Para a implantação de qualquer automação, precisamos ter uma compreensão clara de fluxos de trabalho dos dias atuais. É precisamente para isso que serve a descoberta do processo. Neste artigo, vamos responder o que é a descoberta de processos e ver como ela se encaixa em sua jornada de automação e dentro da prática de RPA em particular.
O que é a descoberta de processos no âmbito dos negócios?
Considere a descoberta de processos como um raio-x dos processos de negócios de uma empresa. Com ferramentas de descoberta de processos, você pode identificar oportunidades de automação e obter dados acionáveis para priorizar essas oportunidades.
A ilustração abaixo apresenta uma amostra de um fluxo de trabalho "descoberto". Este fluxograma representa graficamente o fluxo de um novo processo de entrada de um novo fornecedor a partir dos dados provenientes de eventos e atividades.
A descoberta de processos também permite que você aprenda como exatamente esses processos funcionam e o que acontece entre suas várias etapas. O objetivo final da descoberta de processos automatizados é extrair informações do mundo real sobre as etapas típicas tomadas dentro de um fluxo de trabalho digital e transformá-las em diagramas visuais de fluxo de trabalho que mais tarde poderiam se tornar uma base para um fluxo de trabalho automatizado.
Mineração de processo digital vs. descoberta de processo: Qual é a diferença?
Os termos "mineração de processos" e "descoberta de processos" andam de mãos dadas, pois ambas as técnicas são utilizadas para identificar como os processos comerciais estão funcionando e a otimização de processos. Ainda assim, existem algumas diferenças perceptíveis.
Há dois pontos de vista sobre o que cada termo realmente significa: um é aceito no campo da ciência dos dados, enquanto o outro é convencional para a indústria RPA.
Da perspectiva da ciência dos dados, mineração de processo é um termo de mais alto nível que se refere a um campo de pesquisa. Ele inclui três atividades principais destinadas a extrair conhecimento dos arquivos de registro disponíveis. Uma dessas atividades é a descoberta de processos; as demais são a verificação da conformidade e o aprimoramento (ou extensão).
Na indústria RPA, os dois termos são considerados como um pouco como o iPhone X e o iPhone 13: técnicas similares onde a descoberta de processos é apenas uma abordagem mais atualizada. A principal diferença aí reside nos métodos de identificação de como funciona um processo comercial.
A mineração de processo, neste caso, descreve fluxos de trabalho com base nos eventos registrados no processo por algum sistema empresarial. Para um varejista on-line, estes eventos poderiam ser: registro de pedidos, pagamento, processamento de pedidos, embalagem, expedição, etc.
A descoberta de processos no RPA analisa a pegada digital dos processos: ela captura dados operacionais de baixo nível das máquinas dos funcionários. Isto inclui os aplicativos abertos, os cliques feitos, as informações copiadas e coladas, etc.
Como funciona a descoberta de processos para o RPA: Princípios e ferramentas
A descoberta do processo consiste em três etapas principais que o levarão de um fluxo de trabalho recém fundado que faz um candidato adequado para automação até a automação prática real. Para ilustrar estas etapas, usaremos as ferramentas de Automação Robótica de Processos da ElectroNeek como um exemplo.
Para realizar a descoberta do processo, a ElectroNeek emprega as capacidades do Bot Runner, um aplicativo gratuito para o lançamento de bots RPA. Quando você adquire acesso à ferramenta Análise de Produtividade, ela ganha funcionalidade extra e também pode ser usada como um agente para a descoberta de processos. Vamos ver como ela funciona.
Etapa 1: Registro da Atividade
Nesta etapa, escolhemos os usuários empresariais para registrar suas atividades. Para isso, instalamos e implantamos Bot Runners (com acesso habilitado pela Análise de Produtividade) em suas estações de trabalho. Uma vez feito, o produto começa a rastrear e reunir informações sobre o tempo que os usuários passam em diferentes aplicações e a natureza de suas ações.
Etapa 2: Análise do Processo
Todas as informações coletadas pelo Bot Runner são enviadas ao portal ElectroNeek (uma aplicação web), onde um algoritmo agrupa informações e avalia as oportunidades de automação.
NOTA: O bot não coleta nenhum dado real com o qual os usuários trabalhem, não captura nenhum texto digitado, nem faz nenhuma captura de tela. A ferramenta Análise de Produtividade está interessada apenas na natureza das ações dos usuários (copiar, colar, pressionar teclas, etc.). Por exemplo, um usuário preenche vários formulários em um sistema CRM quatro horas por dia - isto se parece com um fluxo de trabalho que poderia ser automatizado. Mas se o usuário ocasionalmente abre uma pasta para excluir algumas fotos, isso é irrelevante, pois leva pouco tempo e um par de cliques.
A ferramenta analisa os processos registrados e exibe as estatísticas em um painel especial para que o analista de negócios possa passar. Neste painel, você verá uma lista de fluxos de trabalho com o número de ocorrências, o tempo médio consumido e o número de usuários que executam o processo.
Uma vez que o analista comercial coleta dados suficientes, eles analisam os resultados da descoberta e decidem quais fluxos de trabalho podem potencialmente proporcionar o melhor ROI para a organização e são adequados para automação posterior.
Etapa 3: Automação
A próxima etapa é transformar as estatísticas em uma tarefa baseada em fatos acionáveis para os desenvolvedores de RPA. Então, os desenvolvedores de RPA criam e testam um bot RPA; quando a etapa de QA é aprovada, eles o disponibilizam para que os funcionários o utilizem.
Benefícios da descoberta de processos
A identificação e priorização de processos para automação estão entre os desafios para o RPA; a descoberta de processos, ao resgate!
A descoberta do processo em RPA garante que você automatize os processos certos
Encontrar os processos certos para automatizar é uma tarefa gratificante, já que é bastante caro automatizar os procedimentos errados. Com a descoberta do processo a ser automatizado, você pode documentar corretamente os requisitos necessários para fazer a automação e mapear seus processos. Isso permite que você os examine mais de perto e se certifique de que não está automatizando tarefas ineficientes.
A descoberta de processo no RPA fornece um raciocínio claro para as ações
Como a descoberta de processos permite fornecer estimativas sobre otimização de tempo e custo graças a cada automação de processo, você também pode acompanhar o impacto de sua automação RPA. Se o objetivo de sua empresa é reduzir os custos operacionais em uma determinada porcentagem, você será capaz de prever com precisão e medir como cada um dos fluxos de trabalho automatizados contribui para alcançar o objetivo.
A descoberta de processo no RPA ajuda você a ter um claro escopo do trabalho
A descoberta de processo permite que você obtenha o lay of the land (estado do terreno), transformando a vaga necessidade de transformação digital em uma sequência de passos específicos para atingir o objetivo. Identificar os pontos iniciais e finais de qualquer processo é fundamental para manter a iniciativa de automação gerenciável e focada.
Resumindo
A descoberta de processo é uma fase crítica que fornece uma compreensão do processo, seu estado atual e seus gargalos. Ela pode mapear a dinâmica em relação ao tempo produtivo potencial gasto diariamente e contribuir para o desenvolvimento de estratégias para obter maiores níveis de produtividade. Idealmente, a descoberta de processo deve sempre acontecer antes do início de qualquer trabalho de desenvolvimento.
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