Cómo funciona RPA: Procesos, Tecnología y Entorno

En nuestros artículos anteriores, hemos hablado de qué es la RPA, qué son los robots RPA y cómo elegir los procesos para su automatización. En esta parte hablaremos de qué herramientas se utilizan para la automatización robótica de procesos, cómo funciona exactamente la tecnología RPA y dónde viven esos robots de software.

¿Cómo funciona la RPA?

En un nivel inicial, hay dos pasos necesarios para que la automatización robótica de procesos (RPA) funcione:

• Es necesario definir reglas sobre las acciones que debe realizar el bot y cuándo debe llevarlas a cabo.
• A continuación, el software RPA inicializa el bot para que realice la tarea.

Sin embargo, hay mucho más allá de lo básico. Un entorno RPA suele estar formado por tres componentes de software. Estos son:

• Software Bots, o simplemente bots RPA. Se trata de la infame mano de obra digital que realiza tareas por adelantado.
• Un studio, o bot designer. Una plataforma para el desarrollo de bots, la configuración y la automatización de procesos de negocio.
• Un orquestador. Una sala de control para la gestión de los robots, la programación, la supervisión de los procesos y la integración.

La configuración de estos elementos puede variar en función de los objetivos empresariales. En realidad, sólo se necesitan dos componentes: un estudio, donde el desarrollador crea escenarios de automatización, y un bot que ejecuta los escenarios bajo demanda. A menudo, esta combinación es suficiente para las empresas más pequeñas. Las empresas de nivel empresarial, en cambio, necesitan la arquitectura completa de tres niveles para gestionar integraciones y flujos de trabajo múltiples y complejos.

¿Cómo funciona la RPA? Veamos con más detalle cada uno de los componentes.

Bots

Un bot es un caballo de batalla de RPA. Un típico bot RPA automatiza tareas repetitivas basadas en reglas, como rellenar formularios, facturar o transferir datos entre sistemas. A medida que avanza la inteligencia artificial, las tareas que pueden realizar los robots son cada vez más complejas y pueden incluir el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento del lenguaje natural.

? ¿Qué son los robots RPA y qué pueden hacer?

Aparte de la ventaja más aparente de los bots -eliminar el trabajo mundano de gran volumen-, hay otro "superpoder" que sólo está al alcance de las herramientas de software: la capacidad de escalar rápida y fácilmente. Esto es útil durante los períodos de informes trimestrales/anuales, las auditorías de cumplimiento y todo tipo de campañas estacionales.

Para crear un bot, necesitas saber cómo trabajar con variables, condiciones y bucles - son estructuras comunes para el lenguaje informático.

• Las variables son campos dentro de los datos que pueden ser manipulados. Por ejemplo, pueden ser nombres, números, archivos, valores "sí o no", etc.
• Las condiciones ayudan a los desarrolladores de bots RPA a crear escenarios bifurcados. Las más básicas son las condiciones if/else y if/then.
• El Loop es una orden para que un bot repita una acción específica hasta que se cumplan las condiciones deseadas.

También puede buscar bots ya hechos en el mercado de bots especiales que suelen proporcionar los proveedores de software RPA. Para tener una mejor idea de lo que estos mercados pueden ofrecer, no dude en explorar the Bot Library by ElectroNeek.

Studio / bot designer

Un studio es un entorno donde se crean y configuran los bots. Las capacidades e interfaces de los studios varían de un proveedor a otro. Hay herramientas de RPA con una pronunciada curva de aprendizaje y complicados requisitos de historial de usuario. Sin embargo, también hay editores muy intuitivos con interfaces visuales de arrastrar y soltar que no requieren conocimientos avanzados de programación.

Utilicemos ElectroNeek Studio Pro como ejemplo para mostrar las capacidades más comunes del studio.

Al crear bots, trabajarás mucho con varias Actividades. Las actividades son bloques de construcción para los flujos de trabajo de RPA; permiten a los bots realizar todo tipo de acciones necesarias para automatizar los procesos de su empresa. Aquí están algunos de ellos:

• Abrir y cerrar aplicaciones o ventanas
• Haga clic en los elementos
• Leer o marcar las casillas de verificación
• Configurar las propiedades de los elementos
• Introducción de datos
• Leer, escribir y actualizar las hojas de trabajo
• Leer, copiar, pegar, crear y eliminar archivos
• Comprimir y descomprimir archivos
• Reconocer el texto de los documentos y fotos escaneados y convertirlo en texto normal
• Capturas de pantalla
• Notificar a los usuarios por correo electrónico o ventanas de diálogo, y más

Orchestrator

Un orquestador es el cerebro del RPA. Combina todas las herramientas utilizadas en la automatización de procesos robóticos en un solo lugar y sirve para la gestión y el control general. Además de ejecutar los bots, un orquestador puede:

• Proporcionar una gestión centralizada de los proyectos
• Escenarios de configuración de la automatización de la tienda
• Programar la ejecución del bot
• Hacer que varios bots trabajen juntos
• Conectar los bots con aplicaciones de terceros
• Supervisar el estado del bot y ver los registros, etc.

El orquestador es un único eje central que recibe todas las tareas asignadas y las distribuye entre los robots. Por ejemplo, se activa con los correos electrónicos entrantes o los nuevos documentos añadidos a una carpeta. Escanea los bots actualmente disponibles, supervisa su carga de trabajo y luego asigna la tarea a un bot actualmente desocupado o espera a que el bot termine su tarea actual para inicializarla.

La principal ventaja del orquestador es que esta herramienta de RPA permite a las empresas utilizar el RPA de forma integrada e interconectada. Imaginemos que hay tres departamentos que utilizan la automatización: DevOps, Ventas y RRHH. Sin un orquestador, los equipos tendrían flujos de trabajo de automatización separados, es decir, bots individuales y procesos de implementación y mantenimiento individuales. Con el orquestador en la mano, los recursos pueden ser compartidos y reutilizados. Como resultado, hay una mayor productividad de RPA, ROI, y un único flujo de automatización dentro de la empresa.

What is the difference between RPA technology and traditional automation?

Tanto la RPA como la automatización tradicional, es decir, la automatización implementada a través de lenguajes de programación, tienen el mismo objetivo: hacer más eficientes los procesos delegando el trabajo a los ordenadores. Sin embargo, la diferencia radica en sus enfoques.

Más información sobre las ventajas de la RPA

La RPA es una tecnología de bajo código. Se basa en el principio de "watch and replay", en el que los bots se limitan a imitar las acciones de los usuarios. Aunque a los desarrolladores de RPA se les sigue llamando desarrolladores, hay múltiples situaciones en las que no necesitan escribir una sola línea de código para crear un flujo de trabajo de automatización. No es necesario que conozcan a fondo el funcionamiento de cada aplicación y las tecnologías que la componen, sino que deben saber exactamente cómo manejar estas aplicaciones a nivel de usuario.

La implementación de una solución de programación requiere, obviamente, trabajo de codificación y, en consecuencia, más experiencia. A diferencia de RPA, el desarrollador debe ser competente tanto en el uso de las aplicaciones en el flujo de trabajo que va a automatizar como en la implementación programática de esta automatización.

Otra diferencia entre la RPA y la automatización tradicional es su velocidad de despliegue. Como la automatización con herramientas de RPA no suele requerir una programación intrincada y un control de calidad, puede proporcionar un tiempo de comercialización mucho más corto.

En cuanto a los costes de automatización, es difícil decir qué enfoque es más asequible que el otro:

• La automatización tradicional puede ser más barata si sólo necesita automatizar uno o dos procesos sencillos. En este caso, contratar a un ingeniero puede ser más razonable que pagar por las licencias de software de RPA.
• Los costes de la implantación de RPA pueden ser más elevados en una fase inicial, pero dependen principalmente de los modelos de precios del proveedor elegido. Con la mayoría de ellos, tendrás que comprar licencias para cada uno de los bots que utilices, para un estudio y un orquestador si decides utilizarlo también. Pero no siempre es así. Por ejemplo, ElectroNeek sólo cobra por Studio, y no cobra por los bots, por lo que puedes tener un número ilimitado de ellos sin pagar tasas adicionales.

Aun así, la RPA suele ser más asequible a largo plazo porque es fácil de mantener, se integra con múltiples sistemas (incluso con los sistemas heredados, que son un reto para la automatización tradicional) y se amplía.

Puntos clave

• La infraestructura típica de RPA tiene tres capas: bots, una plataforma para desarrollar bots (studio) y un orquestador. Sin embargo, los bots y un estudio son suficientes para empezar.
• Un orquestador suele ser un software empresarial utilizado por grandes empresas y proveedores de servicios tecnológicos. Sirve de sala de mando para todos los procesos de automatización de una empresa.
• La RPA y la automatización tradicional persiguen el mismo objetivo, pero utilizan enfoques diferentes. La RPA es una tecnología menos exigente en cuanto a la formación técnica de los desarrolladores y permite a las empresas automatizar sus procesos en el menor tiempo posible.

¿Qué es lo siguiente?

En el siguiente artículo, presentaremos una visión general de los principales actores del mercado de RPA y discutiremos los pros y los contras de varias soluciones.

Esté atento para aprender todo sobre RPA, y si prefiere hacer sus preguntas en persona, los expertos en RPA de ElectroNeek estarán encantados de realizar una llamada adaptada a las necesidades de su negocio.