Процесс выставления счета за товар или услуг — один из самых старейших в мировой истории. Сегодня он подвергся эволюционным изменениям, однако любой владелец бизнеса или финансовый менеджер согласится с тем, что процессы выставления счетов по-прежнему перегружены трудоёмкими операциями и задачами, которые приходится выполнять вручную. И вот тут может пригодиться автоматизация.
В этой статье мы обсудим критические проблемы выставления счетов, преимущества автоматизации при выставлении счетов и покажем на простых примерах, как инструменты RPA могут помочь вам упростить важные задачи независимо от их сложности.
Зачем нужна автоматизация в выставлении счетов
Когда дело доходит до процессов выставления счетов, наиболее распространённые проблемы связаны с характером процессов и временем, которое они занимают.
- Повторяющиеся и рутинные задачи, выполняемые вручную
Пример: загрузка счетов-фактур из электронных писем, чтение и ввод данных в систему планирования корпоративных ресурсов. Помимо того, что ваши сотрудники тратят драгоценное время, монотонная деятельность вызывает у них дополнительную усталость и стресс.
- Более длинные циклы
Пример: обработка счетов занимает больше времени из-за ввода данных вручную и необходимости подтверждения от руководства. Это может вызвать недовольство качеством обслуживания.
RPA в выставлении счетов: области автоматизации
Существует множество областей, в которых вы можете использовать инструменты RPA, в частности платформу ElectroNeek, для автоматизации процессов выставления счетов. Среди наиболее важных и распространённых можно выделить следующие:
- Отслеживание фактического и запланированного времени, потраченного на клиента или проект;
- Установка мультивалютных пользовательских курсов и возможность управлять библиотекой продуктов и услуг с пользовательскими прайс-листами;
- Выставление счетов и их отправка в виде файлов PDF;
- Автоматизация напоминаний о поздних выставлениях счетов, запланированных и повторяющихся счетов;
- Сравнение бюджетных сценариев с фактическими доходами или расходами и создание прогнозов на основе всех запланированных счетов-фактур и зарегистрированных сделок.
Преимущества автоматизации выставления счетов
Прежде чем переходить к преимуществам автоматизации, давайте рассмотрим её возможности.
Что на самом деле делает автоматизация роботизированных процессов?
Роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая имитирует поведение человека при выполнении повторяющихся, рутинных, основанных на правилах и обычно трудоёмких задач.
Программные роботы RPA имитируют действия сотрудников на ПК и в веб-приложениях, позволяя предприятиям различного размера и специфики избегать ошибок в повседневных задачах во многих областях, включая выставление счетов.
Что касается цен на такую технологию, тарифы на выставление счетов за RPA варьируются в зависимости от поставщиков, однако из-за растущей конкуренции вы можете найти доступную реализацию RPA и лицензионные сборы.
Среди множества преимуществ автоматизации процессов выставления счетов стоит обратить внимание на два наиболее важных:
- Быстрый процесс адаптации клиентов
Адаптация так же важна, как привлечение потенциальных клиентов и выставление счетов. Она подразумевает скрупулёзный подход и внимание к деталям:
- Отправкой точной информации без пропуска важных деталей;
- Правильным вводом данных учётной записи.
Любые недостатки на этих этапах могут привести к серьёзным последствиям и, в конечном итоге, к снижению удовлетворённости клиентов. Автоматизируя эти области, вы можете ускорить процесс адаптации и избежать ошибок и неточностей.
- Точное и своевременное выставление счетов
Процесс выставления счёта может быть сложным, так как изменения в разных типах клиентов и областях усложняют процессы поиска, согласования и проверки деталей.
С помощью программного обеспечения для автоматического выставления счетов вы можете облегчить данный процесс и достичь высочайшего результата в наиболее подверженных ошибкам областях.
Автоматизация выставления счетов: примеры использования
Рассмотрим варианты использования автоматизации выставления счетов в различных отраслях. В качестве примера мы взяли 2 сектора — производство и банковское дело, и показали, где в основном вы можете использовать автоматизацию и какие результаты она может принести.
Пример 1: Производство
Задача: специалист по бухгалтерскому учёту крупной производственной компании получает множество счетов от поставщиков и распределяет платежи вручную с помощью Excel и SAP. Процесс занимает от 30 до 60 минут, в зависимости от объёма данных.
Решение: программный робот, который следует заранее определённым правилам и инструкциям, позволяет автоматизировать процесс управления данными и выставления счетов.
Итоги:
- Улучшение процесса управления данными;
- 100% точность обработки счёта;
- Экономия более 200 рабочих часов в год
Пример 2: Банковское дело
Задача: сотрудник отдела бухгалтерии банка ежедневно тратит порядка 45 минут на сбор данных счетов вручную и вводит данные из счетов в системы учёта.
Решение: использование программного робота автоматизирует процесс оцифровки данных. После обработки счетов робот вводит данные в системы учёта и выполняет сверку (при необходимости) для дальнейшей обработки.
Итоги:
- Повышена точность управления счетами;
- Экономия более 800 рабочих часов в год.
Заключение
В этой статье мы рассмотрели проблемы обработки счетов, преимущества автоматизации при выставлении счетов и продемонстрировали примеры использования RPA в нескольких отраслях.
Как видите, роботизированная автоматизация процессов помогает повысить продуктивность цикла выставления счетов для компаний любой отрасли и размера. Так зачем упускать такие огромные возможности?
Узнайте больше о решениях ElectroNeek и расширьте возможности своей финансовой команды с помощью усовершенствования процессов и задач.
Создайте своих программных роботов сегодня и помогите своей команде работать более продуктивно!