Estimar el retorno de la inversión (ROI) para la automatización robótica de procesos siempre ha sido una lucha, ya que los costos y las ganancias no son sencillos, y hay que tener en cuenta las cosas que no son T. Ni siquiera parecen responsables. Pero no hay nada que no se pueda arreglar. Calculemos juntos el ROI paso a paso y veamos algunos ejemplos de la vida real.
Comenzaremos con la planificación de la automatización y luego pasaremos al valor de las ganancias de tiempo y al cálculo del ROI. Este ebook es una guía paso a paso para el cálculo del ROI más preciso posible.
Paso 1: Defina sus objetivos de automatización
Antes de implementar la automatización robótica de procesos (RPA), debe formular una visión clara de adónde quiere ir cuando haya terminado. Responda a estas preguntas:
1) ¿Qué objetivos comerciales desea alcanzar?
2) ¿Están en línea con su estrategia general?
3) ¿Qué procesos necesita automatizar?
4) ¿Qué resultados esperas?
Las respuestas claras lo ayudarán a elegir una herramienta RPA, delinear el alcance, obtener la aceptación de las partes interesadas y sentar las bases para su plan de automatización. De lo contrario, si implementa RPA solo por implementar RPA, no hay necesidad de calcular el ROI ya que no hay un proceso claro definido.
Paso 2: Resuma el alcance de las tareas de automatización
Imaginemos que ha decidido mejorar la experiencia del cliente aumentando la eficiencia de su equipo. Vale la pena considerar la RPA como una herramienta, ya que puede liberar a los empleados de su cliente de las tareas rutinarias y permitirles dedicar más tiempo a los procesos creativos que requieren un pensamiento crítico. Hay dos enfoques que puede tomar:
- Puede realizar una prueba piloto de RPA para un proceso determinado (por ejemplo, entrada manual de datos del cliente) y calcular su ROI en función de las horas ahorradas por el empleado. En este caso, podrá estimar el retorno de la inversión de RPA casi de inmediato.
- Puede realizar una prueba piloto de RPA para un conjunto de procesos relacionados con una función comercial particular (por ejemplo, gestión de transacciones y reservas). En este caso, deberá calcular el ROI a largo plazo de RPA.
Lo más probable es que, tarde o temprano, el primer enfoque se convierta en el segundo, ya que la cantidad de casos comerciales aislados es limitada y, para continuar con la optimización, deberá fusionarlos en un sistema con algunos KPI de nivel superior.
Una vez que haya elegido su enfoque, deberá elegir los procesos para automatizar. Tenga en cuenta que no todas las tareas se pueden automatizar con RPA. Estos son los requisitos:
1. Las tareas están basadas en reglas
Los procesos comerciales que va a automatizar deben estar claramente definidos y basados en reglas. Si hay demasiadas decisiones humanas y excepciones a las reglas, la implementación de RPA no es factible.
2. Las tareas son mundanas y consumen mucho tiempo.
Cuanto más tarde una tarea, mayor será el ROI que obtendrá de RPA. Según nuestra experiencia, si se trata de más de una hora de intenso trabajo manual al día, entonces vale la pena considerar una solución RPA. Si una tarea lleva menos tiempo, aún puede delegarla a los bots, pero el ROI para ese proyecto RPA no será tan impresionante.
3. Los datos son legibles
Aunque RPA es una tecnología no invasiva que se ejecuta en casi cualquier aplicación, base de datos e incluso texto escrito a mano, los datos procesados deben ser reconocibles y digitalizados. La buena noticia es que la mayoría de las plataformas RPA modernas como ElectroNeek pueden reconocer imágenes y documentos escaneados a través de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y elementos de IA.
4. Los datos están estandarizados y estructurados
El procesamiento de datos se puede automatizar si tiene una estructura y hay categorías o tipos claramente definidos que se pueden buscar. Por lo tanto, los textos y números que un bot RPA encuentra en campos específicos pueden desencadenar acciones específicas: así mismo, la fecha de vencimiento del pago ha excedido → enviar una alerta. Si los datos en el campo dado tienen un formato incorrecto, por ejemplo, audio o video, entonces dicho procesamiento no se puede realizar.
Paso 3: Establezca métricas y KPI de éxito
Ahora que ha definido el alcance de su proyecto de automatización, debe determinar los resultados deseados y hacerlos tangibles eligiendo métricas y definiendo KPI. Según los datos de múltiples encuestas e informes (incluidos Everest Group Report, PWC y London School of Economics), hay al menos cuatro resultados cuantitativos de la implementación de RPA:
| Costos laborales | Ahorro en tiempo | Reducción de errores Costos humanos y relacionados | Velocidad de Implementación de RPA |
| Estadísticamente, una solución de RPA funciona a ⅓ del costo de los recursos en alta mar de una empresa y 1/10 de sus recursos en tierra. | El uso de bots RPA puede reducir significativamente los tiempos de procesamiento, en algunos casos de semanas a segundos. | La implementación de RPA puede ayudar a eliminar errores operativos y reducir los costos relacionados con su corrección. | El tiempo promedio que lleva automatizar un proceso usando RPA es de varios días a algunas semanas. |
¿A qué debe aspirar en términos de cálculo del ROI para RPA? Según la investigación mencionada anteriormente, el ROI de RPA puede llegar al 300 %, pero depende del enfoque que adopte desde el principio: optimizar los procesos de negocio autónomos o implementar un programa de automatización masivo. Esto es lo que dice Leslie Willcocks, profesora de tecnología, trabajo y globalización en la London School of Economics, sobre esto:
"El mayor beneficio que hemos encontrado en los 16 estudios de caso que hemos realizado es un retorno de la inversión que va desde 30 a 200 por ciento en el primer año. Pero es incorrecto considerar sólo las ganancias financieras a corto plazo, especialmente si estas son simplemente el resultado de ahorros laborales. Este enfoque no hace justicia al poder del software porque hay múltiples beneficios".
Además de los resultados cuantitativos, también se deben considerar varios beneficios "suaves" de RPA.
1. Experiencia del cliente
El tiempo de ciclo reducido y el SLA mejorado pueden influir en la satisfacción del cliente interno/externo. Una de las formas de medir el impacto es realizar una encuesta a los clientes antes y después de la automatización.
2. Moral de los empleados
La automatización manual de tareas significa menos rotación debido al agotamiento y más "tiempo de calidad" para sus empleados que pueden contribuir a las tareas que crean valor. El impacto se puede medir realizando encuestas de satisfacción de los empleados (por ejemplo, eNPS). También puede contar la cantidad de nuevas iniciativas estratégicas que aparecen después de implementar RPA.
3. Business Agility
Los bots RPA son escalables y pueden ejecutarse de manera eficiente en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto significa un servicio al cliente más oportuno y eficiente y menos oportunidades de ingresos perdidos. Para medir el impacto, puede contar la cantidad de oportunidades de venta generadas y procesadas antes y después de la automatización.
4. Eliminación del tiempo de inactividad
La continuidad del negocio es vital. RPA permite a las empresas trabajar sin tiempo de inactividad, eliminando la dependencia humana. Esta métrica se puede medir evaluando el impacto potencial del tiempo de inactividad, por ejemplo, en el tráfico o las ventas, que se puede evitar con RPA.
Paso 4: Estime el valor del ahorro de tiempo
Uno de los errores comunes al calcular el ROI para proyectos RPA es aplicar la fórmula donde el ROI se expresa como la diferencia entre el costo de los procesos realizados por los empleados y los costos de los procesos realizados por los bots. Te contaremos un secreto: eso no es ROI.
La cuestión es que, además de los ahorros directos en tiempo y costos de mano de obra, el retorno de la inversión en proyectos de RPA consta de algunos otros componentes importantes. Por eso es mejor llamar a esta diferencia el valor de ganancia de tiempo (VTG).
Calcular el VTG es el primer paso esencial para evaluar el ROI. Aquí está la fórmula:
VTG = (EC - AC)/AC x 100%
EC = Costos de los procesos realizados por los empleados.
AC = Costos de procesos ejecutados por bots.
EC, o Costo del Empleado: Costo de los Procesos Realizados por los Empleados
La nómina es lo primero que viene a la mente cuando pensamos en los costos relacionados con los empleados. En realidad, incluyen muchos gastos directos e indirectos.
| Gastos Directos | Gastos Indirectos | Gastos Varios |
| Nómina de sueldos Impuestos Hojas de pago por enfermedad vacaciones anuales pagadas | Renta de la oficina Facturas Espacio de trabajo (infraestructura de TI, teléfonos, muebles, galletas, etc.) | Beneficios para empleados, incluido el seguro Atención médica Capacitación y eventos corporativos |
La estimación de todos estos gastos es lo que realmente hace el cálculo del ROI para RPA tan difícil. Es por eso que la mejor práctica es no esperar un valor preciso, sino comprender el rango posible. Por cierto, es posible que su departamento de recursos humanos o finanzas ya haya realizado dicha estimación.
Si sus empleados dedican todo su tiempo a la tarea que desea automatizar, eso representará a toda la CE. Sin embargo, en la mayoría de los casos, un empleado realiza la tarea que desea automatizar solo una parte del tiempo. Por ejemplo, un contador podría dedicar el 30 % de su horario laboral diario a procesar facturas, lo que equivale a 0,3 FTE (equivalente a tiempo completo). Es por eso que vamos a necesitar la tasa FTE como coeficiente para calcular la EC con precisión:
EC = (Direct + Indirect + Miscellaneous Expenses) x FTE Coefficient
AC, o Costos de Automatización: Costos de procesos realizados por bots
Los costos relacionados con la automatización (costos de RPA) tampoco son sencillos, y también hay gastos directos e indirecto:
Gastos directos de RPA | Gastos indirectos | |||
| Costos de software Incluyen tarifas de licencia, que son un componente menor de los costos de automatización de RPA. | Costos de servicio Incluya los costos de implementación interna o del proveedor en todas las etapas, desde el análisis del flujo de trabajo hasta las pruebas y la implementación. | Costos de mantenimiento Incluyen los costos de desarrollo en ajustes, actualizaciones y procesos comerciales de ajuste fino. | Espacio de trabajo virtual El costo de una máquina virtual (VM) con un sistema operativo y aplicaciones específicas instaladas. | Costos de mantenimiento de una VM eléctrica y relacionada con TI La factura de energía para ejecutar la VM, más el costo de mantenimiento de la infraestructura de TI. |
De manera similar a EC, la fórmula para calcular AC es la siguiente:
AC = (Gastos directos + indirectos) x Relación FTE
Cálculo de VTG como parte del ROI: Caso de uso
A continuación, puede ver un caso de uso real de cálculo de VTG para un proyecto RPA en el sector bancario.
Un empleado del banco solía pasar 15 minutos procesando solicitudes de préstamos: revisando los documentos de los solicitantes y recopilando datos de los sistemas de calificación. La tarea se repitió unas 20 veces al día y tomó 5 horas o 0,6 FTE. Un proveedor de RPA creó un bot que realizaba el procesamiento de solicitudes de préstamo en 3 minutos, que era 5 veces más rápido y equivalía a 0,12 FTE.
Aquí está el cálculo de VTG para el primer y segundo año de automatización de procesos:
Notas: Los costos anuales relacionados con los empleados incluyen un salario promedio, pagos de impuestos y seguridad social y gastos laborales misceláneos. Los costos relacionados con la automatización incluyen los costos promedio de software, servicio y mantenimiento de un paquete de un solo usuario. Los costos del servicio se pagan una vez después de la implementación, por lo que son cero para el año 2.
VTG = (EC - AC)/AC x 100%
Durante el 1º año:
VTG = ((70.000 x 0,6 - 35.000 x 0,12)/35.000 x 0,12) X 100% = 900%
Para el 2º año:
VTG = ((70.000 x 0,6 - 25 000 x 0,12)/35 000 x 0,12) X 100 % = 2233 %
Paso 5: Calcular el ROI de RPA
Como ya mencionamos, el retorno de la inversión en RPA consta de una serie de componentes significativos. Volviendo a los beneficios cualitativos del paso 3, además de los ahorros en costos de mano de obra, también hay ahorros de tiempo y eliminación de errores.
Por eso tiene sentido agregar dos componentes más a la fórmula del ROI de RPA:
- Valor de la aceleración del proceso
Por ejemplo, implementar RPA puede reducir el proceso de incorporación de clientes en la industria bancaria de 7 a 2 días. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede generar cientos de miles de dólares en ganancias.
- Valor de la reducción de errores
La automatización robótica de procesos puede ahorrar varios millones de dólares a las empresas con grandes volúmenes de procesamiento manual o altos niveles de riesgo de error.
Teniendo en cuenta estos componentes, la fórmula correcta para RPA ROI sería la siguiente:
RPA ROI = [(VTG*AC + Valor de aceleración del proceso + Valor de reducción de error) - AC]/AC x 100%
Si volvemos a En el cálculo En el ejemplo anterior, el valor de aceleración del proceso podría ser la diferencia entre el número promedio de préstamos aprobados antes y después de la automatización, multiplicado por la tasa de préstamo anual promedio. Seamos conservadores y digamos que son $100,000 al año.
Podemos obtener el valor de la reducción del error tomando la pérdida de ingresos en la que incurrió un cliente que no cumple con los criterios del préstamo y rescindiendo el contrato en el primer año. Que sean $20.000. Entonces, el cálculo del ROI final será:
ROI para su proyecto de RPA: Cómo puede ayudar ElectroNeek
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