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RPA en Ventas: 6 Casos de Uso de Automatización de Canales de Ventas

/ ~ 10 minutos de lectura

«Véndeme este bolígrafo». Este enfoque clásico probablemente no funcionará para su equipo de ventas si en realidad no venden. Las estadísticas son sombrías: en promedio, los representantes de ventas dedican solo el 34% de sus horas de trabajo a vender, mientras que las laboriosas tareas administrativas sin valor ocupan la mayor parte de su tiempo. Este no sería el caso si las empresas prestaran más atención a la automatización de los procesos de venta.

En este artículo, ayudaremos a los propietarios de negocios que tal vez no puedan mantenerse al día con el mundo tecnológico en constante cambio mientras intentan cumplir con la cuota de su equipo. También analizaremos las áreas de implementación de la automatización robótica de procesos (RPA) en los departamentos de ventas, describiremos sus beneficios y demostraremos seis casos de uso de RPA en las operaciones de ventas.

¿Qué es RPA y qué puede aportar a los procesos de venta?

Como usamos el término RPA tan a menudo a lo largo del artículo, comencemos con una definición. La automatización robótica de procesos, o RPA, es una tecnología que imita las acciones de los humanos en los sistemas informáticos utilizando bots. Los bots RPA son algoritmos que se «enseñan» para realizar actividades específicas, en su mayoría tareas mundanas, repetitivas y basadas en reglas que a menudo consumen mucho tiempo cuando se realizan manualmente.

La naturaleza de las tareas descritas anteriormente difícilmente se ajusta al ámbito de trabajo al que debe asociarse el equipo de ventas. Sin embargo, la realidad es un poco diferente. La creciente competencia en el mercado y la digitalización obligan a los gerentes de ventas a estar más atentos a las necesidades del cliente y a estructurar su trabajo en todos los puntos de contacto. Como resultado, hay tareas más mundanas y repetitivas, como ingresar datos de clientes y generar cotizaciones.

Las soluciones de TI, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), deben soportar esta carga, pero no siempre es posible. En este sentido, implementar la automatización robótica de procesos puede traer varios beneficios significativos.

Productividad mejorada

Seamos realistas: vender es estresante para las personas. Si los vendedores tienen algo más que hacer, por ejemplo, escribir propuestas, preparar presentaciones o ingresar datos en el sistema CRM, tienden a hacerlo en lugar de llamar en frío. Sin embargo, del 40 al 60 por ciento de estas actividades se pueden automatizar cuando RPA acude al rescate del equipo de ventas.

Herramientas como People Dashboard en ElectroNeek SaaS Orchestrator le permiten analizar el tiempo que dedican los representantes de ventas a diferentes tareas e identificar procesos ineficientes que pueden automatizarse.

Cargas de trabajo optimizadas

Los bots RPA le permiten a su equipo automatizar todos los procedimientos de rutina relacionados con el trabajo con un CRM, correos electrónicos, hojas de cálculo y cualquier producto SaaS. No es exagerado decir que los bots actúan como asistentes personales virtuales que manejan la parte aburrida del trabajo. Esto permite que los equipos de ventas brinden un mejor servicio, especialmente para proyectos que requieren proactividad.

Mejores relaciones con los clientes

La automatización de procesos robóticos le da a su equipo la oportunidad de enfocarse en construir relaciones con los clientes, dejando el papeleo a los bots. Por ejemplo, un bot de onboarding de clientes de ElectroNeek recopila documentos relacionados con el cliente, ingresa los detalles del cliente en el software de administración y programa los próximos pasos de comunicación. Al delegar estas tareas al bot, los representantes de ventas pueden concentrarse en el trabajo más impactante más adelante en el embudo.

Informes Claros

La presentación de informes es uno de los aspectos esenciales del proceso y la correcta gestión del equipo. Desafortunadamente, por lo general lleva mucho tiempo. Las herramientas de automatización lo mantienen informado sobre el rendimiento diario de sus empleados, lo que le permite crear una sólida estrategia de ventas basada en datos basada en la productividad real. 

Por exemplo, un bot de gestión de rendimiento consolida datos sobre el rendimiento de un equipo de varias fuentes en un único archivo maestro y compara los resultados con las métricas objetivo.

Áreas de Automatización en Ventas

La atracción de nuevos clientes a menudo se basa en la intersección de marketing y ventas. Si bien el marketing ha avanzado mucho con la automatización, la productividad de las ventas aún depende en gran medida de la participación humana. Aún así, hay muchas subfunciones en la industria de ventas que también se pueden automatizar.

Según McKinsey Global Institute, alrededor de un tercio de las tareas de ventas se pueden automatizar. La tasa mínima (13%) se destina a la calificación de liderazgo, donde la participación humana es crucial. La tasa más alta del 50 % corresponde a los procesos de gestión de pedidos cuando puede implementar el procesamiento automatizado de facturas y pedidos de ventas.

 6 most automatable sales processes: planning (29%), lead qualification (13%), quotation (43%), sales order processing (50%), post-sales activities (40%), supportive function (25%)

A continuación se muestran algunos ejemplos de tareas repetitivas altamente automatizables en cada una de las áreas clave del flujo de trabajo de ventas:   

  • Planificación estratégica: previsión, planificación de la fuerza laboral, asignación de recursos y estrategias de canales.
  • Calificación de Leads: Creación de planes de acción para clientes nuevos y existentes, y administración de pipelines.
  • Cotización: Establecer cotizaciones, soluciones técnicas, negociar y preparar contratos.
  • Gestión de pedidos: verificación de crédito, facturación y procesamiento de pedidos de venta.
  • Gestión posventa: Seguimiento, seguimiento y gestión periódica de los pedidos posventa.
  • Función de apoyo: Elaboración de informes, análisis, formación, administración y elaboración de material de venta.

6 Casos de Uso de RPA en Ventas

Ahora que sabe casi todo sobre RPA y sus beneficios para un equipo de ventas, consideremos algunos casos sobre cómo RPA agrega valor a las operaciones de ventas en diferentes empresas.

Caso de uso n.º 1:gestión de datos

Desafío: El equipo de ventas de un gran centro de bienestar dedica entre 40 y 60 horas al mes a crear y actualizar una base de datos de detalles de contacto de clientes potenciales. La base de datos incluye más de 5000 contactos y el equipo de ventas la actualiza manualmente desde varias fuentes. Debido a que el procesamiento se realiza manualmente, cuanto más grande es la base de datos, más difícil se vuelve mantener la precisión de los datos.

Solución: un bot RPA automatiza el proceso de recopilación de datos de contacto, identifica la información de contacto faltante y actualiza los datos en un sistema CRM. También rastrea la web y otras fuentes para encontrar información adicional sobre prospectos (enriquecimento de la lista de contactos).

Caso de uso n.º 2: Informe

Desafío: un equipo de ventas organiza la recopilación de datos sobre la productividad de 13 representantes de ventas en función de su actividad dentro de varios canales de ventas: llamadas telefónicas, correos electrónicos o comunicación fuera de línea. El líder del equipo ingresa los datos recopilados en un sistema CRM y calcula las bonificaciones mensuales y trimestrales en función de la entrada individual de cada miembro del equipo. Los resultados se presentan a través de gráficos y diagramas en informes mensuales y trimestrales. Desde la recopilación de datos hasta la creación de informes, el proceso demora de tres a cinco días hábiles.

Solución: un bot RPA acumula automáticamente datos de todas las fuentes que contienen información sobre la actividad de los miembros del equipo. Después de recopilar los datos, el bot los ingresa en el sistema CRM, donde las bonificaciones individuales se calculan automáticamente. El bot también crea un informe con gráficos y diagramas comparativos sobre la productividad de un equipo y lo envía por correo electrónico a las partes interesadas.

Caso de uso n.º 3: Gestión de documentos y contratos

Desafío: en una empresa de fabricación mediana, un ciclo típico de gestión de contratos, que incluye la preparación de documentos, los procedimientos KYC, la firma de un contrato y la facturación, tarda hasta dos días. Pero cuando se trata de grandes empresas y grandes clientes, esto puede llevar dos semanas.

Solución: un asistente de bot proporciona un proceso de gestión de contratos y automatización de pedidos de ventas. Prepara un conjunto de documentos basados ​​en contactos de CRM existentes, realiza una verificación de antecedentes, reenvía los documentos por correo electrónico con la ayuda de aplicaciones de gestión de contratos virtuales y marca la finalización del procesamiento del contrato en el sistema de ventas automatizado.

Caso de uso n.° 4: Seguimiento

Desafío: un representante de ventas en una academia de capacitación en línea de tamaño mediano monitorea la actividad de las cuentas existentes a diario, identificando aquellas que tienen problemas de pago atrasados ​​o que no han podido renovar su firma. Luego ingresa los datos de esos clientes en un sistema CRM como una nueva oportunidad y completa el seguimiento. En promedio, toma de 15 a 30 minutos por día.

Solución: un bot automatiza el proceso de verificar el estado de los clientes y crear una oportunidad en el CRM, y luego notifica al representante de ventas para completar el seguimiento.

Caso de uso n.° 5: Sitios de licitación y monitoreo de RFP

Desafío: un representante de ventas de muebles de tamaño mediano de la empresa pasa de 15 a 30 minutos monitoreando las ofertas abiertas y RFP en varios sitios web. Descarga manualmente archivos al sistema cuando encuentra algo apropiado y comienza a procesar entre los miembros del equipo.

Solución: un bot RPA rastrea los sitios de licitación, examina las RFP y envía notificaciones cada vez que aparecen las oportunidades adecuadas. Los archivos también se descargan automáticamente a las carpetas designadas.

Caso de uso n.º 6: Rastreo de precios competitivos

Desafío: Un representante de ventas de un gran minorista de ropa pasa de una a dos horas a la semana navegando por varios sitios web para rastrear los precios de los competidores. Todos los datos sobre varios elementos se recopilan en una hoja de cálculo de Excel y se actualizan semanalmente.

Solución: un robot RPA está diseñado para navegar por los sitios web de la competencia y recopilar datos a diario. La recopilación y entrada de datos está completamente automatizada. Además, el bot notifica a todas las partes interesadas cada vez que hay cambios significativos en los precios de los competidores.

Déjelos que realmente vendan ese bolígrafo

A pesar de los avances tecnológicos, la mayoría de los equipos de ventas todavía enfrentan situaciones en las que tienen que dedicar mucho tiempo a la entrada de datos, la gestión, la alineación de los datos de los clientes, la actualización de CRM e incluso la corrección de errores humanos relacionados con los pedidos. RPA puede soportar la mayor parte de las tareas tediosas y darle a su equipo el tiempo que necesita para dedicarlo a las tareas más valiosas: comunicarse con clientes actuales y potenciales. Esto generará muchos más ingresos no solo para cada uno de los miembros de su equipo a nivel individual, sino también para toda la empresa.

Si este es tu caso, no dudes en explorar la funcionalidad RPA de la plataforma ElectroNeek, la solución más asequible y fácil de usar del mercado. Comuníquese con ElectroNeek para obtener más información sobre cómo comenzar a automatizar su proceso de ventas y obtener sus primeros resultados tangibles en unas pocas semanas.

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