Automatización de nuevas cuentas
contables en Sage Business Cloud Accounting

Resumen

Sage creó un bot de RPA con ElectroNeek que ayudó a transferir la información de forma rápida y efectiva de los planes contables de los clientes a Sage Business Cloud Accounting, acelerando el proceso de incorporación de clientes de varias horas a minutos.

Antecedentes

Sage es una empresa multinacional de software empresarial y líder del mercado en sistemas integrados de contabilidad, nómina y pago.

Sage tiene 13,000 empleados y ofrece sus servicios a más de tres millones de clientes en 23 países de Europa, África, Australia, Asia y América Latina. En 2018, Sage lanzó Sage Business Cloud.

Desafíos

Sage ofrece un sistema empresarial llamado Sage Business Cloud Accounting (SBCA). La incorporación de nuevos usuarios en el sistema SBCA puede requerir que los contadores ingresen los datos de forma manual en hojas de cálculo, imágenes escaneadas y varios programas de contabilidad, como cargar cuentas contables almacenadas en un archivo de Excel. Estas actividades eran laboriosas y a menudo causaban ineficiencias operativas, lo que aumentó el costo de incorporación o provocó la transición a SBCA después de usar otros sistemas de contabilidad menos sólidos.

Con la automatización del procesamiento de información del libro mayor, el proceso de incorporación de clientes se aceleró hasta 25 veces.

ElectroNeek y Sage crearon un bot de RPA que ayudó a incorporar los planes contables de los clientes de forma rápida y efectiva. El bot depuró los planes contables predeterminados que suelen incluirse en los sistemas de las nuevas empresas y llevó los datos de la cuenta que se encontraban en una plantilla de Excel hacia los campos individuales en el SBCA, lo que aumentó el costo de incorporación o provocó la transición a SBCA después de usar otros sistemas de contabilidad menos sólidos.

Por lo general, si se hace de forma manual, una persona puede tardar varias horas. Los bots hacen todo en unos cuantos minutos.

Rafael Casas, gerente senior del equipo de Sage Accountant Solutions

01 El usuario ejecuta un bot

02 El bot abre la ventana del navegador e inicia sesión en el sistema

03 El bot se dirige a la sección Configuración

04 El bot abre el plan contable

05 El bot desactivará o depurará el plan contable predeterminado

06 El bot comienza a procesar los nuevos datos relevantes de la cuenta del libro mayor desde una plantilla de Excel y los lleva hacia los campos individuales en el SBCA

07 El bot confirma que todos los datos se han transferido y finaliza la tarea

Intervención humana:

El empleado solo ejecuta el bot y verifica la relevancia de los datos registrados después de que las tareas automatizadas han concluido.

Resultados y planes
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Disminución (de 15 a 25 veces) del tiempo de procesamiento de datos de las cuentas contables en SBCA

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Ciclo de incorporación del cliente reducido en un 50%

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Índice de error reducido a 0

Sage ha elegido a ElectroNeek Robotics como su proveedor preferido de RPA. Además, ofrece la oportunidad de facilitar las soluciones de ElectroNeek a su comunidad que tengan que ver con la automatización de diversas tareas de contabilidad. Sage planea implementar bots para gestionar su inventario y ampliar la variedad de casos de uso estándar con respecto a la incorporación y el mantenimiento de cuentas.

💼 Empresa

  • Sage

📒 Industria

  • Software para contabiilidad

🌏 Sede

  • Newcastle-upon-Tyne, Reino Unido

🤖 Bots

  • Incorporación de clientes
  • Gestión del plan contable

💡 Funciones

  • Automatización de hojas de cálculo

🚀 Software automatizado

  • SBCA
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Outlook
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