Automação de tarefas repetitivas para impulsionar a inovação e o crescimento da receita no setor de saúde

Cenário

Desafios de pessoal e pressões de carga de trabalho no setor de saúde

Nos Estados Unidos, o setor de saúde prioriza as áreas de tecnologia médica, pesquisa e inovação. Em 2022, a receita estimada do setor foi de US$ 2.829,6 bilhões.

Os prestadores de serviços de saúde geralmente precisam lidar com tarefas tediosas e repetitivas, como coleta de dados de pacientes, fornecimento de receitas, faturamento, integração de pacientes e gerenciamento de reclamações.

Apesar da importância dessas tarefas, elas podem ser demoradas e propensas a erros humanos, o que pode colocar em risco tanto os pacientes quanto as organizações de saúde.

Embora a demanda por serviços médicos tenha aumentado, o número de trabalhadores está diminuindo. O setor de saúde precisa desesperadamente de uma solução para a escassez de pessoal.

A automação pode ser a resposta, pois libera o tempo da equipe para tarefas rotineiras, permitindo que ela se concentre em assuntos mais urgentes, como atendimento ao paciente e projetos estratégicos.

Caminho para o sucesso

Aproveita o modelo de assinatura da ElectroNeek para automatizar as decisões de operações comerciais

A Trumpet recebeu a tarefa de automatizar a geração de cartas personalizadas para que os PCAs pudessem economizar tempo, reduzir erros e equilibrar melhor o tempo gasto com outras responsabilidades.

A Trumpet criou uma automação que permite que os PCAs simplesmente coloquem na fila os registros de pacientes qualificados e peguem as cartas na impressora depois que a automação gera as cartas personalizadas.

• O bot ElectroNeek funciona em seu software de registros médicos eletrônicos (EMR) da mesma forma que um usuário e monitora uma fila de pacientes usando filtros incorporados.
• Os PCAs atribuem ações ao nome de usuário do bot para que ele possa encontrar e interagir com os registros/pacientes que precisam de cartas geradas.
• O bot é executado a cada 15 minutos para garantir que as cartas sejam impressas regular e prontamente durante o dia de trabalho do PCA.
• O bot de automação identifica vários elementos de informação do registro do paciente e os armazena na memória para uso na carta.
• O bot faz referência a um conjunto de arquivos de configuração criados pela equipe de PCA para serem usados na geração de cada elemento da carta que precisa ser personalizado de acordo com a consulta do paciente, instruções especiais e informações do médico.
• A automação combina esses elementos em um modelo básico de carta armazenado no EMR para criar a carta personalizada final que é salva digitalmente primeiro no registro do paciente e depois enviada para a impressora do consultório.
• Todos os problemas que o bot do software encontrar (como uma data de consulta ausente no registro do paciente ou informações ausentes nos arquivos de configuração) são informados aos gerentes de PCA para que eles possam corrigir os dados ou os arquivos de configuração por conta própria e, em seguida, reprocessar a carta na próxima execução programada do bot.
• Tudo isso é feito sem que os dados confidenciais do paciente sejam levados para fora do EMR e, ao mesmo tempo, registrando as atividades dentro do software EMR para histórico de auditoria e relatórios.

Impacto

Automatização de fluxos de trabalho para melhorar o atendimento ao paciente e a eficiência dos negócios

O projeto de RPA com o hospital criou um fluxo de trabalho que geraria cartas automaticamente e as armazenaria no sistema EHR do centro de saúde.

Hoje, o fluxo de trabalho automatizado produz 100% das cartas de encaminhamento do hospital. Isso economiza cerca de 2 FTEs de tempo da equipe de PCAs e os mantém mais produtivos com menos interrupções. Os PCAs usam o tempo recuperado para marcar mais consultas, recebendo os pacientes mais cedo e "fechando o ciclo" com os pacientes para confirmar que eles compareceram à consulta e para agendar outras consultas.

O bot de automação envia suas cartas no mesmo dia em que as consultas são agendadas e elimina o erro humano no processo de geração de cartas.

Como resultado do trabalho com o Trumpet e de ter a automação trabalhando para eles, a equipe de PCAs foi inspirada a reorganizar sua equipe. Eles retiraram metade dos PCAs do agendamento, permitindo que eles se concentrassem apenas em "fechar o ciclo". O resultado é uma reestruturação que permite que todo o departamento cumpra outras responsabilidades com mais eficiência e ofereça melhor atendimento ao paciente.