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Automatización de la gestión de cotizaciones de ventas en Sage X3

💼 Empresa

  • Sage

📒 Industria

  • Software de contabilidad

🌏 Sede

  • Newcastle upon Tyne, United Kingdom

🤖 Bots

  • Gestión de cotizaciones
  • Gestión de datos

💡 Recursos

  • Automatización de ERP

🚀 Software automatizado

  • Microsoft Excel
  • Microsoft Word
  • Adobe Acrobat
  • Sage X3

TLDR

Digitalleaf Solutions integró el bot de cotización de ventas ElectroNeek con Sage X3 para mover la aguja donde importa para ayudar a las empresas a llevar a sus equipos de ventas al máximo rendimiento. Las ganancias: reducción de errores manuales en casi un 57%, reasignación de equipos a tareas de mayor valor, niveles de servicio mejorados y mayor precisión de los registros de transacciones.

Desafíos

Las empresas experimentaron desafíos con el servicio al cliente y las ventas al proporcionar cotizaciones, ya que su personal no está disponible las 24 horas. Un proceso de cotización de ventas manual en el que el equipo de ventas necesita manejar esta tarea repetitiva y de alto volumen significa que están perdiendo una gran oportunidad de brindar una experiencia de servicio al cliente excepcional. Consume tiempo, alarga el tiempo de entrega, aumenta los costos operativos y es muy propenso a errores de entrada de datos.

Socio de implementación

Digitalleaf Solutions ayuda a las empresas de diversas industrias en su viaje de transformación digital con la ayuda de RPA (Robotic Process Automation), que es un trampolín hacia la automatización inteligente.

Cliente

Sage es una empresa global de software de contabilidad, nómina y pagos. Tiene más de 13 mil empleados en todo el mundo y oficinas en más de 20 países en Europa, Asia, América Latina, Australia y África. Sage X3 es un producto ERP de Sage Group.

Fuerza laboral digital de ElectroNeek en acción

Así es como el bot de cotizaciones ElectroNeek Sales automatiza el proceso de cotización de ventas en Sage X3:

  • El bot inicia sesión en la bandeja de entrada del correo electrónico del usuario y busca cotizaciones de ventas, archivos adjuntos en PDF y solicitudes iniciadas en el sitio web de la empresa.
  • Captura toda la información vital, como el nombre de la empresa, la descripción del producto, la fecha de emisión, el correo electrónico, etc.
  • En caso de una nueva cotización de venta, el bot inicia sesión en Sage X3 para crear una nueva cotización de venta y agrega los artículos que recopiló del correo electrónico.
  • Guarda la cotización como un archivo PDF y la envía como respuesta por correo electrónico.
  • Guarda la nueva cotización e inicia un nuevo proceso de flujo de trabajo para el equipo de ventas para un seguimiento futuro.

El alcance de esta automatización se puede extender a la creación de órdenes de venta, generación de facturas y generación de informes.

RECURSOS

  • El alcance de esta automatización se puede extender a la creación de órdenes de venta, generación de facturas y generación de informes.
  • Cotizaciones de ventas de aspecto profesional.
  • Gestión de campos de datos ERP de cotizaciones de venta.
  • Reconocimiento y extracción de datos de solicitudes de cotización de ventas a ERP.
  • Asignación de miembros del equipo de ventas para futuros seguimientos.
  • Revisión de informes personalizados por miembros del equipo de ventas.

BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN:

  • Las cotizaciones de ventas se entregan a los clientes y prospectos de forma rápida y las 24 horas del día.
  • El personal de ventas es libre de dedicar más tiempo a tareas de alto valor, como el seguimiento de los clientes en el embudo de ventas.
  • Sin errores de entrada de datos.
  • Registros claros de transacciones.
  • Mayor eficiencia de los equipos de ventas.

Los resultados y los planos

Antes de la automatización, el equipo de ventas recibiría la cotización, buscaría y utilizaría los catálogos, folletos, demostraciones y otros documentos actualizados de acuerdo con los requisitos del usuario. Luego, calcularían el costo de los requisitos y crearían una cotización de ventas manualmente utilizando documentos de Word, plantillas PDF y hojas de cálculo de Excel. Luego, tienen que volver a introducir todos los datos en el sistema ERP. Este proceso requiere mucho tiempo y es propenso a errores de principio a fin.

En este caso específico, el bot de cotización de ventas de ElectroNeek es una herramienta poderosa que se puede aprovechar para reducir los costos operativos, mejorar la precisión, enfocar los talentos del equipo de ventas y mejorar los niveles de servicio. Durante el desarrollo, la empresa también identificó que otras áreas del proceso de habilitación de ventas son excelentes candidatos para RPA.

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