Como o número de pacientes e os custos de saúde só crescem, é crucial fornecer o melhor atendimento aos pacientes utilizando o menor número possível de recursos. A implantação de novas tecnologias, como a automação robótica de processos, em organizações de saúde pode desempenhar um papel vital na melhoria dos processos operacionais, ao mesmo tempo em que reduz seus custos.
Neste artigo, discutiremos a aplicação da automação robótica de processos (RPA) na indústria da saúde, o que a torna uma ótima ferramenta de gestão de negócios para prestadores de serviços de saúde, e descreveremos os cinco casos de uso mais comum de RPA na área da saúde.
O que o RPA pode trazer para o setor da saúde?
A indústria da saúde está repleta de padrões, protocolos, regras e requisitos de conformidade. Estes padrões são considerados a linha de base para o atendimento de qualidade, mesmo que não estejam diretamente relacionados ao tratamento em si, mas aos processos comerciais ou ao gerenciamento de dados. Mas isso é apenas uma parte do desafio.
Um dos problemas enfrentados naturalmente por profissionais da área é que os funcionários estão envolvidos em tarefas tediosas, tais como a entrada de dados dos pacientes ou a movimentação dos mesmos através de vários sistemas. Sendo propensas a erros, essas atividades descuidadas também levam frequentemente ao tédio, e como resultado - burnout e aumento da rotatividade.
O RPA é uma tecnologia que aproveita robôs de software, ou bots, para executar tarefas repetitivas de alto volume em um ambiente digital. Dada a natureza algorítmica dos bots RPA, eles são um encaixe perfeito para cuidar de tarefas tediosas baseadas em cenários que causam entraves ao setor de saúde.
Os benefícios do RPA na área da saúde
Há três vantagens principais que a automação robótica de processos traz para as empresas da área de saúde:
Redução de tarefas administrativas manuais demoradas
A administração de novos pedidos de consulta, a triagem e admissão dos pacientes, ou o processo de faturamento podem levar muito tempo e, ao mesmo tempo, agir como atividades de baixa margem de lucro e valor. Além disso, a enorme quantidade de tarefas rotineiras de entrada e saída de dados dos pacientes em nível médico ou de enfermagem leva a menos consultas disponíveis.
Ao implementar a automação da saúde com o RPA, você coloca fluxos de trabalho enfadonhos e propensos a erros no piloto automático, imitando as tarefas que os funcionários costumavam fazer manualmente - apenas mais rápido e de maneira mais precisa. Ao delegar tais tarefas aos bots de RPA, os funcionários podem gastar mais tempo no atendimento ao paciente, e não na papelada.
Melhor conformidade
O RPA também pode ser usado para melhorar a conformidade em hospitais e outras empresas da saúde. Como os robôs de software seguem estritamente regras predefinidas e nunca esquecem nada, é possível garantir que cada processo tenha todas as etapas necessárias cumpridas.
Por exemplo, você pode facilmente garantir a conformidade do fluxo de trabalho com relação às regras temporais, como quando um teste de laboratório é realizado dentro de 24 horas após uma visita à clínica.
Melhoria da segurança dos dados
O RPA também permite que você processe dados sensíveis com segurança. Por exemplo, uma violação de conformidade comum é o acesso de funcionários não autorizados aos registros de saúde de pacientes particulares, tais como resultados de exames de sangue. Não precisa ser intencional. Muitas vezes, o motivo de tal acontecimento é a necessidade trivial de processar manualmente uma grande quantidade de dados, gerando a necessidade de mais funcionários. Ao atribuir este tipo de tarefa aos bots, você pode processar os registros de saúde sem a necessidade de que os funcionários tenham acesso a eles.
5 casos de uso de RPA na Saúde
Vamos analisar mais a fundo quais tarefas são melhor executadas pelos robôs de software na área da saúde.
Caso de uso nº 1: Agendamento de consultas
A marcação de uma consulta com um médico em muitas clínicas é feito de por plataformas on-line. Entretanto, o processamento dessas marcações muitas vezes continua sendo uma tarefa manual. Agora imagine dezenas de marcações marcadas para as próximas semanas, algumas delas já estão canceladas ou atualizadas, e há apenas um administrador para tratar de todas as solicitações recebidas.
Além disso, a marcação de consultas deve ser precisa em termos de uma correspondência entre um médico disponível e um paciente. Se um médico tiver que tirar alguns dias de folga por algum motivo, há um desafio adicional para o administrativo com o reagendamento das marcações agendadas nesses dias.
Solução: Com a ajuda dos bots de RPA, você pode gerenciar automaticamente os pedidos de consultas do paciente: agendar, atualizar ou cancelar, se necessário. O fluxo de trabalho automatizado pode ser assim:
- Um bot de RPA oferece vagas de consulta a um paciente de acordo com suas necessidades e com a disponibilidade de um médico.
- Uma vez que o paciente tenha marcado uma consulta, o bot marca no banco de dados e remove esse espaço de consulta.
- O bot também notifica o paciente via e-mail, confirmando os detalhes da consulta.
Caso de uso nº 2: Faturamento
Faturamento médico, pagamentos e processamento de reclamações de seguro são fluxos de trabalho altamente repetitivos, o que os torna candidatos perfeitos para automação. Não apenas consomem tempo se feitos manualmente, mas também são propensos a erros. Uma vez que os erros se acumulam no sistema, eles podem interromper o fluxo de atividades mais importantes.
Solução: Você pode usar um bot construído especificamente para que trate automaticamente dos processos de faturamento de acordo com os serviços oferecidos aos clientes. O fluxo de trabalho automatizado pode ser assim:
- Um bot RPA reconhece os detalhes de pagamento usando o reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
- Em seguida, ele faz logon no sistema contábil e insere dados nos campos relevantes do sistema.
- Assim que a fatura é criada e registrada no sistema, o bot a envia por e-mail a um paciente.
- Se houver um atraso no pagamento, o bot também pode enviar um lembrete personalizado ao paciente e criar um relatório sobre os lembretes enviados com o status de pagamento atual para um gerente financeiro.
Caso de uso nº 3: Instruções de alta
Sempre que os pacientes têm alta do hospital após o tratamento, eles precisam seguir um regime pós-medicação e de saúde. No entanto, alguns pacientes podem esquecer os detalhes ou perder a data em que precisam fazer um procedimento específico.
Solução: O uso de bots da RPA pode trazer valor agregado às instruções de alta e à experiência geral do paciente:
- O bot envia por e-mail a um paciente as diretrizes de alta e pós-medicação.
- De acordo com o plano de recuperação, o bot envia notificações oportunas para informar o paciente sobre o cronograma, as consultas e os testes necessários.
Caso de uso nº 4: Auditorias
Uma auditoria é uma rotina inevitável em qualquer empresa da saúde. Ela é executada periodicamente e pode variar desde a eficiência do serviço aos pacientes até verificações de segurança do processo.
Solução: Os bots de RPA podem ser úteis no registro de dados e na geração de relatórios. Por exemplo, eles podem fazer o seguinte:
- Enviar pesquisas e processar seus resultados.
- Automatizar as atividades de coleta de provas de auditoria.
- Integrar dados de múltiplos arquivos e sistemas em um único relatório.
- Realizar verificações básicas de auditoria em planilhas eletrônicas.
Caso de uso nº 5: Verificações de conformidade
Além das exigências internas de conformidade, os prestadores de serviços de saúde enfrentam exigências para lidar com auditorias externas. Às vezes, essas exigências podem pegar os funcionários desprevenidos.
Solução: O RPA assegura que todas as etapas do processo sejam rastreáveis, estritamente documentadas e bem organizadas em logs estruturados.
- Eliminar ou reduzir o demorado processo de coleta, compilação e limpeza de grandes quantidades de informações.
- Conduzir auditorias internas pré-conformidade para identificar processos não-conformes.
- Extrair dados de trilhas de auditoria a qualquer momento.
Para resumir
Iniciar a transformação digital automatizando tarefas de rotina pode ajudar as instituições médicas a aumentar dez vezes a produtividade. Considere otimizar seu fluxo de trabalho adicionando robôs programados como uma "força de trabalho digital" - serão os robôs que preencherão os formulários, gerenciarão os relatórios e transferirão os dados entre os vários sistemas e interfaces.
A Plataforma RPA ElectroNeek é uma das mais acessíveis e ao mesmo tempo rica em recursos do mercado de automação. Com a ajuda da plataforma da ElectroNeek, você começará rapidamente sua jornada de automação na área da saúde e criará um número ilimitado de robôs de software que cobrirão todas as tarefas repetitivas do fluxo de trabalho de sua empresa. Você pode testar a plataforma da ElectroNeek inscrevendo-se para uma demonstração gratuita.