background image
/
/

Processamento de Documentos Digitais

Voltar à Categoria

O Problema

Embora muitas empresas tenham feito a transição de documentos em papel para digitais, os funcionários ainda os processam manualmente. Os funcionários ainda estão inserindo manualmente os dados dos registros em seus computadores (como números de fatura) em diferentes aplicativos locais ou baseados na web. A fonte de dados neste tornou-se digital, mas o processamento de dados dos documentos ainda é manual. 99% das organizações não conseguem aproveitar os benefícios do processamento de documentos digitalizados.

Definição

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) combina Inteligência Artificial (IA) e Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) pré-treinados para extrair dados estruturados de documentos padrão. Por exemplo, para extrair o número de qualquer fatura e enviar os dados ao serviço IDP, o serviço IDP retornará automaticamente os parâmetros da fatura (data, valor, nome da empresa, etc.) dos documentos. A tecnologia RPA leva esta automação ainda mais longe, permitindo a entrada automática dos dados extraídos em qualquer sistema de computador, com ou sem aprovação manual pelos funcionários.

Quão grande é o problema

Pequenas empresas (mais de 10 funcionários) com operações estabelecidas gastam muito tempo processando documentos padrão, como pedidos de clientes, faturas e contratos todos os meses. As empresas dos EUA geram mais de quatro trilhões de documentos por ano (fonte), o que aumenta 22% ao ano. Mesmo quando digitalizados, a extração manual de dados desses documentos e sua entrada em sistemas informatizados dificultam os esforços de produtividade de empresas de todos os portes. Mesmo quando digitalizados, a extração manual de dados desses documentos e sua entrada em sistemas informatizados dificultam os esforços de produtividade de empresas de todos os portes.

A Solução

Os bots ElectroNeek se conectam a uma ferramenta IDP [to be changed later to IntelliDocs] API e reconhecem automaticamente qual tipo de documento precisa ser processado. Os bots extrairão os parâmetros de documento necessários e executarão a entrada de dados em qualquer sistema de computador incluído no processo de negócios. Dependendo do valor dos parâmetros (por exemplo, fatura atrasada vs. pontualidade), o bot pode executar vários cenários de automação, como enviar lembretes ou criar tarefas para a equipe de vendas. Se a lógica de negócios exigir, um funcionário pode fazer parte do fluxo de trabalho do bot para fins de verificação/aprovação.

Vantagens da solução:

  1. Rápido de construir com uma solução IDP confiável.
  2. Lida com uma variedade de documentos e formatos sem manutenção.
  3. A maioria das empresas permite a automação dessas tarefas: processamento de documentos comerciais padrão, como faturas, pedidos, extratos, IDs, etc.
  4. Essas lacunas de automação não dependem da pilha de TI da organização.
  5. Definir uma solução de IDP não requer nenhum conhecimento geral de IA/codificação.
  6. Adicionar RPA apenas a 'IDP' permite a entrada automática de dados, portanto, o ROI na implementação desses processos é alto na maioria dos casos.
  7. Conecta os documentos digitais do cliente a todos os sistemas de registro, no local e aplicativos SaaS.
  8. Nenhuma mudança de processo no lado do cliente - fácil de adotar e requer treinamento mínimo.
  9. Flexível - fácil de ajustar o processo no futuro, se necessário, e não depende de mudanças na API.

Benefícios para o Cliente:

  1. Elimina a necessidade de processamento manual de documentos digitais.
  2. Aumenta o ROI de investimentos anteriores na digitalização de documentos.
  3. Ganhos de tempo - aumentam significativamente a velocidade de execução do processamento repetível de documentos.
  4. Nenhum erro devido à entrada/extração manual de dados (por exemplo, erros ortográficos do nome da contraparte que podem causar um atraso no pagamento).
  5. Os funcionários param de manipular dados manualmente e formatar planilhas em formatos predefinidos para fazer upload de dados para ferramentas SaaS.
  6. Aloca os recursos dos funcionários para tarefas mais valiosas, como análise de dados.

Como Funciona:

  1. O cliente compartilha uma amostra de cada tipo de documento e os dados necessários para entrar em um sistema específico como parte do processo de negócios. O especialista em automação configura a API IDP.
  2. A Automação replica as etapas do processo no Studio, criando um bot conectado à API.
  3. O Prestador de Serviços de TI lança bots em sua infraestrutura de TI ou na TI do cliente.
  4. Um processo de execução automatizado é acionado quando um novo documento chega em uma pasta compartilhada ou é anexado a um e-mail.

Os tipos de dados extraídos e inseridos automaticamente nos sistemas de computador de um cliente:

  • Texto
  • Números
  • Tabelas
  • Assinaturas

Exemplos de documentos que um bot IDP pode processar com eficiência:

  • Faturas
  • Recibos
  • Cheques
  • Extratos bancários
  • Cartões de vacinas
  • Nixie rótulos
  • Formulários ACORD
  • Carteiras de Motorista
  • Registros e Seguros de Automóveis
  • Passaportes e vistos