Автоматизация управления коммерческими предложениями в Sage X3

TLDR

Компания Digitalleaf Solutions Digitalleaf Solutions интегрировала бота для обработки коммерческих предложений ElectroNeek с Sage X3, чтобы сделать работу отделов продаж максимально эффективной. Выгода: сокращение количества ошибок при ручном вводе почти на 57%, перераспределение человеческих ресурсов на более важные задачи, повышение уровня обслуживания клиентов и повышение точности записей о сделках.

Проблемы

Компания испытывала проблемы с обслуживанием клиентов и ведением продаж. Деятельность организации неразрывно связана с предоставлением котировок, а значит и постоянным обновлением данных, актуальность которых сложно контролировать, так как сотрудники компании не работают круглосуточно, следовательно, не могут постоянно обновлять информацию. Кроме того, специалистам приходилось вручную готовить коммерческие предложения, что отнимало у них значительное количество времени, которое они могли бы с пользой потратить на качественное обслуживание клиентов. Как следствие, рутина отнимала у персонала время, увеличивала сроки выполнения задач, увеличивала операционные расходы и приводила к ошибкам при вводе информации вручную.

Партнер по внедрению

Digitalleaf Solutions помогает компаниям из различных отраслей произвести цифровую трансформацию с помощью технологии интеллектуальной автоматизации RPA (Роботизированная автоматизация процессов).

Клиент

Sage - это глобальная компания по разработке программного обеспечения для бухгалтерского учета, расчета заработной платы и платежей. В ней работает более 13 тысяч сотрудников по всему миру, а офисы расположены в более чем 20 странах Европы, Азии, Латинской Америки, Австралии и Африки. Sage X3 - это ERP-продукт компании Sage Group.

ElectroNeek Digital Workforce в действии

Пример того, как Бот по продажам ElectroNeek автоматизирует процесс составления коммерческих предложений в Sage X3:

• Бот заходит в почтовый ящик пользователя и ищет PDF-приложения к коммерческим предложениям и запросы, поступившие на сайт компании.
• Бот фиксирует всю важную информацию: название компании, описание продукта, дату отправки, электронную почту и т.д.
• При необходимости создать новое коммерческое предложение бот заходит в Sage X3 для создания нового коммерческого предложения и добавляет в него элементы, полученные из электронной почты.
• Бот сохраняет коммерческое предложение в виде PDF-файла и отправляет его в качестве ответа на электронное письмо.
• Бот сохраняет новое коммерческое предложение и инициирует новый рабочий процесс для отдела продаж для последующих действий.

Результаты и планы

До внедрения RPA сотрудники отдела продаж получали коммерческие предложение, находил и анализировали обновленные каталоги, брошюры, демо-версии и другие документы в соответствии с требованиями пользователей. Затем, исходят из запросов клиентов, сотрудники вручную создавали коммерческое предложение в приложении Word, формировали шаблоны PDF и электронные таблицы Excel. После чего специалисты заново вводили все данные в ERP-систему. Весь этот процесс отнимал у специалистов много времени и могу привести к большому количеству ошибок.

В данном случае бот для составления коммерческих предложений ElectroNeek стал мощным инструментом, который помог снизить операционные затраты, повысить точность ввода информации, перенаправить усилия сотрудников на обслуживание клиентов. В ходе успешной автоматизации данного процесса в компании пришли к решению автоматизировать и другие задачи, чтобы еще больше повысить эффективность отдела продаж.