Automatización de tareas repetitivas para impulsar la innovación y el crecimiento de los ingresos en el sector sanitario

Escenario

Retos de personal y presiones sobre la carga de trabajo en el sector sanitario

En Estados Unidos, la industria sanitaria prioriza las áreas de tecnología médica, investigación e innovación. En 2022, los ingresos estimados del sector fueron de 2829.600 millones de dólares.

Los proveedores de atención sanitaria a menudo tienen que lidiar con tareas tediosas y repetitivas, como recopilar datos de pacientes, proporcionar recetas, facturar, dar de alta a pacientes y gestionar reclamaciones.

A pesar de la importancia de estas tareas, pueden llevar mucho tiempo y ser propensas a errores humanos, lo que puede poner en peligro tanto a los pacientes como a las organizaciones sanitarias.

Aunque la demanda de servicios médicos ha aumentado, el número de trabajadores está disminuyendo. El sector sanitario necesita desesperadamente una solución a su escasez de personal.

La automatización puede proporcionar la respuesta liberando tiempo del personal en tareas mundanas, lo que les permite centrarse en asuntos más urgentes como la atención al paciente y los proyectos estratégicos.

Retos de los clientes

Búsqueda de una solución para agilizar los flujos de trabajo de informes

El cliente hospitalario cuenta con un equipo de Promotores de Atención al Paciente (PCA) responsables de garantizar que los pacientes reciban cartas recordatorias de sus próximas citas. Estas cartas se personalizan según las necesidades de cada paciente y el tipo de cita.

Crear, imprimir y enviar estas cartas con prontitud garantiza que los pacientes las vean mucho antes de sus citas. Cada carta requería una personalización única en función del paciente, lo que llevaba a los PCA hasta 10 minutos para crear e imprimir cada carta. Los errores humanos podían hacer que a las cartas les faltaran detalles esenciales.

La elevada rotación de personal hacía que el cliente de Trumpet tuviera dificultades para mantener el número necesario de PCA formados para satisfacer la demanda. En la primavera de 2022, el equipo de PCA del centro sufrió un éxodo masivo y pasó de una plantilla de 24 a 10 empleados.

Camino al éxito

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Trumpet se encargó de automatizar la generación de cartas personalizadas para que los PCA pudieran ahorrar tiempo, reducir errores y equilibrar mejor el tiempo que dedicaban a otras responsabilidades.

Trumpet construyó una automatización que permite a los PCA simplemente poner en cola los registros de pacientes elegibles y recoger las cartas en la impresora después de que la automatización genere las cartas personalizadas.

• El bot ElectroNeek funciona en su software de historias clínicas electrónicas (HCE) igual que un usuario y supervisa una cola de pacientes mediante filtros incorporados.
• Los PCA asignan acciones al nombre de usuario del bot para que pueda encontrar e interactuar con los registros/pacientes que necesitan que se generen cartas.
• El bot se ejecuta cada 15 minutos para garantizar que las cartas se imprimen con regularidad y puntualidad a lo largo de la jornada laboral de la PCA.
• El bot de automatización identifica varios elementos de información del historial del paciente y los almacena en la memoria para utilizarlos en la carta.
• El bot hace referencia a un conjunto de archivos de configuración elaborados por el equipo de PCA para utilizarlos al generar cada elemento de la carta que debe personalizarse en función de la cita del paciente, las instrucciones especiales y la información del médico.
• La automatización combina estos elementos en una plantilla de carta básica almacenada en el EMR para crear la carta personalizada final que se guarda digitalmente primero en el registro del paciente y luego se envía a la impresora de la consulta.
• Cualquier problema que encuentre el robot de software (como la falta de una fecha de cita en el registro del paciente o de información en los archivos de configuración) se comunica a los gestores de PCA para que puedan corregir los datos o los archivos de configuración por su cuenta y volver a procesar la carta en la siguiente ejecución programada del robot.
• Todo esto se hace sin sacar nunca los datos sensibles del paciente fuera de su EMR y mientras se registran las actividades dentro del software EMR para el historial de auditoría y la elaboración de informes.

Impacto

Automatización de flujos de trabajo para mejorar la atención al paciente y la eficiencia empresarial

El proyecto de RPA con el hospital creó un flujo de trabajo que generaría automáticamente cartas y las almacenaría en el sistema EHR para su centro de salud.

En la actualidad, el flujo de trabajo automatizado produce el 100% de las cartas de derivación del hospital. Esto ahorra aproximadamente 2 ETC de tiempo al equipo de PCA y los mantiene más productivos con menos interrupciones. Los PCA aprovechan el tiempo recuperado para concertar más citas, atendiendo antes a los pacientes y "cerrando el círculo" con ellos para confirmar que han acudido a su cita y programar citas adicionales.

El robot de automatización envía las cartas el mismo día en que se programan las citas y elimina los errores humanos en el proceso de generación de cartas.

Como resultado de trabajar con Trumpet y tener la automatización trabajando para ellos, el equipo de PCA se inspiró para reorganizar su equipo. Han retirado a la mitad de los PCA de la programación, lo que les permite centrarse únicamente en "cerrar el ciclo". El resultado es una reestructuración que permite a todo el departamento llevar a cabo otras responsabilidades de forma más eficiente y proporcionar una mejor atención al paciente.