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RPA em Vendas: 6 Casos de Uso de Automação de Pipeline de Vendas

/ ~ 10 minutos de leitura

“Venda-me esta caneta.” Essa abordagem clássica provavelmente não funcionará para sua equipe de vendas se eles realmente não venderem. As estatísticas são sombrias: em média, os representantes de vendas gastam apenas 34% de suas horas de trabalho vendendo, enquanto tarefas administrativas sem valor e meticulosas ocupam a maior parte do tempo. Não seria assim se as empresas prestassem mais atenção à automação dos processos de vendas.

Neste artigo, ajudaremos os proprietários de empresas que podem não acompanhar o mundo da tecnologia em constante mudança enquanto tentam atingir a cota da equipe. Também discutiremos as áreas de implantação de automação robótica de processos (RPA) em departamentos de vendas, descreveremos seus benefícios e demonstraremos seis casos de uso de RPA em operações de vendas.

O que é RPA e o que ele pode trazer para os processos de vendas?

Como usamos o termo RPA com muita frequência ao longo do artigo, vamos começar com uma definição. A automação robótica de processos, ou RPA, é uma tecnologia que imita as ações dos humanos em sistemas de computadores usando bots. Os bots RPA são algoritmos que são “ensinados” a executar atividades específicas, principalmente tarefas mundanas, repetitivas e baseadas em regras que geralmente consomem muito tempo quando executadas manualmente.

A natureza das tarefas descritas acima dificilmente se enquadra no escopo de trabalho ao qual a equipe de vendas deve estar associada. No entanto, a realidade é um pouco diferente. O aumento da concorrência no mercado e a digitalização obrigam os gestores de vendas a estarem mais atentos às necessidades dos clientes e a estruturar o seu trabalho em todos os pontos de contato. Como resultado, há mais tarefas mundanas e repetitivas, como entrada de dados de clientes e geração de cotações.

Soluções de TI, como sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRMs), devem suportar esse fardo, mas nem sempre é possível. Nesse sentido, implementar a automação robótica de processos pode trazer vários benefícios significativos.

Melhora na Produtividade

Sejamos francos: vender é estressante para as pessoas. Se os vendedores têm algo mais a fazer, digamos, escrever propostas, preparar decks, ou inserir dados no sistema CRM, eles tendem a fazer isso em vez de fazer ligações frias. Entretanto, 40 a 60 por cento dessas atividades podem ser automatizadas à medida que o RPA socorre a equipe de vendas.

Ferramentas como o People Dashboard no ElectroNeek SaaS Orchestrator permitem analisar o tempo gasto pelos representantes de vendas em diferentes tarefas e identificar processos ineficientes que podem ser automatizados.

Cargas de trabalho otimizadas

Os bots de RPA permitem que sua equipe automatize todos os procedimentos de rotina relacionados ao trabalho com um CRM, e-mails, planilhas eletrônicas e qualquer produto SaaS. Não é exagero dizer que os bots atuam como assistentes pessoais virtuais que lidam com a parte chata do trabalho. Isto permite que as equipes de vendas prestem um serviço melhor, especialmente para projetos que exijam proatividade.

Melhor relacionamento com o cliente

RA automação robótica de processos proporciona à sua equipe a oportunidade de se concentrar na construção de relações com os clientes, deixando a papelada para os bots. Por exemplo, um bot de onboarding de clientes da ElectroNeek coleta documentos relacionados ao cliente, insere os detalhes do cliente no software de gerenciamento e agenda os próximos passos de comunicação. Ao delegar tais tarefas ao bot, os representantes de vendas podem se concentrar no trabalho de maior impacto mais abaixo no funil.

Relatórios claros

A elaboração de relatórios é um dos aspectos essenciais do processo e da gestão adequada da equipe. Infelizmente, geralmente leva muito tempo. As ferramentas de automação mantêm você informado sobre o desempenho diário de seus funcionários, o que lhe permite construir uma robusta estratégia de vendas orientada por dados, baseada em produtividade real.

Por exemplo, um bot de gerenciamento de desempenho consolida dados sobre o desempenho de uma equipe de várias fontes em um único arquivo mestre e compara os resultados com as métricas alvo.

Áreas de automação em Vendas

Atrair novos clientes é frequentemente baseado na interseção entre marketing e vendas. Embora o marketing tenha avançado muito com a automação, a produtividade em vendas ainda depende em grande parte da contribuição humana. Ainda assim, há muitas subfunções no setor de vendas que também podem ser automatizadas.

De acordo com o McKinsey Global Institute, cerca de um terço das tarefas de vendas podem ser automatizadas. A taxa mínima (13%) vai para a qualificação de liderança, onde o envolvimento humano é crucial. A maior taxa de 50% pertence aos processos de gerenciamento de pedidos quando se pode implementar o processamento automatizado de faturas e pedidos de vendas.

 6 most automatable sales processes: planning (29%), lead qualification (13%), quotation (43%), sales order processing (50%), post-sales activities (40%), supportive function (25%)

Abaixo estão alguns exemplos de tarefas repetitivas altamente passíveis de automação em cada uma das áreas-chave do fluxo de trabalho de vendas:  

  • Planejamento estratégico: Previsão, planejamento da força de trabalho, alocação de recursos e estratégias de canal.
  • Qualificação de leads: Criação de planos de ação para clientes novos e existentes, e gerenciamento de pipeline.
  • Cotação: Estabelecer cotações, soluções técnicas, negociar e preparar contratos.
  • Gestão de pedidos: Verificação de crédito, faturamento e processamento de pedidos de venda.
  • Gerenciamento pós-venda: Monitoramento regular, acompanhamento e gerenciamento de pedidos pós-venda.
  • Função de suporte: Relatórios, análise, treinamento, administração e preparação de material de vendas.

6 casos de uso de RPA em Vendas

Agora que você sabe quase tudo sobre o RPA e seus benefícios para uma equipe de vendas, vamos considerar alguns casos sobre como a RPA agrega valor às operações de vendas em diferentes empresas.

Caso de Uso #1: Gerenciamento de dados

Desafio: A equipe de vendas de um grande centro de bem-estar gasta de 40 a 60 horas mensais criando e atualizando um banco de dados com detalhes de contato de prospectos. O banco de dados inclui mais de 5000 contatos e é atualizado manualmente pela equipe de vendas de várias fontes. Como o processamento é executado manualmente, quanto maior o banco de dados, mais desafiador ele se torna para acompanhar a precisão dos dados.

Solução: Um bot RPA automatiza o processo de coleta de dados de contato, identifica as informações de contato que faltam e atualiza os dados em um sistema CRM. Ele também rastreia a web e outras fontes para encontrar informações adicionais sobre os prospectos (enriquecimento da lista de contatos).

Caso de Uso #2:  Relatório

Desafio: Uma equipe de vendas organiza a angariação de dados sobre a produtividade de 13 representantes de vendas com base em sua atividade dentro de vários canais de vendas: chamadas telefônicas, e-mails ou comunicação off-line. O líder da equipe insere os dados coletados em um sistema CRM e calcula os bônus mensais e trimestrais, dependendo da entrada individual de cada membro da equipe. Os resultados são apresentados através de gráficos e diagramas nos relatórios mensais e trimestrais. Da coleta de dados aos relatórios de construção, o processo leva de três a cinco dias úteis.

Solução: Um bot de RPA acumula automaticamente dados de todas as fontes que contêm informações sobre a atividade dos membros da equipe. Após a coleta dos dados, o bot os insere no sistema CRM, onde os bônus individuais são automaticamente calculados. O bot também cria um relatório com gráficos e diagramas comparativos sobre a produtividade de uma equipe e o envia por e-mail às partes interessadas.

Caso de Uso #3: Gerenciamento de contratos e documentos

Desafio: Em uma empresa de manufatura de médio porte, um ciclo usual de gerenciamento de contratos, que inclui preparação de documentos, procedimentos KYC, assinatura de um contrato e faturamento, leva até dois dias. Mas quando se trata de grandes negócios e clientes de grande porte, isso pode levar duas semanas.

Solução: Um assistente de bot fornece um processo de automação de pedidos de venda e gestão de contratos. Ele prepara um conjunto de documentos com base nos contatos CRM existentes, faz uma verificação de antecedentes, encaminha os documentos via e-mail com a ajuda de aplicativos virtuais de gerenciamento de contratos e marca a conclusão do processamento do contrato no sistema de venda automatizado.

Caso de Uso #4: Acompanhamentos (follow-ups)

Desafio: Um representante de vendas de uma academia de treinamento on-line de médio porte monitora diariamente as atividades das contas existentes, identificando aquelas que têm problemas de pagamento vencidos ou que não conseguiram renovar sua assinatura. Depois ela insere os dados de tais clientes em um sistema CRM como uma nova oportunidade e completa o acompanhamento. Em média, ela leva de 15 a 30 minutos por dia.

Solução: Um bot automatiza o processo de verificação do status dos clientes e a criação de uma oportunidade no CRM, e depois notifica o representante de vendas para completar o acompanhamento.

Caso de uso #5: Sítios de licitação e monitoramento de RFP

Desafio: Um representante de vendas de móveis de médio porte da empresa passa de 15 a 30 minutos monitorando ofertas abertas e RFP em vários websites. Ela baixa arquivos manualmente para o sistema quando encontra algo apropriado e inicia o processamento entre os membros da equipe.

Solução: Um bot de RPA rastreia os sites de licitação, navega nos RFPs e faz notificações sempre que as oportunidades apropriadas aparecem. O download dos arquivos também é feito automaticamente para as pastas designadas.

Caso de Uso #6: Monitoramento de preços competitivos

Desafio: Um representante de vendas de uma grande empresa varejista de roupas passa de uma a duas horas por semana navegando em vários websites para acompanhar os preços dos concorrentes. Todos os dados sobre vários itens são reunidos em uma planilha de Excel e atualizados semanalmente.

Solução: Um robô RPA é desenvolvido para navegar nos sites da concorrência e coletar dados diariamente. A coleta e a entrada de dados são totalmente automatizadas. Além disso, o bot notifica todas as partes interessadas sempre que há mudanças significativas nos preços dos concorrentes.

Deixe-os realmente vender aquela caneta

Apesar dos avanços tecnológicos, a maioria das equipes de vendas ainda se depara com situações em que têm que gastar muito tempo na entrada de dados, gerenciamento, alinhamento de dados de clientes, atualização de CRMs e até mesmo fazer correções de erros humanos relacionados a pedidos. A RPA pode assumir o peso de tarefas tediosas e fornecer à sua equipe o tempo necessário para gastar nas tarefas mais valiosas: comunicação com clientes e clientes potenciais. Isso trará muito mais receita não apenas para cada um dos membros de sua equipe em um nível individual, mas também para toda a empresa.

Se este for o seu caso, sinta-se à vontade para explorar a funcionalidade RPA da plataforma ElectroNeek, a solução mais acessível e fácil de usar no mercado. Entre em contato com a ElectroNeek para saber mais sobre como iniciar a automação do processo de vendas e obter os primeiros resultados tangíveis em algumas semanas.

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