RPA, o automatización robótica de procesos, a menudo se ve como un truco bajo la manga para aumentar la eficiencia operativa y reducir los costos. Pero, ¿esto también se aplica cuando se trata de procesos comerciales financieros y contables? Decimos SÍ y estamos listos para demostrarlo con los 10 casos de uso de RPA más prometedores para contabilidad y finanzas.
Uso de RPA en Finanzas y Contabilidad: Beneficios y Desafíos
¿Qué es RPA en Finanzas y Contabilidad? De hecho, es lo mismo que para cualquier otra industria: es la automatización de tareas repetitivas, tediosas y de gran volumen en un entorno digital.
Independientemente del proceso, departamento o empresa, la integración de RPA solo es viable cuando:
- Existe un potencial considerable para ahorrar tiempo y dinero. Por eso es crucial calcular algunos números y evaluar el ROI antes de comenzar.
- A qualidade inicial das operações é alta e os processos são baseados em regras e padronizados. Caso contrário, pela robotização do caos, você só terá o caos robotizado.
Finanzas, con sus departamentos de contabilidad y compras, cumple con ambos criterios. Como función comercial, es famosa por las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, la generación de informes, la verificación cruzada y el mantenimiento de registros, que son el alimento perfecto para los bots RPA. Por otro lado, la mayoría de los procesos están más o menos estructurados y basados en reglas, ya que casi no hay excepciones ni decisiones humanas involucradas.
Lo mejor de la automatización robótica de procesos es que verá un retorno de la inversión casi de inmediato una vez que se implemente RPA. Teniendo en cuenta la configuración relativamente fácil, ya que los robots no se integran físicamente con sus sistemas de información, parece una fruta con poca pendiente.
Estos son los beneficios potenciales:
| Mejora de las métricas operativas y del SLA | Menos errores y mejor cumplimiento | Aumento de la productividad | Reducción de costes | Más transparencia, menos riesgo |
| Puede aprovechar métricas como los días de pago pendientes, los días de venta pendientes, los días de inventario, etc. | Los robots de software pueden realizar procesos comunes, como el procesamiento de facturas de principio a fin, las 24 horas del día y sin errores. | Su equipo dedicará menos tiempo a las operaciones rutinarias, ahorrando horas para la estrategia y las tareas de creación de valor. | Y no se trata de un despido de personal: tendrá menos rotación por agotamiento y, en consecuencia, menores costes de contratación. | La RPA agilizará los procesos financieros básicos, mitigando la seguridad de los datos y los riesgos normativos. |
Sin embargo, tendrás que estar preparado para encontrar rocas en el camino. Uno de ellos es el hecho de que gran parte de la documentación contable sigue siendo en papel o no está estandarizada, por ejemplo, las facturas de los proveedores o las declaraciones de gastos. Otra es el hecho de tener que lidiar con sistemas ERP heredados que pueden obstaculizar cualquier proyecto de digitalización.
Afortunadamente, estos retos sólo son aplicables si se decide construir soluciones de RPA en la empresa. Todas las plataformas modernas de RPA ofrecen soluciones que resuelven tanto la extracción de datos como la integración de sistemas. Así pues, echemos un vistazo a los 10 casos de uso de RPA más populares en finanzas y contabilidad.
#1. Cuentas por Cobrar
La contabilidad de cuentas por cobrar es un buen punto de partida para la automatización en las finanzas, ya que depende menos de documentos externos, a diferencia de la Contabilidad de cuentas por pagar. La métrica principal que RPA puede ayudar a aprovechar aquí es Days Sales Outstanding.
DSO depende en gran medida del elemento humano, tanto en el lado del receptor como en el del receptor. Por ejemplo, un contador puede olvidarse de enviar una factura. El resultado no es solo una brecha de efectivo: si se hace con demasiada frecuencia, pone en peligro el proceso de efectivo y afecta la liquidez.
Si adopta bots RPA como su fuerza de trabajo digital, automáticamente emitirán y enviarán facturas por correo electrónico. Al automatizar esta tarea, tendrá un flujo de caja consistente y sin inconvenientes.
Además de eliminar las brechas de efectivo, RPA puede ayudar a ingresar información, evitando que los contadores tengan que hacer malabarismos con múltiples sistemas de información. ¡Y hay más! Aquí hay una lista de posibles tareas y procesos de cuentas por cobrar que pueden beneficiarse de la automatización inteligente:
- Configuración y administración de datos de clientes
- Extracción de información de clientes de diferentes fuentes
- Cotización de ventas y generación de entradas
- Generación y distribución de facturas
- Aplicación en dinero
- Monitoreo de crédito de clientes
- Resolución de disputas
- Seguimiento , recordatorios y cobros
- Gestión del riesgo de crédito
- Contracargo
#2. Cuentas por Pagar
La métrica con la que la automatización de procesos robóticos puede ayudar en este escenario es Días pendientes de pago. Si bien un DPO alto tiene sus ventajas, como tener más efectivo disponible para operaciones a corto plazo, puede ser complicado para la reputación. Un DPO alto es bueno cuando se desencadena por términos de crédito amigables, y no tan bueno si el motivo es que no puede pagar sus facturas a tiempo debido a la ineficiencia.
Los retrasos operativos en las cuentas por pagar a menudo ocurren durante el procesamiento de facturas. Las facturas de los proveedores no están estandarizadas y deben cotejarse con las órdenes de compra y aprobarse. La automatización inteligente puede agilizar este proceso de extremo a extremo, incluso si los documentos entrantes están en papel, gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Los robots de software pueden enrutar facturas al miembro del equipo responsable de la aprobación y establecer recordatorios. También pueden comparar la orden de compra con la factura, compararlos y marcar cualquier discrepancia (si corresponde) para su revisión.
Estos son algunos ejemplos de lo que RPA puede hacer para cuentas por pagar:
- Verificación y configuración de proveedores
- Entrada de órdenes de compra
- Extraer datos de facturas y órdenes de compra
- Procesar facturas de proveedores
- Cotejar facturas con órdenes de compra
- Preparación y/o ejecución de pagos
- Validación y conciliación
- Auditoría de cumplimiento de gastos
- Supervisión duplicada
- Responder a consultas de proveedores
#3. Conciliaciones entre Empresas (ICR)
Otro punto prometedor de aplicación de RPA en finanzas y contabilidad son las conciliaciones entre empresas. Equilibrar las cuentas para proporcionar un estado financiero preciso es una fuente de tensión constante debido a la entrada, extracción y verificación manual de datos. En el peor de los casos, identificar transacciones o saldos no registrados y buscar errores de facturación puede detener todo el departamento.
Un bot puede agilizar este proceso adquiriendo y verificando fácilmente los datos transaccionales de cualquier fuente, aprobando automáticamente todos los registros coincidentes y notificándole las discrepancias. Al adoptar RPA, puede automatizar y agilizar las siguientes tareas y operaciones:
- Extraer o recuperar datos de archivos
- Buscar estados de cuenta relacionados en sistemas ERP
- Comparar saldos
- Buscar facturas faltantes y enviar correos electrónicos a los clientes
- Informar discrepancias
- Dirigir informes al controlador comercial
- Crear entradas de diario
#4. Gestión de inventario
Este proceso comercial tiene que ver con el control: debe conocer los niveles de inventario para mantener un suministro constante de productos. Los bots RPA pueden hacer todo el trabajo pesado y ayudar a aprovechar las existencias muertas y agotadas, mejorar los plazos de entrega y optimizar los costos de almacenamiento.
Estas son las tareas que los robots de software pueden hacer sin pensarlo dos veces:
- Supervisar el inventario
- Notificar sobre niveles bajos de inventariopedidos de productos cuando los niveles de inventario alcanzan un umbral
- Colocar y aprobar pedidos de inventario
- Pronosticar niveles de inventario óptimos
- Actualizar los sistemas ERP y WMS
- Informar yrastrear
- Seguimiento de envíos
#5. Viajes y gastos
Cuando se trata de viajes de negocios, los bots RPA pueden facilitar mucho el trabajo manual tanto para los viajeros como para los contadores, creando una mejor experiencia para los empleados. Pueden extraer y leer datos de todos los tipos de recibos, verificar que califiquen como un gasto comercial y envolverlos en informes de gastos precisos, todo sin que los empleados involucrados inviertan tiempo.
- Entrada y verificación de registros de gastos de acuerdo con las políticas y la legislación de la empresa
- Agregación de datos en informes de gastos
- Creación de cheques de pago y gestión de beneficios y reembolsos
- Alerta en caso de violaciones de políticas o discrepancias de datos
#6. Nómina
Hablando de nómina, los bots ayudan a prevenir retrasos e imprecisiones en los pagos al hacerse cargo de la entrada de datos, la validación de las hojas de tiempo y los cálculos de deducción. Incluso pueden extraer datos de listas de enfermos en papel que todavía están en uso en algunos países.
Estos son los casos de uso donde RPA puede ayudarlo:
- Extracción de datos de empleados
- Verificación de datos a través de sistemas de información (días de baja, viajes de negocios, hojas de tiempo)
- Generación y aprobación de hojas de tiempo
#7. Tarifas
Si bien la parte principal de este proceso comercial se lleva a cabo en el software de cumplimiento tributario, los equipos de finanzas aún realizan cálculos provisionales que consumen mucho tiempo. Los robots RPA pueden automatizar esta parte asumiendo:
- Recopilación de datos para la obligación tributaria
- Creación de la base imponible
- Preparación de informes
- Actualización de los libros de declaración de impuestos
- Envío de informes a las autoridades fiscales
#8. Tesorería
Lo mismo para la gestión de tesorería: aunque existen sistemas de información muy sofisticados, la entrada inicial de datos a menudo se realiza manualmente. Los bots pueden extraer y transformar datos en un formato que un sistema de tesorería pueda procesar, e incluso más:
- Extracción y formateo de datos
- Actualización de sistemas de tesorería
- Envío de informes
- Actualizaciones del libro mayor
#9. Informes financieros
Una forma segura de controlar el rendimiento financiero es realizar un seguimiento diario de las pérdidas y ganancias. Sin embargo, la actualización manual de los informes de P&P es tediosa y lleva mucho tiempo. RPA puede quitarle esta tarea de los hombros y generar informes prístinos en tiempo real. Tal automatización inteligente hará que sus procesos comerciales sean más transparentes y garantizará la precisión de los pronósticos financieros.
Hay muchos procesos de elaboración de informes en los que la RPA puede ser útil:
- Balances
- Cuentas de resultados
- P&L
- Análisis de varianza
- Procesos de cierre financiero
- Informes reglamentarios/de gestión
#10. Planificación financiera y previsión
En cuanto a la planificación y la previsión, los bots pueden ayudar con tareas como la carga de saldos en los sistemas de planificación y la creación de informes de variaciones. Con base en esta información y datos históricos, las plataformas modernas de RPA también pueden proporcionar pronósticos y ayudar a mejorar la planificación financiera.
El rol Fiscal está lleno de procesos rutinarios que aún se realizan manualmente para preparar informes y archivar la información requerida por la ley. La separación de los sistemas y procesos financieros para muchas organizaciones a menudo crea un desafío en la recopilación y conciliación de datos relacionados con los impuestos.
Conclusión
Los casos de uso que hemos mencionado aquí cubren la mayoría de los procesos comerciales relacionados con las finanzas y la contabilidad. Esto significa que cualquier departamento de finanzas con grandes volúmenes de procesos realizados manualmente puede beneficiarse de la transformación digital incluso sin cambios drásticos en la infraestructura. Y esa es la esencia de la automatización inteligente con RPA: puede tomar un atajo hacia una mejor productividad, lo que permite a las personas realizar tareas más complejas y estratégicas que generan valor.
Si desea hablar sobre casos de uso particulares en su departamento de finanzas y contabilidad o en el de su cliente y ver RPA en acción, programe una demostración. Estaremos encantados de ayudarle a estimar el ROI y proporcionarle cualquier otra consulta que desee tener.