Aunque la automatización existe desde hace tiempo, para las pequeñas y medianas empresas sigue siendo una ardua tarea aprovecharla. Los mayores obstáculos para implantar la automatización son la necesidad de más personal cualificado y tiempo, los elevados costes de implantación, los problemas de integración y la necesidad de un ROI claro.
Contratar a empleados con los conocimientos necesarios para implantar la automatización es un gasto importante, junto con el coste de muchos programas informáticos del mercado.
Integrar las tecnologías de automatización con los sistemas existentes puede resultar desalentador, sobre todo cuando los sistemas deben actualizarse o ser compatibles. Además, las empresas sólo pueden justificar la inversión en automatización si pueden ver el rendimiento de la inversión. Esta falta de motivación para implantar tecnologías de automatización puede ser un obstáculo importante.
Hablamos con Randy Lowman, fundador y propietario de Laketurn Automation, con experiencia en operaciones, TI y sistemas de información contable. Randy, que en un principio fue consultor de Deloitte y vicepresidente de operaciones, se dio cuenta de cómo las empresas se veían a menudo abrumadas por tareas repetitivas y luchaban por implantar soluciones tecnológicas para agilizar los procesos manuales.
"He visto lo frustrados que se sienten los propietarios de empresas por estas tareas repetitivas. Hace muchos años que soy consciente de la importancia de la automatización; desde la perspectiva de una PYME, resultaba difícil implantar soluciones debido a la cantidad de recursos necesarios, los elevados costes y la ausencia de un retorno de la inversión garantizado", recuerda Randy Lowman.
Randy Lowman fundó Laketurn Automation en Virginia con el objetivo de utilizar la automatización para que las empresas sean lo que pueden ser y se centren en lo que mejor saben hacer. Vio que muchas empresas utilizaban demasiados recursos en tareas mundanas y repetitivas.
Introducción a la plataforma de automatización inteligente de ElectroNeek
Randy Lowman sabía que había un hueco en el mercado de soluciones de automatización accesibles, y que las empresas necesitaban ayuda para entender cómo implantar soluciones para mejorar la asignación de recursos. "Inicialmente conocimos ElectroNeek en el Wall Street Journal, y nos intrigó el modelo de negocio; las soluciones de ElectroNeek bajaban el listón en cuanto a accesibilidad y precio, lo que nos entusiasmó".
Al principio, Laketurn Automation era nuevo en la automatización, pero su facilidad para implantar las soluciones de ElectroNeek fue el menor de sus retos. "Dedicamos mucho tiempo a evangelizar y educar a los posibles clientes sobre los aspectos básicos de la automatización y lo que puede hacer por ellos. Lo bueno es que no nos encontramos con clientes que digan que pueden obtener servicios de automatización más baratos en otro sitio, como ocurre con muchos otros tipos de servicios."
La automatización tiene muchas ventajas, pero los costes iniciales eran un gran obstáculo para las empresas. Muchas empresas necesitan soluciones de automatización, y las que ya han intentado implantarla han fracasado.
El camino hacia el éxito: Automatización interna
En el camino, Randy Lowman descubrió que la automatización contable tenía sentido debido a su formación en contabilidad. Y añade: "¿Encuentras tu especialidad o te encuentra ella a ti? Muchos especialistas en contabilidad entienden perfectamente la RPA y suelen estar ansiosos por aprovecharla."
Laketurn Automation empezó a implementar automatizaciones internas que les ayudaban desde una perspectiva operativa. Cuando Laketurn Automation empezó a crear bots, el proceso duraba entre 2 y 3 semanas.
Cuando se le pregunta por el despliegue de la automatización interna, Randy Lowman describe un completo panel de control que construyeron y que les ayudó a supervisar la automatización de forma proactiva. "Construimos un cuadro de mandos de Google que supervisa todos los bots desatendidos y atendidos, lo que supuso un gran ahorro para nosotros porque podíamos detectar los problemas antes que los clientes y remediarlos rápidamente en lugar de comprobarlos manualmente".
El cuadro de mandos automatizado les permitió adoptar un enfoque proactivo con los bots, manteniéndose al tanto de las llamadas con los clientes para informar de los progresos, con el consiguiente ahorro de horas y mano de obra. Si surge algún problema, los bots envían un ticket por si es necesaria la intervención humana.
Además, Laketurn Automation diseñó dos bots para ayudar al equipo de ventas en la prospección de nuevos clientes. Un bot rastrea LinkedIn e importa los datos a Salesforce; otro rastrea la información de contacto de las empresas de contabilidad desde un sitio Web para acceder a miles de contactos de CPA.
Cómo identifica Laketurn Automation las oportunidades de Automatización
La clave para identificar oportunidades de automatización con los clientes requiere experiencia en ventas y educación a lo largo de varias reuniones con el cliente. En la primera reunión, el cliente recibe información sobre la automatización, qué es y qué puede hacer.
Laketurn comienza con una lista estándar de 10 preguntas para recopilar información sobre los puntos débiles del cliente potencial, comprender las ineficiencias de la empresa, dónde tienen problemas para escalar y conocer sus barreras generales como empresa.
Durante la segunda reunión, Laketurn participa en una sesión de descubrimiento con el cliente, en la que se analizan en detalle los puntos débiles de la empresa para comprender los objetivos de automatización.
Durante la tercera reunión, Laketurn Automation elabora una propuesta en la que se detalla un plan de implantación para explicar al cliente qué puede esperar durante el proceso de automatización y después de la implantación.
En una pequeña empresa, muchas compañías tienen demasiadas cosas que hacer, y con la automatización, las empresas pueden redistribuir a sus empleados a tareas más importantes, reduciendo los errores y mejorando los costes laborales generales.
"Una vez que soltamos el primer bot en el entorno del cliente, se encienden las bombillas, y todavía no hemos desplegado un bot en el que se detengan con uno, y siempre acabamos implementando más automatizaciones para el mismo cliente", añade Randy Lowman.
Laketurn recomienda empezar con pequeñas automatizaciones para demostrar el valor antes de lanzarse a procesos a gran escala. Además, tener experiencia en el vertical es esencial. Como Laketurn tiene una amplia experiencia con sistemas de contabilidad, puede identificar fácilmente los puntos débiles de los clientes sin necesidad de indagar mucho en la empresa, lo que agiliza el proceso de implantación.
Oportunidades de automatización inteligente para proveedores de servicios informáticos
Cuando se le pregunta por el futuro y la Automatización Inteligente, Randy Lowman afirma: "El sector de la Automatización Inteligente es el próximo gran negocio en el que prosperarán las empresas de TI. Con una solución sin fisuras capaz de gestionar múltiples procesos e integraciones, el futuro de la automatización eliminará la necesidad de intervención humana en los procesos de extremo a extremo." Y añade: "La automatización de procesos más demandada será: ¿Dónde se oye más teclear y se introducen más datos? Hay años de recorrido para estos tipos de automatización y Automatización Inteligente".
El consejo de Laketurn Automation a los proveedores de servicios de TI es que se aseguren de contar con los conocimientos técnicos y la experiencia empresarial necesarios para crear un negocio de éxito. En el sector de la automatización, muchos de los responsables de la toma de decisiones son empresarios. Por lo tanto, alguien que pueda traducir entre los aspectos técnicos y empresariales es crucial para comunicar el valor de la automatización.
De cara al futuro, Laketurn Automation planea seguir prestando servicios de RPA a sus actuales clientes de contabilidad y expandirse dentro de las operaciones de sus clientes existentes. El crecimiento empresarial de Laketurn Automation no tiene límites, ya que está preparada para experimentar un crecimiento y un éxito significativos en la prestación de servicios de automatización a clientes de los sectores financiero y contable, entre otros.