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¿Qué es RPA o Automatización
Robótica de Procesos?

Averigüemos cuáles son los principios básicos de RPA y cómo puede ayudar a su empresa a acelerar la transformación digital.
¿No tienes tiempo para explorar todo por tu cuenta?

HÁBLANOS

¿Qué es RPA?

RPA es una tecnología de automatización que le permite deshacerse de tareas repetitivas en un entorno digital. Para hacerlo, emplea bots, programas de software que están capacitados para imitar las acciones de los empleados humanos para realizar diversas tareas. Estos pueden ser la entrada de datos en sistemas CRM, facturación automatizada, reconocimiento de texto y más.

Los elementos clave de RPA se pueden encontrar en la abreviatura.

R — Robótica

Esto significa que un algoritmo especial, o un robot de software, ejecuta una tarea. Al igual que un robot industrial que sigue un script incorporado para ensamblar un automóvil, un bot de RPA sigue un conjunto predeterminado de reglas para simular las interacciones del usuario. Por ejemplo, puede distribuir tickets de soporte entrantes entre el equipo de soporte.

P — Procesos

Esta es una secuencia de pasos que realiza un usuario para realizar una tarea. Por ejemplo, digamos que un gerente de soporte necesita manejar todas las consultas entrantes. Abren cada consulta, las etiquetan según el tipo, envían respuestas predefinidas a las más comunes y asignan algunas de ellas que requieren atención adicional a los compañeros de equipo adecuados. En el caso de RPA, la secuencia descrita anteriormente se usa para crear un escenario para un bot que realizará la tarea en lugar de la persona real.

A — Automatización

Esto implica que las tareas se realizan sin la participación de una persona real o con mínima interferencia (lo que se conoce como procesos robóticos atendidos y desatendidos). Gracias a esto, RPA puede liberar una gran cantidad de recursos humanos al poder trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y administrar una enorme cantidad de datos a velocidades ultrarrápidas.

Cuando se realiza correctamente, la RPA es una tecnología poderosa para aumentar sus recursos humanos, mejorar la experiencia del cliente e impulsar la transformación digital.

¿Qué es un bot RPA
y qué puede hacer?

Qué es un bot RPA y qué puede hacer

Los bots están en el trabajo

Los bots de RPA son robots de software que a menudo se tratan como una fuerza de trabajo digital. Desde una perspectiva empresarial, un bot de RPA es bastante similar a un empleado humano normal que trabaja detrás de una computadora. Si usa una aplicación que tiene licencia por la cantidad de asientos, el bot tomará uno de ellos.

Por ejemplo, los especialistas en marketing de ElectroNeek utilizan Andy, un bot que recopila estadísticas semanales de los sistemas de análisis y CRM para optimizar el seguimiento entre sistemas y preparar informes para los ejecutivos. Una persona en vivo dedicaría un par de días laborales a esto, pero Andy solo necesita cinco minutos para prepararlo todo.

Aún así, existen algunas peculiaridades que diferencian a un bot de un trabajador normal:

  • Tiene una memoria perfecta y nunca olvida nada.

  • Ejecuta solo una tarea a la vez. No puede hacer que un bot haga una tarea súper urgente en este momento si ya está ocupado haciendo otra cosa. En el lado positivo, el bot nunca mezclará nada.

  • Está listo para trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana. Puede programar lanzamientos nocturnos o pedir a los bots que trabajen los fines de semana, no hay problema.

  • Cuenta con una velocidad tremenda. Cuando se trata de secuencias de clics, usando comandos de consola, escribiendo o ingresando datos, los bots son insuperables.

  • Opera con lógica formal. Supongamos que necesita encontrar un archivo llamado "Informe para MMDDYY.xlsx". A diferencia de un bot, un empleado humano reconocería fácilmente que un archivo llamado "Informe para MMDDYY actualizado.xlsx" también está bien, mientras que no hay necesidad de perder tiempo en "Informe para MMDDYY !!! Necesita ser rehecho.xlsx".

¿Qué pueden hacer los robots RPA?

En realidad, pueden hacer casi cualquier cosa si su tarea se basa en reglas. Estas son algunas de sus habilidades básicas:

  • Iniciar y finalizar aplicaciones;

  • Extracción de datos de documentos con reconocimiento óptico de caracteres;

  • Consulta de bases de datos;

  • Transferencia de datos entre sistemas;

  • Realización de cálculos;

  • Escribir texto y completar formularios, y más.

  • Manipulación de archivos y carpetas;

Las tareas descritas anteriormente pueden parecer que cubren principalmente funciones administrativas y de oficina, y ese es el punto. El objetivo de la automatización es optimizar la eficiencia de los empleados y ayudarlos a concentrarse en aspectos más significativos e interesantes de sus trabajos.

¿Tiene RPA algo que ver con la inteligencia artificial? ¿Son iguales?

La RPA y la inteligencia artificial (IA) no son lo mismo. Mientras que un bot de RPA típico es un caballo de batalla que lleva a cabo tareas lineales imitando las acciones humanas, la IA se utiliza para desarrollar un sistema inteligente que "piensa" por sí mismo. Analiza grandes cantidades de datos, detecta patrones y correlaciones y utiliza estos hallazgos para hacer suposiciones. Por ejemplo, los desarrolladores de chatbots les dan toneladas de diálogos de ejemplo para enseñarles a mantener una comunicación realista con las personas.

Sin embargo, a medida que la IA se vuelve más accesible, a menudo se usa en combinación con el software RPA. Sin AI, RPA solo puede procesar flujos de trabajo estructurados e información. Pero con AI, RPA se vuelve más eficiente, ya que ahora puede procesar datos no estructurados, como correspondencia de forma libre, mensajes de voz (usando procesamiento de lenguaje natural) e imágenes, solo por nombrar algunos.

¿Dónde se puede utilizar RPA?

Hay muchos casos de uso de RPA para diferentes industrias, como finanzas, seguros y atención médica. Aún así, sería un error limitar la tecnología RPA a un par de industrias, ya que incluso dentro de una sola empresa hay diferentes departamentos que podrían beneficiarse de la automatización de procesos comerciales. Echemos un vistazo a las áreas en las que las herramientas de RPA ya han demostrado su eficacia:

Сustomer service iconServicio al Cliente
  • Atención al cliente fuera del horario de atención
  • Manejo de comentarios
  • Envío de notificaciones
  • Actualización de perfiles de clientes
  • Actualizaciones en tiempo real sobre el estado de la compra
Financial service iconServicios financieros
  • Extraer información de facturación
  • Procesamiento de transacciones financieras
  • Facturación
  • Preparación de datos para auditorías
  • Conciliación contable
HR iconRecursos humanos
  • Encuestas a empleados
  • Inducción
  • Administrar nóminas, compensaciones y otros beneficios.
  • Manejo del cumplimiento
  • Time record validation
  • Validación de registro de tiempo
HR iconTI
  • Copias de seguridad
  • Migración de datos
  • Prueba automatizada de sitios y aplicaciones
  • Gestionar eventos
  • Monitoreo de seguridad y cumplimiento
HR iconObtención
  • Validación de pedidos
  • Planificación de compras
  • Tramitación de devoluciones
  • Gestionar contratos
HR iconVentas y marketing
  • Actualizar información en un CRM
  • Administración de campaña
  • Reports
  • Cotización
  • Realización de seguimientos y solicitudes posventa

Espera, ¿no puede mi departamento de TI hacer lo mismo? ¿Qué hace que RPA cambie el juego?

De hecho, si tiene suficientes manos de ingeniería libres, su departamento de TI puede desarrollar e implementar automatizaciones sin comprar software RPA. Sin embargo, RPA puede ser una mano amiga para su equipo, y este es el motivo.

Hoy en día, está presente en todos los ámbitos de la vida. Si no ha llegado a algunos campos, definitivamente estará allí dentro de 5 a 10 años como máximo. Pero ya hay una falta de desarrolladores en el mundo, son caros y, para ser realistas, a menudo prefieren tareas más desafiantes que automatizar rutinas. Aún así, las empresas necesitan resolver este tipo de problemas todo el tiempo.

Además de los costos, existe un problema común con la comunicación entre la gente de negocios y la gente de ingeniería. Supongamos que tiene una empresa con varios procesos comerciales y desea automatizar algunas de las tareas rutinarias.

comunicación entre los empresarios y los informáticos: expectativa

En este punto, una persona con una perspectiva empresarial probablemente describe paso a paso cómo ocurre el proceso que desea automatizar. Por ejemplo, supongamos que le gustaría ayudar a su departamento financiero a manejar más fácilmente los informes de gastos de los empleados. Entonces probablemente describiría el flujo de trabajo de esta manera:

  • Un empleado envía un recibo.

  • Un contador debe asegurarse de que haya un nombre comercial, datos, propósito de pago y la suma.

  • Luego, el contador ingresa estos datos en el sistema contable.

  • Luego, el contador presenta la solicitud para que el jefe de finanzas la apruebe.

  • Cuando se aprueba, el contador ejecuta el pago.

Parece que es eso, pero...

la comunicación entre los empresarios y los informáticos: la realidad

En realidad, crear una buena especificación para un equipo de TI es difícil para una persona sin experiencia en ingeniería. Sin embargo, una descripción paso a paso de un proceso como el anterior es exactamente lo que necesita para la automatización de RPA.

RPA no resuelve el problema de automatizar los clics; cualquier desarrollador puede hacerlo. La tecnología RPA ayuda a las personas orientadas a los negocios a subirse al tren de la automatización y comprender lo que está sucediendo. Aunque los desarrolladores pueden implementar de forma eficaz la automatización de procesos sin herramientas de RPA, es mucho más rápido y económico hacerlo con ellas.

el equipo con RPA frente al equipo sin RPA

Puntos Clave

  • RPA es una tecnología de automatización que aprovecha los robots de software para deshacerse de tareas repetitivas y mundanas.

  • El objetivo de RPA es optimizar la eficiencia de los empleados y ayudarlos a aportar más valor al centrarse en los aspectos más significativos de sus trabajos.

  • Un bot de RPA es un algoritmo que simula las acciones de un usuario para ejecutar una tarea preestablecida basada en escenarios.

¿Listo para dar el siguiente paso en tu viaje RPA?

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