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Principales Ejemplos de Procedimientos Documentales para aplicar en su Empresa

/ ~ 5 minutos de lectura

¿Te has preguntado alguna vez cómo las empresas y los particulares gestionan grandes cantidades de documentos de forma eficiente? Ya sea para clasificar, organizar o extraer información valiosa, el procesamiento de documentos es crucial para mejorar los flujos de trabajo. Este blog explorará ejemplos reales de procesamiento de documentos y cómo puede simplificar sus tareas, aumentar la productividad y ahorrar su valioso tiempo.

Clasificación y Categorización de Documentos

Las empresas manejan muchos documentos a diario en la era digital. Desde facturas hasta contratos y correos electrónicos, mantenerlo todo organizado puede ser abrumador. La clasificación y la categorización de documentos ayudan a hacer frente a este reto. Estas herramientas pueden clasificar automáticamente los documentos en categorías pertinentes mediante algoritmos avanzados y aprendizaje automático. 

Por ejemplo, un minorista en línea puede utilizar esta tecnología para clasificar los pedidos personalizados, hacer un seguimiento de las ventas y gestionar el inventario de forma más eficiente.

Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para Extracción de Texto

La transcripción manual de información de documentos físicos a formato digital puede ser tediosa y propensa a errores. Aquí es donde entra en juego el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). La tecnología OCR permite a los ordenadores reconocer y extraer texto de documentos escaneados, imágenes o archivos PDF. 

Esto resulta muy útil para automatizar tareas de entrada de datos, como convertir facturas impresas en datos digitales que se puedan archivar o extraer información clave de documentos de identidad.

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Validación y Verificación de Datos

En muchos sectores, la precisión de los datos es primordial. El procesamiento de documentos puede utilizarse para validar y verificar datos automáticamente, reduciendo el riesgo de errores y garantizando la integridad de la información. 

Por ejemplo, una institución financiera puede utilizar herramientas de procesamiento de documentos para cotejar la información de los clientes con los registros oficiales y señalar cualquier incoherencia, garantizando el cumplimiento de la normativa y evitando actividades fraudulentas.

Redacción de Documentos para la Privacidad de Datos

Proteger la información confidencial es una prioridad para las empresas que manejan datos de clientes, documentos legales o registros médicos. Las herramientas de tratamiento de documentos pueden detectar y ocultar automáticamente información confidencial de los documentos, como números de seguridad social, datos de tarjetas de crédito o direcciones personales. 

Esto garantiza el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos y evita el acceso no autorizado a información privada.

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Dictado a Texto para Transcripciones de Reuniones

En el mundo empresarial, grabar y transcribir reuniones puede llevar mucho tiempo.

El procesamiento de documentos con funciones de conversión de texto a texto puede transcribir automáticamente las grabaciones de audio a texto, lo que facilita la revisión de los debates de las reuniones y las decisiones importantes. Esta función resulta especialmente beneficiosa para los equipos de mensajería, ya que facilita la colaboración y garantiza que no se pierda información vital.

Extracción de Datos para Investigación de Mercado

La búsqueda de marcas implica recopilar y analizar grandes cantidades de datos procedentes de diversas fuentes. El procesamiento de documentos puede agilizar este proceso extrayendo puntos de datos relevantes de informes, artículos y supervivencias. Al automatizar la extracción de datos, los investigadores pueden ahorrar tiempo y centrarse en el análisis de datos, lo que conduce a conclusiones más perspicaces y a estrategias empresariales más informadas.

Pensamientos Finales

En conclusión, el procesamiento de documentos se ha convertido en un factor de cambio para las empresas de todos los sectores. Desde la mejora de la organización de documentos hasta la automatización de la entrada y el análisis de datos, las aplicaciones de procesamiento de documentos son amplias y variadas. 

ElеctroNееk puede ser una elección excelente a la hora de considerar soluciones de procesamiento digital de documentos. La función IntelliDocs de ElеctroNееk está equipada con funciones de procesamiento integral de documentos y ofrece un amplio conjunto de ventajas que van más allá de la automatización y la agilización del procesamiento de documentos. Garantiza la precisión, reduce los costes operativos, facilita el cumplimiento de la normativa y mejora la experiencia general del cliente.

Además, IntelliDocs está equipado para procesar automáticamente una amplia gama de tipos de documentos que abarcan las principales categorías e idiomas. Destaca especialmente en el tratamiento de formatos PDF y de imagen. Estos son algunos de los tipos de documentos más populares que puede manejar sin esfuerzo:

  • Finanzas: Facturas, remesas, tarjetas bancarias, recibos, cheques;
  • Onboarding y KYC: Permisos de conducir de Estados Unidos, permisos de conducir de Canadá, permisos de conducir internacionales, documentos de identidad de Estados Unidos, documentos de identidad internacionales;
  • Seguros y logística: Etiquetas Nixie, formularios ACORD, contenedores de envío;
  • Asistencia sanitaria: Resumen de prestaciones y cobertura, Covid-19 y tarjetas de vacunas, conocimiento de embarque;
  • Viajes: Pasaportes, visados de viaje;
  • Legal: Certificado de solvencia, Poder notarial

Recuerde, el éxito de la gestión documental no sólo depende de la tecnología que utilice, sino también de que conozca sus necesidades y retos exclusivos. Así que empiece a explorar las posibilidades de la gestión documental y compruebe el impacto positivo que puede tener en su productividad y en el crecimiento de su empresa. 

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