El Problema
Si bien muchas empresas han hecho la transición de los documentos en papel a los digitales, los empleados todavía los procesan manualmente. Los empleados aún ingresan manualmente datos de registros en sus computadoras (como números de factura) en diferentes aplicaciones locales o basadas en la web. La fuente de datos en esto se ha vuelto digital, pero el procesamiento de datos del documento sigue siendo manual. El 99% de las organizaciones no obtienen los beneficios del procesamiento de documentos escaneados.
Definición
El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) combina la Inteligencia Artificial (IA) previamente entrenada y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer datos estructurados de documentos estándar. Por ejemplo, para extraer el número de cualquier factura y enviar los datos al servicio IDP, éste devolverá automáticamente los parámetros de la factura (fecha, importe, nombre de la empresa, etc.) de los documentos. La tecnología RPA lleva esta automatización aún más lejos, permitiendo la entrada automática de los datos extraídos en cualquier sistema informático, con o sin la aprobación manual de los empleados.
¿Qué tan grande es el problema?
Las pequeñas empresas (más de 10 empleados) con operaciones establecidas pasan mucho tiempo procesando documentos estándar como pedidos de clientes, facturas y contratos todos los meses. Las empresas estadounidenses generan más de cuatro billones de documentos al año (fuente), lo que aumenta un 22 % anual. Incluso cuando están digitalizados, la extracción manual de datos de estos documentos y su ingreso en sistemas computarizados obstaculiza los esfuerzos de productividad de empresas de todos los tamaños.
La Solución
Los bots de ElectroNeek se conectan a una herramienta IDP [to be changed later to IntelliDocs] API y reconocen automáticamente qué tipo de documento debe procesarse Los bots extraerán los parámetros del documento necesarios y realizarán la entrada de datos en cualquier sistema informático incluido en el proceso comercial. Según el valor de los parámetros (p. ej., factura atrasada frente a puntual), el bot puede realizar varios escenarios de automatización, como enviar recordatorios o crear tareas para el equipo de ventas. Si la lógica comercial lo requiere, un empleado puede ser parte del flujo de trabajo del bot para fines de verificación/aprobación.
Ventajas de la solución:
- Rápido de construir con una solución IDP confiable.
- Maneja una variedad de documentos y formatos sin mantenimiento.
- La mayoría de las empresas permiten la automatización de estas tareas: procesamiento de documentos comerciales estándar, como facturas, pedidos, estados de cuenta, identificaciones, etc.
- Estas brechas de automatización no dependen de la pila de TI de la organización.
- Definir una solución IDP no requiere ningún conocimiento general de inteligencia artificial o codificación.
- Agregar RPA solo a 'IDP' permite la entrada automática de datos, por lo que el retorno de la inversión en la implementación de estos procesos es alto en la mayoría de los casos.
- Conecta los documentos digitales del cliente con todos los sistemas de registro, aplicaciones locales y SaaS.
- Sin cambios en el proceso del lado del cliente: fácil de adoptar y requiere una capacitación mínima.
- Flexible: fácil de modificar el proceso en el futuro si es necesario y no depende de los cambios de API.
Beneficios para el cliente:
- Elimina la necesidad de procesar manualmente documentos digitales.
- Aumenta el ROI de inversiones anteriores en escaneo de documentos.
- Ahorro de tiempo: aumenta significativamente la velocidad de ejecución del procesamiento de documentos repetibles.
- Sin errores debido a la entrada/extracción manual de datos (p. ej., faltas de ortografía en el nombre de la contraparte que pueden causar retrasos en el pago).
- Los empleados dejan de manipular manualmente los datos y de dar formato a las hojas de cálculo en formatos predefinidos para cargar datos en las herramientas SaaS.
- Asigna los recursos de los empleados a tareas más valiosas, como el análisis de datos.
Cómo funciona:
- El cliente comparte una muestra de cada tipo de documento y los datos necesarios para ingresar a un sistema específico como parte del proceso comercial. El especialista en automatización configura la API IDP.
- La automatización replica los pasos del proceso en Studio, creando un bot conectado a la API.
- El Proveedor de Servicios de TI lanza bots en su infraestructura de TI o en la TI del cliente.
- Se activa un proceso de ejecución automatizado cuando llega un nuevo documento a una carpeta compartida o se adjunta a un correo electrónico.
Los tipos de datos extraídos e ingresados automáticamente en los sistemas informáticos de un cliente:
- Texto
- Números
- Tablas
- Firmas
Ejemplos de documentos que un bot IDP puede procesar de manera eficiente:
- Facturas
- Recibos
- Cheques
- Extractos bancarios
- Tarjetas de vacunas
- Etiquetas Nixie
- Formularios ACORD
- Permisos de conducir
- Seguros y matrículas de vehículos
- Pasaportes y visados