Como funciona o RPA: Processos, Tecnologia e Ambiente

Em nossos artigos anteriores, dissertamos sobre o que é RPA, o que são os bots de RPA, e como escolher processos para automação. Esta parte discutirá quais ferramentas são usadas para automação robótica de processos, como funciona exatamente a tecnologia RPA, e onde vivem estes robôs de software.

Como funciona o RPA?

Em um nível inicial, existem dois passos necessários para fazer com que a automação robótica de processos (RPA) funcione:

• Você precisa definir as regras sobre as ações que o bot deve executar, e quando ele deve tomá-las.
• O software de RPA então inicializa o bot para executar a tarefa.

Contudo, há muito mais além do básico. Um ambiente de RPA consiste tipicamente de três componentes de software. São eles:

• Robôs de Software, ou simplesmente bots de RPA. Esses são a famigerada força de trabalho digital que executa tarefas de frente.
• Um studio, ou bot designer. Uma plataforma para desenvolvimento de bots, configuração e automação de processos de negócio.
• Um orquestrador. Uma sala de controle para gerenciamento de bots, agendamento, monitoração de processos e integração.

A configuração desses elementos podem variar dependendo dos objetivos empresariais. Na verdade, existem apenas dois componentes necessários: um studio, onde o desenvolvedor cria cenários de automação, e um bot que executa os cenários sob demanda. Frequentemente, essa combinação é o suficiente para empresas menores. Empresas de nível enterprise, ao contrário, precisam da arquitetura completa em três camadas para lidar com múltiplos e complexas integrações e fluxos de trabalho.

Então, como funciona o RPA? Vamos olhar mais de perto em cada um dos componentes.

Bots

Um bot é um cavalo de batalha de RPA. Um bot típico de RPA automatiza tarefas repetitivas, baseadas em regras, tais como preenchimento de formulários, faturamento ou transferência de dados entre sistemas. Conforme a inteligência artificial avança, as tarefas que os bots podem realizar estão se tornando mais complexas e podem incluir reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e processamento de linguagem natural.

? O que são Bots de RPA e O Que Podem Fazer?

Além do benefício mais aparente dos bots - se livrar do trabalho mundano de alto volume - há outro 'superpoder' disponível apenas para as ferramentas de software: a capacidade de aumentar a escala de forma rápida e fácil. Isso é útil durante períodos de relatórios trimestrais/anuais, auditorias de conformidade e todos os tipos de campanhas sazonais.

Para criar um bot, você precisa saber como trabalhar com variáveis, condições e loops - essas são estruturas comuns para a linguagem de computação.

• Variáveis são campos dentro de dados que podem ser manipulados. Por exemplo, podem ser nomes, números, arquivos, valores 'sim ou não', etc. 
• Condições ajudam desenvolvedores de bots de RPA a criarem cenários bifurcados. Os mais básicos são condições de if/else e if/then.
• Loop é um comando para um bot repetir uma ação específica até que as condições desejadas sejam atendidas.

Um ponto importante sobre bots de RPA que você precisa saber é que que você nem sempre precisará desenvolvê-los do zero. Você pode reutilizar alguns dos existentes, o que é recomendado porque garante um melhor retorno sobre os investimentos. 

Você também pode procurar bots prontos no mercado de bots especiais frequentemente fornecidos pelos fornecedores de software de RPA. Para ter uma ideia melhor do que estes mercados podem oferecer, sinta-se à vontade para explorar Bot Library by ElectroNeek.

Studio / bot designer

Um studio é um ambiente onde você cria e configura bots. As capacidades e interfaces dos studios variam de fornecedor para fornecedor. Existem ferramentas RPA com uma curva de aprendizado íngreme e requisitos complicados para o histórico do usuário. Ainda assim, há também editores bastante intuitivos com interfaces de arrastar e soltar visuais que não requerem habilidades avançadas de programação.

Vamos usar o ElectroNeek Studio Pro como exemplo para mostrar as capacidades mais comuns do studio.

Ao criar bots, você trabalhará muito com várias Activities. Activities são blocos de construção para os fluxos de trabalho do RPA; elas permitem que os bots executem todos os tipos de ações necessárias para automatizar os processos em sua empresa. Aqui estão algumas delas:

• Abrir e fechar apps ou janelas
• Clicar em elementos
• Ler ou marcar checkbox
• Configurar propriedades de elementos
• Entrada de dados
• Ler, escrever e atualizar planilhas
• Ler, copiar, colar, criar e deletar arquivos
• Compactar e descompactar arquivos
• Reconhecer texto de documentos e fotos escaneadas, e convertê-los em texto regular
• Capturar tela (screenshots)
• Notificar usuários por email ou janelas de diálogo, e mais

Orchestrator

Um orquestrador é o cérebro do RPA. Ele combina todas as ferramentas usadas na automação robótica de processos em um só lugar e serve como local para gestão e controle geral. Além de executar os bots, um orquestrador pode:

• Prover gestão centralizada de projetos
• Armazenar cenários de configurações de automação
• Agendar execução de bots
• Fazer com que múltiplos bots trabalhem em conjunto
• Conectar bots a aplicativos de terceiros
• Monitorar o estado dos bots e visualizar logs, etc.

O orquestrador é uma central única que recebe todas as tarefas atribuídas e as distribui entre os robôs. Por exemplo, ele é acionado por e-mails recebidos ou por novos documentos adicionados a uma pasta. Ele examina os bots disponíveis no momento, monitora sua carga de trabalho e depois atribui a tarefa a um bot atualmente desocupado ou espera que o bot complete sua tarefa atual inicializá-lo. 

A principal vantagem do orquestrador é que esta ferramenta de RPA permite que as empresas utilizem o RPA de forma integrada e interconectada. Imaginemos que existem três departamentos que utilizam a automação: DevOps, Vendas, e RH. Sem um orquestrador, as equipes teriam fluxos de trabalho de automação separados, ou seja, bots individuais e processos individuais de implementação e manutenção. Com o orquestrador em mãos, é possível compartilhar e reutilizar recursos. Como resultado, há maior produtividade RPA, ROI, e um único fluxo de automação dentro da empresa.

Qual a diferença entre a tecnologia RPA e a automação tradicional?

Tanto o RPA quanto a automação tradicional, ou seja, a automação implementada através de linguagens de programação, têm o mesmo objetivo: tornar os processos mais eficientes através da delegação de trabalho em computadores. Ainda assim, a diferença está em suas abordagens.

? Saiba mais sobre os benefícios do RPA

RPA é uma tecnologia low-code. Ela se baseia no princípio "assistir e repetir", onde os bots simplesmente imitam as ações dos usuários. Ainda que os desenvolvedores de RPA ainda sejam designados como desenvolvedores, existem múltiplas situações em que eles não precisam escrever uma única linha de código para criar um fluxo de trabalho de automação. Eles não precisam necessariamente de um conhecimento profundo de como cada aplicativo está funcionando e sobre as tecnologias em sua essência - eles precisam saber exatamente como operar esses aplicativos em um nível de usuário.

A implementação de uma solução de programação obviamente requer um trabalho de codificação e, consequentemente, mais experiência. Ao contrário do RPA, o desenvolvedor precisa ser proficiente tanto na utilização dos aplicativos no fluxo de trabalho que está para automatizar quanto na implementação programática desta automação. 

Outra diferença entre o RPA e a automação tradicional é sua velocidade de implantação. Como a automação com ferramentas RPA normalmente não requer programação intrincada e garantia de qualidade, ela pode proporcionar um tempo muito mais curto de entrega ao mercado.

Quanto aos custos de automação, é difícil dizer qual abordagem é mais acessível do que a outra:

• Automação tradicional pode ser mais barata se você precisar automatizar apenas um ou dois processos simples. Neste caso, contratar um engenheiro pode ser mais razoável do que pagar por licenças de software RPA.
• Os custos da Implementação de RPA podem ser mais altos em uma fase inicial, mas depende principalmente nos modelos de precificação do fornecedor escolhido. Com a maioria deles, você precisará comprar licenças para cada um dos bots que você usa, para um studio, e um orquestrador se você decidir usá-lo também. Mas este não é sempre o caso. Por exemplo, a ElectroNeek cobra apenas pelo Studio, e não cobra por bots, então você pode ter um número ilimitado deles sem pagar valores adicionais.

Ainda, RPA é geralmente mais acessível a longo prazo, porque é fácil de manter, integrar com múltiplos sistemas (até mesmo sistemas legado, que são um desafio para a automação tradicional), e escalar.

Pontos chave

• A infraestrutura típica do RPA possui três camadas: bots, uma plataforma para desenvolvimento de bots (studio) e um orquestrador. Entretanto, os bots e um studio são suficientes para começar.
• Um orquestrador é tipicamente um software empresarial utilizado por grandes empresas e prestadores de serviços tecnológicos. Ele serve como uma sala de comando para todos os processos de automação em uma empresa.
• RPA e automação tradicional trabalham em prol do mesmo objetivo, mas utilizam abordagens diferentes. RPA é uma tecnologia menos exigente em termos de histórico técnico dos desenvolvedores e permite às empresas automatizar seus processos no menor tempo possível.

E agora?

No próximo artigo, apresentaremos uma visão geral dos principais players do mercado de RPA e discutiremos os prós e os contras de várias soluções.

Fique atento para aprender tudo sobre RPA, e se você preferir fazer suas perguntas pessoalmente, os especialistas em RPA da ElectroNeek ficarão felizes em conduzir uma chamada adaptada às suas necessidades comerciais.