RPA, ou automação robótica de processos, é frequentemente vista como uma carta na manga para aumentar a eficiência operacional e cortar custos. Mas será que isto também se aplica quando se trata de finanças e processos de negócios de contabilidade? Nós dizemos SIM e estamos prontos para prová-lo com os 10 casos mais promissores de uso do RPA para contabilidade e finanças.
Utilização de RPA em Finanças e Contabilidade: Benefícios e desafios
O que é RPA em finanças e contabilidade? De fato, é o mesmo que para qualquer outra indústria: é a automação de tarefas tediosas, de alto volume e repetitivas em um ambiente digital.
Independentemente do processo, departamento ou empresa, a integração da RPA só é viável quando:
- Há considerável potencial de economia de tempo e dinheiro. É por isso que é crucial triturar alguns números e avaliar o ROI antes de começar.
- A qualidade inicial das operações é alta e os processos são baseados em regras e padronizados. Caso contrário, pela robotização do caos, você só terá o caos robotizado.
Finanças, com seus departamentos de contabilidade e compras, atende a ambos os critérios. Como função comercial, é famosa por tarefas repetitivas e demoradas como entrada de dados, relatórios, verificação cruzada e manutenção de registros, que são o alimento perfeito para os bots de RPA. Por outro lado, a maioria dos processos são mais ou menos estruturados e baseados em regras, já que quase não há exceções ou decisões humanas envolvidas.
O melhor da automação robótica de processos é que você verá um retorno do investimento quase imediatamente, uma vez que o RPA seja implementada. Considerando a configuração relativamente fácil, uma vez que os robôs não se integram fisicamente com seus sistemas de informação, parece ser um fruto de baixa pendência.
Aqui estão os possíveis benefícios:
| Melhoria da métrica operacional e do SLA | Menos erros e melhor cumprimento | Maior produtividade | Redução de custos | Mais transparência, menos riscos |
| Você pode aproveitar métricas como Days Payable Outstanding, Days Sales Outstanding, Days Inventory, e muito mais | Os robôs de software podem executar processos comuns como processamento de faturas de ponta a ponta, 24 horas por dia, 7 dias por semana, e sem erros. | Sua equipe gastará menos tempo em operações de rotina, economizando horas para a elaboração de estratégias e as tarefas que geram valor. | E não se trata de redundância de pessoal: você terá menos rotatividade devido à burnout e, consequentemente, menores custos de contratação. | O RPA agilizará os processos financeiros centrais, mitigando os riscos de segurança dos dados e de regulamentação. |
No entanto, você terá que estar pronto para encontrar pedras pelo caminho. Uma delas é o fato de que muita documentação contábil ainda é baseada em papel ou não padronizada, por exemplo, faturas de fornecedores ou declarações de despesas. Outra é o fato de se chegar a termos com sistemas ERP antigos que podem entruncar em qualquer projeto de digitalização.
Felizmente, estes desafios só são aplicáveis se você decidir construir soluções RPA internamente. Todas as plataformas RPA modernas oferecem soluções que resolvem tanto a extração de dados quanto as questões de integração de sistemas. Portanto, vamos dar uma olhada nos 10 casos mais populares de uso de RPA em finanças e contabilidade.
#1. Contas a Receber
A Contabilidade de Contas a Receber é um bom ponto para iniciar a automação nas finanças, pois é menos dependente de documentos externos, ao contrário da Contabilidade de Contas a Pagar. A principal métrica que o RPA pode ajudar a alavancar aqui é Days Sales Outstanding.
A DSO depende muito do elemento humano, tanto do lado do recebedor como do receptor. Por exemplo, um contador pode esquecer de enviar uma fatura. O resultado não é apenas uma lacuna de caixa: se for feito com muita frequência, isso põe em risco o processo de caixa e afeta a liquidez.
Se você adotar os bots de RPA como sua força de trabalho digital, eles emitirão e enviarão faturas por e-mail automaticamente. Ao automatizar esta tarefa, você terá um fluxo de caixa consistente, sem deficiências.
Além de eliminar lacunas de caixa, o RPA pode ajudar a inserir informações, poupando os contadores de fazer malabarismos com múltiplos sistemas de informação. E ainda há mais! Aqui está uma lista de possíveis tarefas e processos de contas a receber que podem se beneficiar da automação inteligente:
- Configuração e gerenciamento dos dados do cliente
- Extração de informações de clientes de diferentes fontes
- Cotação de vendas e geração de entrada
- Geração e distribuição de faturas
- Aplicação em dinheiro
- Monitoramento do crédito do cliente
- Resolução de disputas
- Acompanhamentos, lembretes e cobranças
- Gerenciamento de risco de crédito
- Estorno
#2. Contas a Pagar
A métrica com que a automação robótica de processos pode auxiliar nesse cenário é o Days Payable Outstanding. Embora um DPO elevado tenha suas vantagens, como ter mais dinheiro em caixa para operações de curto prazo, pode ser complicado em termos de reputação. Um DPO alto é bom quando é acionado por termos de crédito amigáveis, e não tão bom se a razão for que você não é capaz de pagar suas contas a tempo devido à ineficiência.
Os atrasos operacionais nas contas a pagar geralmente ocorrem durante o processamento das faturas. As faturas de fornecedores não são padronizadas, e precisam ser cruzadas com os pedidos de compra e aprovadas. A automação inteligente pode racionalizar este processo de ponta a ponta mesmo que os documentos recebidos sejam baseados em papel, graças à tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
Os robôs de software podem direcionar as faturas ao membro da equipe responsável pela aprovação e estabelecer lembretes. Eles também podem comparar o pedido de compra com a fatura, compará-los e sinalizar os desajustes (se houver) para revisão.
Aqui estão alguns exemplos do que o RPA pode fazer em contas a pagar:
- Verificação e configuração do fornecedor
- Entrada do pedido de compra
- Extrair dados de faturas e pedidos de compra
- Processamento de faturas de fornecedores
- Verificação cruzada de faturas com pedidos de compra
- Preparação e/ou execução de pagamentos
- Validação e reconciliação de pagamentos
- Auditoria de conformidade de despesas
- Monitoramento de duplicatas
- Respondendo a consultas de fornecedores
#3. Reconciliações entre empresas (ICR)
Outro ponto promissor de aplicação da RPA em finanças e contabilidade são as conciliações entre empresas. O balanceamento de contas para fornecer um balanço financeiro preciso é uma fonte de tensão constante devido à entrada manual de dados, extração e verificação cruzada. Nos piores casos, a identificação de transações ou saldos não registrados e o enraizamento de erros de faturamento podem paralisar todo o departamento.
Um bot pode racionalizar este processo, adquirindo e verificando facilmente dados transacionais de qualquer fonte, aprovando automaticamente todos os registros correspondentes e notificando sobre discrepâncias. Ao adotar RPA, você pode automatizar e racionalizar as seguintes tarefas e operações:
- Extrair ou recuperar dados de arquivos
- Busca de declarações relacionadas em sistemas ERP
- Comparação de saldos
- Procura de faturas ausentes e envio de e-mails aos clientes
- Relatar discrepâncias
- Direcionamento de relatórios para o controlador de negócios
- Criação de lançamentos de diário
#4. Gestão de estoques
Este processo comercial tem tudo a ver com controle: você precisa estar a par dos níveis de estoque para manter um fornecimento constante de produtos. Os bots de RPA podem fazer todo o levantamento pesado e ajudar a alavancar o estoque morto e o estoque esgotado, melhorar os prazos de entrega e otimizar os custos de armazenagem.
Estas são as tarefas que os robôs de software podem realizar sem pestanejar:
- Monitoramento do inventário
- Notificar sobre os baixos níveis de estoque
- Pedido de produtos quando os níveis de estoque atingem um limite
- Colocação e aprovação de pedidos de estoque
- Previsão dos níveis ótimos de estoque
- Atualização dos sistemas ERP e WMS
- Relatórios e acompanhamento
- Rastreamento de remessas
#5. Viagens e despesas
Quando se trata de viagens de negócios, os bots de RPA podem facilitar muito o trabalho manual tanto para os viajantes quanto para os contadores, criando uma melhor experiência para os funcionários. Eles podem extrair e ler dados de todos os tipos de recibos, verificar se eles se qualificam como despesa comercial e envolvê-los em relatórios de despesas precisos - e tudo isso com tempo zero gasto por parte dos funcionários envolvidos.
- Entrada de registros de despesas e verificação de acordo com as políticas e legislação da empresa
- Agregação de dados em relatórios de despesas
- Criação de cheques de pagamento e gerenciamento de benefícios e reembolsos
- Alerta em caso de violações de políticas ou discrepâncias de dados
#6. Folha de pagamento
Por falar em folha de pagamento, os bots ajudam a evitar atrasos e imprecisões nos pagamentos, assumindo a entrada de dados, validação da folha de tempos e cálculos de deduções. Eles podem até mesmo extrair dados de listas de doentes em papel que ainda estão em uso em alguns países.
Estes são os casos de uso em que o RPA pode ajudá-lo:
- Extração de dados dos funcionários
- Verificação de dados através de sistemas de informação (dias de doença, viagens de negócios, folhas de tempos)
- Geração e aprovação de timesheets
#7. Taxas
Embora a parte principal deste processo comercial ocorra no software de conformidade fiscal, as equipes financeiras ainda realizam cálculos provisórios que levam tempo. Os robôs de RPA podem automatizar esta parte assumindo:
- Coleta de dados para a obrigação tributária
- Criação da base tributária
- Preparação de relatórios
- Atualização dos livros de trabalho da declaração de impostos
- Envio de relatórios às autoridades fiscais
#8. Tesouro
O mesmo para a gestão de tesouraria: embora existam sistemas de informação bastante sofisticados, a entrada inicial de dados é freqüentemente realizada manualmente. Os bots podem extrair e transformar dados em um formato que um sistema de tesouraria pode processar, e ainda mais:
- Extração e formatação de dados
- Atualização dos sistemas de tesouraria
- Envio de relatórios
- Atualizações do Razão Geral
#9. Relatórios financeiros
Uma maneira segura de monitorar o desempenho financeiro é acompanhar os lucros e perdas diariamente. Entretanto, a atualização manual dos relatórios de L&P é entediante e demorada. A RPA pode tirar esta tarefa de seus ombros e gerar relatórios imaculados em tempo real. Tal automação inteligente tornará seus processos comerciais mais transparentes e garantirá a precisão das previsões financeiras.
Há muitos processos de relatórios onde o RPA pode vir a ser útil:
- Balancetes
- Declarações de renda
- P&L
- Análise de variância
- Processos de fechamento financeiro
- Relatórios de regulamentação/gestão
#10. Planejamento e previsão financeira
Quanto ao planejamento e previsão, os bots podem ajudar em tarefas como o carregamento de saldos para sistemas de planejamento e a criação de relatórios de desvios. Com base nestas informações e dados históricos, as modernas plataformas RPA também podem fornecer previsões e ajudar a melhorar o planejamento financeiro.
A função Fiscal é preenchida com processos de rotina que ainda estão sendo realizados manualmente a fim de preparar relatórios e arquivar informações exigidas por lei. A separação de sistemas e processos financeiros para muitas organizações frequentemente cria um desafio na coleta e reconciliação de dados relacionados a impostos.
Conclusão
Os casos de uso que mencionamos aqui abrangem a maioria dos processos comerciais que estão relacionados a finanças e contabilidade. Isso significa que qualquer departamento financeiro com altos volumes de processos realizados manualmente pode se beneficiar da transformação digital mesmo sem mudanças drásticas na infra-estrutura. E essa é a essência da automação inteligente com o RPA: você pode tomar um atalho para uma melhor produtividade, permitindo que as pessoas executem tarefas mais complexas e estratégicas que geram valor.
Se você gostaria de falar sobre casos particulares de uso em seu departamento financeiro e contábil ou no de seu cliente e ver o RPA em ação, agende uma demonstração. Teremos o maior prazer em ajudá-lo a estimar o ROI e fornecer qualquer outra consulta que você desejar.