматизации бизнеса. Формула звучит так:

VTG = (EC — AC)/AC x 100%,

где EC (Employee Costs) — стоимость выполнения задачи сотрудниками, а AC (Automation Costs) — стоимость выполнения той же задачи роботами.

EC: Затраты на выполнение задач сотрудниками

Первое, что приходит на ум, когда мы думаем о расходах на сотрудников — это зарплата. Но на самом деле эти затраты включают в себя множество прямых и косвенных расходов.

Прямые расходыКосвенные расходыПрочие расходы
— Заработная плата
— Налоги
— Оплачиваемые больничные
— Оплачиваемые отпуска
— Аренда офиса
— Коммунальные услуги
— Рабочее пространство (ИТ-инфраструктура, телефоны, мебель, печенье на офисной кухне и т.д.)
— Льготы для сотрудников, включая медицинское страхование
— Обучение и корпоративные мероприятия

Оценка всех этих расходов — вот что на самом деле делает расчет ROI для автоматизации таким сложным. Возможно, ваш отдел кадров или финансовый отдел уже провели такую оценку. Если нет, то проще не пытаться получить точные цифры, а понять возможный диапазон. 

Если сотрудники тратят все свое время на выполнение задачи, которую вы хотите автоматизировать, то это будет представлять 100% EC. Однако, чаще сотрудник выполняет данную задачу лишь часть времени. Например, бухгалтер тратит 30% рабочего времени на обработку счетов-фактур, что составляет 0,3 FTE (ЭПЗ, эквивалент полной занятости). Поэтому для точного расчета EC нам понадобится коэффициент FTE:

EC = (прямые + косвенные + прочие расходы) x FTE

AC: Стоимость процессов, выполняемых роботами

Затраты, связанные с автоматизацией (затратах на RPA), также состоят из прямых и косвенных расходов:

Прямые расходы на RPAКосвенные расходы на RPA
Программное обеспечениеВнедрениеЭксплуатацияВиртуальное рабочее пространствоОбслуживание инфраструктуры
Сюда входит покупка лицензий, которые составляют незначительную часть затрат на автоматизацию.Затраты на внедрение у интегратора или собственными силами на всех этапах: от анализа процесса до развертывания.Затраты на внесение изменений, обновлений и доработку автоматизированных бизнес-процессов.Стоимость виртуальной машины (ВМ) с установленной операционной системой и нужными приложениями.Счета за электроэнергию для работы виртуальной машины и прочие расходы на обслуживание IT-инфраструктуры.

Аналогично EC, формула расчёта затрат на автоматизацию, выглядит следующим образом:

AC = (прямые + косвенные расходы) x FTE

Пример расчета VTG, как части расчета ROI автоматизации

Давайте рассмотрим пример расчета VTG для проекта автоматизации в банковской сфере.

В прошлом банковский служащий тратил 15 минут на обработку кредитных заявок: просматривал документы заявителей и собирал данные из скоринговых систем. Эта задача повторялась 20 раз в день и в общей сложности занимала 5 часов, или 0,6 FTE. RPA-разработчик создал бота, который выполняет обработку кредитной заявки за 3 минуты, что в 5 раз быстрее ручной обработки и равняется 0,12 FTE.

Вот расчет VTG для первого и второго года автоматизации процесса:

Пример расчета стоимости сэкономленного времени благодаря автоматизации в банковской сфере
Ценность сэкономленного времени выше во второй год, поскольку отсутствуют расходы на внедрение.

Примечание: Годовые затраты на сотрудников включают среднюю заработную плату, налоговые и социальные выплаты. Расходы, связанные с автоматизацией, включают средние расходы на программное обеспечение, внедрение и поддержку одного аккаунта разработчика. Расходы на внедрение оплачиваются однократно при внедрении, поэтому на второй год равны нулю.

VTG = (EC – AC)/AC x 100%

Для первого года:

VTG = ((70 000 x 0,6 – 35 000 x 0,12)/35 000 x 0,12) X 100% = 900%

Для второго года:

VTG = ((70 000 x 0,6 – 25 000 x 0,12)/35,000 x 0,12) X 100% = 2 233%

Шаг 5: Рассчитайте ROI для автоматизации

Как мы уже говорили, возврат инвестиций от RPA состоит из нескольких компонентов. Возвращаясь к качественным преимуществам, описанным на третьем шаге, помимо экономии трудозатрат, есть еще экономия времени и экономия за счет устранения ошибок. Поэтому добавим еще два элемента в формулу расчета ROI для RPA:

Ценность ускорения процесса

Например, внедрение автоматизации может сократить процесс обслуживания клиентов в банковской сфере с 7 до 2 дней. В зависимости от размера бизнеса это может принести сотни тысяч долларов прибыли.

Выгода от меньшего количества ошибок

Роботизированная автоматизация процессов может сэкономить несколько миллионов долларов для компаний с большими объемами ручной обработки данных или высоким уровнем риска ручных ошибок.

С учетом этого формула окупаемости инвестиций в RPA выглядит следующим образом:

RPA ROI = [(VTG*AC + Ценность ускорения процесса + Выгода от меньшего количества ошибок) – AC]/AC x 100%

Если вернуться к приведенному выше примеру расчета, то ценность ускорения процесса может представлять собой разницу между средним количеством одобренных кредитов до и после автоматизации, умноженную на среднюю годовую комиссию за выдачу кредита. Предположим, что это $100 000 в год.

Стоимость сокращения ошибок мы можем получить, взяв упущенную выгоду из-за выдачи кредитов клиентам, которые не соответствовали критериям кредитования, и расторгли контракт в первый год. Предположим, что это 20 000 долларов. Тогда окончательный расчет ROI будет выглядеть так:

Пример расчета ROI автоматизации бизнес процессов в банковской сфере
Рентабельность инвестиций выше во второй и последующие годы из-за более высокого VTG и снижения затрат на процессы, выполняемые роботами.

Расчет ROI для вашего проекта RPA: как ElectroNeek может помочь

Расчет ROI для RPA может казаться невыполнимой задачей, однако, это можно сделать: достаточно вдумчиво выбрать критерии для оценки и подставить цифры в формулы из этой статьи.

Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в расчете рентабельности роботизированной автоматизации для вашего бизнеса, свяжитесь с экспертами ElectroNeek, и мы постараемся вам помочь.

Другие Новости

Получайте еженедельную рассылку с полезной информацией