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¿Qué es Descubrimiento de Procesos y por qué lo necesitan sus Clientes?

/ ~ 10 minutos de lectura

Introducción

En los últimos años, la RPA ha ganado popularidad y es reconocida por aumentar significativamente la productividad y los beneficios. Un informe de Ernst & Young señala que entre el 30% y el 50% de los proyectos de RPA en fase inicial fracasan debido a diversos riesgos imprevistos. Aquí es donde el descubrimiento del proceso desempeña un papel fundamental.

El descubrimiento de procesos ayuda a los proveedores de servicios de RPA a reconocer los procesos principales que están listos para ser automatizados ahora o en el futuro, registrando todas las actividades relacionadas con los datos, el personal y la tecnología para comprender la necesidad de automatización. Es la función más vital para automatizar con éxito cualquier proceso.

Un buen ejemplo puede ser una empresa multinacional que utilice bots para los procesos financieros y contables. Los auditores señalan que las cuentas materiales no se declararon el pasado trimestre, ya que el conjunto de normas introducidas en los bots condujo incorrectamente a estos problemas. La detección de procesos puede garantizar esencialmente que no se produzcan esos errores.

Las ventajas del descubrimiento de procesos residen en la visualización de cada detalle en profundidad, en lugar de limitarse a utilizar a los expertos, para garantizar que no se pierda ninguna oportunidad potencial para los proveedores de servicios de RPA. El descubrimiento de procesos elimina cualquier conjetura, haciendo que las transiciones de automatización sean fluidas, lo que lleva a un mayor retorno de la inversión y a un mayor ahorro al localizar los mejores procesos para automatizar para los MSP. Así que el descubrimiento de procesos y la automatización van de la mano. Profundicemos en lo que está en juego.


Qué es Descubrimiento de Procesos

El descubrimiento de procesos es un conjunto de herramientas utilizadas para determinar, mapear y analizar los flujos de trabajo en una empresa. Emplea tanto el aprendizaje automático como la inteligencia artificial para registrar todas las posibles variaciones del proceso y ofrece sugerencias de automatización. Además, el descubrimiento de procesos ayuda a diseñar los flujos de trabajo y a implantar la automatización de forma rápida y eficaz.

La técnica de descubrimiento de procesos representa los procesos empresariales existentes y las diferentes variaciones. Proporciona la siguiente información:

  • Cómo se realiza el trabajo manualmente.
  • Documentación de todos los procedimientos.
  • Utilización del sistema tecnológico actual para ayudar a todos los procesos.

Una de las herramientas más conocidas en el descubrimiento de procesos es la minería de procesos; ambas tecnologías ayudan a generar información valiosa sobre el rendimiento y la mejora de los procesos empresariales. A menudo se piensa que estas dos técnicas son lo mismo, pero tienen claras diferencias.

La minería de procesos analiza a partir de los registros de eventos, mientras que el descubrimiento de procesos cuenta con un método de IA para comprender los elementos humanos y robóticos de los flujos de trabajo. Además, la extracción de procesos necesita una conexión con los sistemas de fondo, a diferencia del descubrimiento de procesos.

El descubrimiento de procesos garantiza que las partes interesadas puedan localizar los datos necesarios para derivar un plan de acción a partir de los conocimientos. Esta estrategia aumenta la transparencia a nivel de procesos y organización y mejora la gestión del rendimiento. Algunas de las principales ventajas son:

  • Observar todos los procesos de prestación de servicios de RPA para garantizar la escalabilidad y una menor intervención manual.
  • Analizar de forma transparente los procesos con precisión.
  • Identificar los procesos ineficientes que necesitan ser automatizados.
  • Seguimiento y medición de las mejoras realizadas.
  • Facilitar el cumplimiento de la normativa, junto con el acceso a una pista de auditoría completa.

Cómo funciona el Descubrimiento de Procesos

Como es evidente, el descubrimiento del proceso es un elemento integral para garantizar el éxito de la automatización. En un nivel básico, estas herramientas permiten a las organizaciones comprender la estructura y el proceso de las operaciones diarias. Es un proceso ordenado, que va de arriba a abajo con un análisis en profundidad para medir las mejoras. En esencia, es un plan global de todos los procesos de una organización.

El descubrimiento de procesos utiliza la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para procesar y analizar cuestiones profundas de eficiencia y ejecución. Después de visualizar todo el flujo de un proceso, se puede responder a preguntas cruciales para desgranar la eficiencia de un sistema y qué pasos son aptos para la automatización.

Los algoritmos avanzados ayudan a las herramientas de descubrimiento de procesos, recopilan y analizan los datos de los procedimientos existentes y se centran en derivar flujos de trabajo de automatización que luego pueden trasladarse a una herramienta de automatización completa para maximizar la productividad.

Cómo Funcionan Conjuntamente RPA y el Descubrimiento de Procesos

Para las empresas que no tienen experiencia en la automatización, el descubrimiento de procesos actúa como el núcleo de sus iniciativas de RPA. Al hacerlo, las empresas sólo pueden automatizar los procesos que pueden beneficiar al negocio y aumentar el retorno de la inversión. Si una organización tiene experiencia previa en la automatización manteniendo prácticas de descubrimiento de procesos, puede ejecutar las funciones que desea automatizar sin problemas.

El descubrimiento de procesos reduce el camino que debe recorrer la RPA, garantizando la identificación de estrategias eficientes y oportunidades de automatización. Analiza las deficiencias de productividad y optimiza los procesos empresariales automatizados para garantizar el máximo nivel de automatización y sostenibilidad al menor coste posible. Por lo tanto, el descubrimiento del proceso es vital para el éxito de la implementación de RPA.

Además, el análisis a través de herramientas de descubrimiento de procesos puede garantizar que se desvíe el flujo de trabajo del fracaso una vez que esté totalmente automatizado. La RPA requiere tareas estándar y repetibles centradas en los datos para ser eficiente. Por lo tanto, garantizar el éxito del despliegue es vital. Encontrar los procesos adecuados para automatizar es una tarea gratificante. Es bastante costoso automatizar los procedimientos incorrectos, que ofrecen un mal rendimiento y agotan los recursos.

La relación entre el descubrimiento de procesos y la RPA se complementa, apoya y garantiza el éxito. Algunas de las principales ventajas son:

  • Proporcionar visualizaciones precisas de todos los procesos de una empresa relacionados con los criterios establecidos.
  • Describir e identificar los procesos más apropiados para que la RPA los realice con el fin de lograr mayores niveles de eficiencia.
  • Determinar la mejor manera de lograr una mayor productividad.
  • Analizar el alcance de los procesos que deben automatizarse en una empresa.

Casos de uso del Descubrimiento de Procesos 

Algunos de los casos de uso para el descubrimiento de procesos son:

Tiempo del ciclo de ventas: Reducir el tiempo del ciclo de ventas descubriendo los problemas subyacentes y resolviéndolos rápidamente. Las herramientas de descubrimiento de procesos pueden analizar los ciclos de ventas automatizados para garantizar un mejor uso de los recursos y tomar decisiones bien informadas sobre la mejora de cada proceso. De este modo, se incrementan los valores de las métricas clave y se añaden a los beneficios generales de una empresa. Una estrategia de este tipo es vital para las empresas B2B, cuya larga duración del ciclo puede introducir oportunidades para que sus competidores ganen cuota de mercado.

Entrega a tiempo: Ofrecer una alta satisfacción al cliente reduciendo los retrasos en las entregas. El descubrimiento del proceso aumenta las entregas a tiempo, ya que el motivo de la demora en la entrega está esbozado, lo que facilita su rápida resolución. Cuando se toman procesos automatizados con altos volúmenes de tickets de servicio, las herramientas de entrega de procesos identifican las ineficiencias en el flujo de trabajo para garantizar que no se pierda tiempo. Esto ayuda a que estos procesos automatizados se entreguen con mayor rapidez y apliquen estrategias para evitar la pérdida de tiempo.

Mayor transparencia: las empresas pueden visualizar las ineficiencias en la ejecución y el diseño de los procesos para asegurarse de que se automatizan los procesos adecuados a bajo coste. Gracias a las herramientas de descubrimiento de procesos, las empresas pueden aumentar la transparencia de todo su servicio de atención al cliente, lo que permite optimizar la asistencia al cliente de forma rentable.

Optimización del proceso: Uno de los problemas a los que se enfrentan la mayoría de las empresas son los problemas inesperados en la RPA que surgen al tener numerosas excepciones. Un proceso puede tener muchas variaciones, pero no es práctico automatizar todas las variaciones presentes. Es fundamental centrarse sólo en las variables compartidas. Por lo tanto, cuantas más variaciones tengan que realizar los robots, más caro será. Aquí es donde entra en juego el descubrimiento de procesos para visualizar cuántas excepciones hay en un proceso determinado y las causas subyacentes. La herramienta también puede reducir el número de variaciones y nos permite ver dónde hay que automatizar, garantizando la optimización de todo el proceso en cuestión.

Recursos de Descubrimiento de Procesos de ElectroNeek

El ecosistema de ElectroNeek ofrece una amplia gama de herramientas, como IDE, orquestación, despliegue de bots y análisis avanzados. El descubrimiento de procesos entra en la categoría de análisis de la productividad y ofrece numerosas ventajas.

Gracias a las herramientas de análisis de productividad de ElectroNeek, su empresa puede hacer un seguimiento del número de aplicaciones utilizadas, de las aplicaciones más y menos utilizadas, así como de los sitios que consumen el tiempo del personal. Además, se puede identificar el tiempo pasivo y activo del personal, como las horas medias de inicio y finalización, lo que facilita la aplicación de la automatización.

Además, las herramientas pueden trazar la dinámica de la rotación de cada día frente al tiempo potencialmente productivo que se invierte diariamente, orientando las estrategias que deben aplicarse para alcanzar mayores niveles de productividad.

Por lo tanto, se traduce en una mayor eficiencia a la hora de elegir los procesos adecuados para automatizar y analizar las mejoras.

Las principales ventajas que ofrece ElectroNeek son:

  • Precisión y relevancia del análisis: Obtención de resultados y estadísticas precisas de las actividades del equipo en tiempo real de forma constante.
  • Eficiencia de costes: Las herramientas avanzadas internalizan las tareas de medición de la productividad, reduciendo el gasto y el tiempo de externalización.
  • Aceleración y simplificación del proceso: El análisis automatizado de la productividad reduce la carga de trabajo manual y acorta el tiempo necesario para ocuparse del análisis del rendimiento.

Conclusión 

La información anterior demuestra que el descubrimiento de procesos es un aspecto esencial para el éxito de la RPA. Las herramientas de ElectroNeek están integradas con la mejor tecnología disponible. Abordan muchos problemas de medición manual en relación con la eficiencia y la dotación de personal. Además, la plataforma ofrece herramientas analíticas de última generación para examinar el rendimiento de los equipos y qué procesos deben agilizarse para mejorar la productividad.

Más de 100 empresas de los sectores de la banca, los seguros, la contabilidad, el petróleo y el gas ya han cosechado los beneficios de las capacidades de descubrimiento de procesos de ElectroNeek. Si está interesado en obtener más información, póngase en contacto con nosotros.

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