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O que é RPA ou Automação
Robótica de Processos

Vamos descobrir quais são os princípios básicos do RPA, e como ele pode ajudar sua empresa a acelerar a transformação digital.

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O que é RPA?

O RPA é uma tecnologia de automação que permite que você se livre de tarefas repetitivas em um ambiente digital. Para isso, ele emprega bots, programas de software que são treinados para imitar as ações dos funcionários humanos para realizar várias tarefas. Estes podem ser entrada de dados em sistemas CRM, faturamento automatizado, reconhecimento de texto e muito mais.

Os elementos chave do RPA podem ser entendidos pela sua abreviação:

R — Robotic

Isto significa que um algoritmo especial, ou um bot de software, executa uma tarefa. Assim como um robô industrial que segue um script incorporado para montar um carro, um bot RPA segue um conjunto pré-determinado de regras para emular as interações do usuário. Por exemplo, ele pode distribuir os tickets de suporte recebidos entre a equipe de suporte.

P — Process

Esta é uma seqüência de passos que um usuário executa para realizar uma tarefa. Por exemplo, digamos que um gerente de suporte precisa tratar de todas as consultas recebidas. Eles abrem cada consulta, rotulam de acordo com o tipo, enviam respostas prévias às mais comuns e atribuem algumas delas que requerem atenção extra aos colegas de equipe adequados. No caso do RPA, a seqüência descrita acima é usada para criar um cenário para um bot que executará a tarefa ao invés da pessoa real.

A — Automation

Isto implica que as tarefas são realizadas sem a participação de uma pessoa real ou com um mínimo de interferência (conhecida como processos robóticos assistidos e não assistidos). Graças a isto, a RPA pode liberar muitos recursos humanos, sendo capaz de trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana e gerenciar uma enorme quantidade de dados a uma velocidade relâmpago.

Quando feito corretamente, o RPA é uma tecnologia poderosa para aumentar seus recursos humanos, melhorar a experiência do cliente e impulsionar a transformação digital.

O que é um bot RPA
e o que pode fazer?

 O que é um bot RPA e o que pode fazer?

Bots trabalhando.

Os bots de RPA são robôs de software que são frequentemente abordados como uma força de trabalho digital. De uma perspectiva empresarial, um bot RPA é bastante semelhante a um funcionário humano regular que trabalha atrás de um computador. Se você usar um aplicativo que é licenciado pelo número de assentos, o bot tomará um deles.

Por exemplo, os marqueteiros da ElectroNeek usam Andy, um bot que coleta estatísticas semanais de sistemas analíticos e CRM para agilizar o rastreamento entre sistemas e preparar relatórios para executivos. Uma pessoa ao vivo gastaria alguns dias de trabalho com isso, mas Andy leva apenas cinco minutos para preparar tudo.

Ainda assim, existem algumas peculiaridades que diferenciam um bot de um trabalhador regular:

  • Ele tem a memória perfeita e nunca esquece de nada.

  • Ele executa apenas uma tarefa por vez. Você não pode fazer que um bot realize uma tarefa super-urgente no mesmo momento caso ele já esteja ocupado fazendo outra coisa. No lado positivo, o bot nunca vai misturar tarefas.

  • Está pronto para trabalhar 24/7. Você pode agendar lançamentos noturnos ou pedir aos bots para trabalhar nos fins de semana, sem problemas.

  • Possui uma velocidade tremenda. Quando se trata de seqüências de cliques, usando comandos de console, digitação ou entrada de dados, os bots são inigualáveis.

  • Ela opera com lógica formal. Digamos que você precisa encontrar um arquivo chamado "Relatório para MMDDYY.xlsx". Ao contrário de um bot, um funcionário humano reconheceria facilmente que um arquivo chamado "Report for MMDDYY Updated.xlsx" também é OK, enquanto não há necessidade de perder tempo com o "Report for MMDDYY !!! Precisa ser refeito.xlsx".

Então, o que bots RPA podem fazer?

Na realidade, eles podem fazer quase tudo desde que suas tarefas sejam baseadas em regras. Aqui estão algumas de suas habilidades básicas:

  • Manipular arquivos e pastas

  • Abrir e fechar aplicativos

  • Extrair dados de documentos com Reconhecimento Óptico de Caracteres

  • Consultar bancos de dados

  • Transferir dados entre sistemas

  • Realizar cálculos

  • Digitar textos e preencher formulários, e mais

As tarefas descritas acima podem parecer que cobrem principalmente funções administrativas e de escritório, e esse é o ponto. O objetivo da automação é otimizar a eficiência dos funcionários e ajudá-los a se concentrar em aspectos mais significativos e interessantes de suas funções.

RPA tem algo a ver com Inteligência Artificial? São a mesma coisa?

RPA e a inteligência artificial (IA) não são a mesma coisa. Enquanto um típico bot RPA é um cavalo de batalha que realiza tarefas lineares imitando ações humanas, a IA é usada para desenvolver um sistema inteligente que "pensa" por si mesmo. Ele analisa enormes quantidades de dados, detecta padrões e correlações, e usa essas descobertas para fazer suposições. Por exemplo, os desenvolvedores de chatbots os alimentam com toneladas de diálogos de exemplo para ensiná-los a conduzir uma comunicação realista com as pessoas.

Entretanto, à medida que a IA se torna mais acessível, ela é freqüentemente usada em combinação com o software RPA. Sem IA, o RPA só pode processar fluxos de trabalho estruturados e informações. Mas com IA, o RPA se torna mais eficiente, já que agora pode processar dados não estruturados, tais como correspondência livre, mensagens de voz (usando processamento em linguagem natural) e imagens, só para citar alguns.

Onde RPA pode ser usado?

Há muitos casos de uso da RPA para diferentes indústrias, tais como finanças, seguros e saúde. Ainda assim, seria errado limitar a tecnologia RPA a algumas indústrias, pois mesmo dentro de uma única empresa existem diferentes departamentos que poderiam se beneficiar da automação de processos comerciais. Vamos dar uma olhada nas áreas onde as ferramentas de RPA já provaram a si mesmas:

Сustomer service iconServiço ao Cliente
  • Suporte ao cliente fora do horário comercial
  • Manuseio de feedback
  • Envio de notificações
  • Atualização dos perfis dos clientes
  • Atualizações em tempo real sobre o status da compra
Financial service iconServiços financeiros
  • Extrair informações de faturamento
  • Processar transações financeiras
  • Faturamento
  • Preparação de dados para auditorias
  • Conciliação contábil
HR iconRecursos Humanos
  • Pesquisas com funcionários Onboarding
  • Gerenciamento da folha de pagamento, compensações e outros benefícios
  • Conformidade no manuseio
  • Validação de registro de tempo
HR iconTI
  • Backups
  • Migração de Dados
  • Testes automatizados de sites e aplicativos
  • Gestão de eventos
  • Monitoração de segurança e conformidade
IT iconAquisição
  • Validação de ordens
  • Planejamento de compras
  • Processo de reembolsos
  • Gestão de contratos
HR iconVendas e marketing
  • Atualização de informações no CRM
  • Gestão de campanhas
  • Relatórios
  • Citações
  • Realização de acompanhamentos e pedidos de pós-venda

Espera, meu departamento de TI não pode fazer o mesmo? O que faz do RPA uma mudança de cenário?

De fato, se você tiver mãos livres suficientes de engenharia, seu departamento de TI pode desenvolver e implementar automatizações sem a compra de software RPA. Entretanto, o RPA pode ser uma mão amiga para sua equipe, e aqui está o porquê.

Atualmente, a TI está presente em todas as esferas da vida. Se ainda não chegou a alguns campos, definitivamente estará lá dentro de 5-10 anos, no máximo. Mas já há uma falta de desenvolvedores no mundo, eles são caros e, para ser realista, muitas vezes preferem tarefas mais desafiadoras do que automatizar rotinas. Ainda assim, as empresas precisam resolver este tipo de problema o tempo todo.

Além dos custos, há uma questão comum com a comunicação entre os empresários e os engenheiros. Digamos que você tem uma empresa com um monte de processos de negócios e quer automatizar algumas das tarefas rotineiras.

comunicação entre empresários e TI: expectativa

Neste ponto, uma pessoa com uma perspectiva comercial provavelmente descreverá como o processo que ela quer automatizar acontece passo a passo. Por exemplo, digamos que você gostaria de ajudar seu departamento financeiro a lidar mais facilmente com os relatórios de despesas dos funcionários. Então, você provavelmente descreveria o fluxo de trabalho de forma um pouco semelhante a esta:

  • Um funcionário apresenta um recibo

  • Um contador precisa garantir de que há um nome comercial, dados, finalidade do pagamento e a quantia

  • Em seguida, o contador insere esses dados no sistema contábil

  • Então, o contador apresenta o pedido para que o chefe de finanças aprove

  • Quando aprovado, o contador executa o pagamento

Parece que é só isso, mas...

comunicação entre empresários e TI: realidade

Na realidade, criar uma boa especificação para uma equipe de TI é difícil para uma pessoa sem uma formação em engenharia. Entretanto, uma descrição passo a passo de um processo como o acima é exatamente o que você precisa para a automação de RPA.

RPA não resolve o problema de automatizar cliques - qualquer desenvolvedor pode fazer isso. A tecnologia RPA ajuda as pessoas orientadas aos negócios a entrar no trem de automação e a entender o que está acontecendo. Embora os desenvolvedores possam implementar efetivamente a automação de processos sem as ferramentas RPA, é muito mais rápido e barato fazê-lo com elas.

equipe sem RPA

Principais pontos

  • RPA é uma tecnologia de automação que utiliza robôs de software para se livrar de tarefas repetitivas e mundanas.

  • O objetivo do RPA é otimizar a eficiência dos funcionários e ajudá-los a trazer mais valor, concentrando-se nos aspectos mais significativos de seus trabalhos.

  • Um bot RPA é um algoritmo que emula as ações de um usuário para executar uma tarefa baseada em um cenário pré-definido.

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