Calculando ROI em projetos de RPA: Um guia passo a passo

Estimar o retorno do investimento (ROI) para a automação robótica de processos sempre foi uma luta, pois os custos e ganhos não são simples, e você tem que prestar contas de coisas que não parecem nem mesmo contabilizáveis. Mas não há nada que não se dê um jeito. Vamos calcular o ROI passo a passo juntos e olhar alguns exemplos da vida real.

Começaremos com o planejamento da automação e depois passaremos ao Valor dos Ganhos de Tempo e cálculo do ROI. Este ebook é um passo a passo para o cálculo mais preciso do ROI possível.

Passo 1: Defina seus objetivos de automação

Antes de implementar a automação robótica de processos (RPA), você precisa formular uma visão clara de onde você quer chegar quando terminar. Responda a estas perguntas:

1) Quais metas comerciais você pretende atingir? 

2) Elas estão de acordo com sua estratégia geral?

3) Quais processos você precisa automatizar?

4) Que resultados você está esperando?

Respostas claras o ajudarão a escolher uma ferramenta RPA, delinear o escopo, obter a adesão das partes interessadas e estabelecer os fundamentos de seu plano de automação. Caso contrário, se você implementar o RPA apenas por implementar o RPA, não há necessidade de calcular o ROI, já que não há processo claro definido.

Passo 2: Esboçar o escopo das tarefas de automação

Imaginemos que você tenha decidido melhorar a experiência do cliente, aumentando a eficiência de sua equipe. Vale a pena se considerar o RPA como ferramenta, pois pode liberar os funcionários de seu cliente de tarefas rotineiras e deixá-los passar mais tempo com processos criativos e que exigem raciocínio crítico. Há duas abordagens que você pode adotar: 

• Você pode pilotar o RPA para um determinado processo (por exemplo, entrada manual de dados do cliente) e calcular seu ROI com base nas horas economizadas pelo funcionário. Neste caso, você será capaz de estimar o retorno do investimento do RPA quase imediatamente.
• Você pode pilotar o RPA para um conjunto de processos relacionados a uma determinada função comercial (por exemplo, reserva e gerenciamento de transações). Neste caso, você precisará calcular o ROI do RPA a longo prazo.

Muito provavelmente, a primeira abordagem se transformará mais cedo ou mais tarde na segunda, pois o número de casos de negócios isolados é limitado, e para continuar otimizando você precisará fundi-los em um sistema com alguns KPIs de nível superior.

Após escolher sua abordagem, você precisará escolher os processos para automatizar. Note que nem todas as tarefas podem ser automatizadas com o RPA. Aqui estão os requisitos:

1. As tarefas são baseadas em regras

Os processos comerciais que você vai automatizar devem ser claramente definidos e baseados em regras. Se há muitas decisões humanas e exceções às regras, a implementação do RPA não é viável.

2. As tarefas são mundanas e demoradas.

Quanto mais tempo uma tarefa leva, maior será o ROI que você obterá do RPA. Em nossa experiência, se é mais de uma hora de trabalho manual intenso por dia, então vale a pena considerar uma solução de RPA. Se uma tarefa leva menos tempo, você ainda pode delegá-la a bots, mas o ROI para esse projeto de RPA não será tão impressionante.

3. Os dados são legíveis

Embora o RPA seja uma tecnologia não invasiva que roda em quase todas as aplicações, bancos de dados e até textos manuscritos, os dados processados devem ser reconhecíveis e digitalizados. A boa notícia é que a maioria das plataformas RPA modernas, como a ElectroNeek, pode reconhecer imagens e documentos digitalizados através da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e elementos de IA.

4. Os dados são padronizados e estruturados

O processamento de dados pode ser automatizado se tiver uma estrutura e houver categorias ou tipos claramente definidos que possam ser pesquisados. Assim, textos e números que um bot RPA encontra em campos específicos podem acionar ações específicas: da mesma forma, a data de vencimento do pagamento excedeu → envie um alerta. Se os dados no campo dado estiverem no formato errado, por exemplo, áudio ou vídeo, tal processamento não poderá ser executado.

Passo 3: Estabelecer métricas e KPIs de sucesso

Agora que você delineou o escopo de seu projeto de automação, você precisa determinar os resultados desejados e torná-los tangíveis, escolhendo métricas e definindo KPIs. Com base em dados de múltiplas pesquisas e relatórios (incluindo Everest Group Report, PWC e a London School of Economics), há pelo menos quatro resultados quantitativos da implementação do RPA:

A que você deve aspirar em termos de cálculo do ROI para o RPA? De acordo com as pesquisas mencionadas acima, o ROI para o RPA pode chegar a 300%, mas depende de qual abordagem você adota logo no início: otimizar processos de negócios autônomos ou implementar um programa de automação massivo. Eis o que Leslie Willcocks, professor de tecnologia, trabalho e globalização na London School of Economics, tem a dizer sobre isto:

"O maior benefício que encontramos nos 16 estudos de caso que empreendemos é um retorno do investimento que varia entre 30 e até 200 por cento no primeiro ano. Mas é errado olhar apenas para os ganhos financeiros a curto prazo - especialmente se estes forem simplesmente resultado da economia de mão-de-obra. Essa abordagem não faz justiça ao poder do software porque há múltiplos benefícios comerciais".

Mais em: Histórias de Successo da Implementação de RPA

Além dos resultados quantitativos, vários benefícios "leves" do RPA também devem ser considerados.

1. Experiência do cliente

Redução do tempo de ciclo e melhoria do SLA podem influenciar a satisfação interna/externa do cliente. Uma das maneiras de medir o impacto é realizar uma pesquisa com o cliente antes e depois da automação. 

2. Moral dos funcionários 

A automação manual de tarefas significa menos rotação devido à queima e mais "tempo de qualidade" para seus funcionários que podem contribuir para as tarefas que geram valor. O impacto pode ser medido pela execução de pesquisas de satisfação dos funcionários (por exemplo, eNPS). Você também pode contar o número de novas iniciativas estratégicas que aparecem após a implementação do RPA.

3. Agilidade dos negócios

Os bots de RPA são ajustáveis e podem funcionar eficientemente a qualquer hora e em qualquer horário, mesmo 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isto significa um serviço ao cliente mais oportuno e eficiente e menos oportunidades de receita perdidas. Para medir o impacto, você pode contar o número de leads de vendas gerados e processados antes e depois da automação.

4. Eliminação do tempo ocioso

A continuidade dos negócios é vital. O RPA permite que as empresas trabalhem sem tempo parado, eliminando a dependência humana. Esta métrica pode ser medida pela avaliação do impacto potencial do tempo de inatividade, por exemplo, no tráfego ou nas vendas, que pode ser evitado com a RPA.

Passo 4: Estimar o valor dos ganhos de tempo

Um dos erros comuns no cálculo do ROI para projetos RPA é aplicar a fórmula onde o ROI é expresso como a diferença entre o custo dos processos executados pelos funcionários e os custos dos processos executados pelos bots. Vamos lhe contar um segredo: isso não é ROI.

A questão é que, além da economia direta de tempo e custo de mão-de-obra, o retorno do investimento em projetos RPA consiste em alguns outros componentes significativos. É por isso que é melhor nomear esta diferença como o Valor dos Ganhos de Tempo (VTG). 

O cálculo do VTG é o primeiro passo essencial para avaliar o ROI. Aqui está a fórmula:

VTG = (EC - AC)/AC x 100%

EC = Custos dos processos executados pelos funcionários.

AC = Custos dos processos executados por bots.

EC, ou Custo dos funcionários: Custo de processos executados por funcionários

A folha de pagamento é a primeira coisa que nos vem à mente quando pensamos nos custos relacionados aos funcionários. Na realidade, eles incluem um monte de despesas diretas e indiretas.

Estimar todas essas despesas é o que realmente torna o cálculo do ROI para o RPA tão difícil. É por isso que a melhor prática não é esperar um valor preciso, mas entender o intervalo possível. A propósito, tal estimativa pode já ter sido feita por seu departamento de RH ou finanças.

Se seus funcionários passam todo o tempo realizando a tarefa que você deseja automatizar, então isso representará todo o EC. Entretanto, na maioria dos casos, um funcionário executa a tarefa que você deseja automatizar apenas parte do tempo. Por exemplo, um contador pode gastar 30% de suas horas diárias de trabalho no processamento de faturas, o que é 0,3 FTE (equivalente em tempo integral). É por isso que vamos precisar da taxa de FTE como coeficiente para calcular o EC com precisão:

EC = (Direto + Indireto + Despesas diversas) x Coeficiente de FTE

AC, ou Custos de Automação: Custos de processos executados por bots

Os custos relacionados à automação (custos RPA) também não são simples, e há também despesas diretas e indiretas:

Semelhante ao EC, a fórmula para calcular AC é a seguinte: 

AC = (Despesas diretas + indiretas) x Coeficiente FTE

Calculando o VTG como parte do ROI: Caso de uso

Abaixo, você pode ver um caso de uso real de cálculo de VTG para um projeto de RPA no setor bancário.

Um funcionário bancário costumava gastar 15 minutos no processamento de pedidos de empréstimo: revisão dos documentos dos candidatos e coleta de dados dos sistemas de pontuação. A tarefa era repetida cerca de 20 vezes por dia, e levava 5 horas, ou 0,6 FTE. Um fornecedor da RPA criou um bot que executava o processamento do pedido de empréstimo em 3 minutos, o que era 5 vezes mais rápido e equivalia a 0,12 FTE. 

Aqui está o cálculo do VTG para o primeiro e o segundo ano de automação do processo:

Notas: Os custos anuais relacionados aos funcionários incluem um salário médio, pagamentos de impostos e previdência social, e despesas trabalhistas diversas. Os custos relacionados à automação incluem a média de software, serviços e custos de manutenção de um pacote de usuário. Os custos de serviço são pagos uma vez na implementação, portanto são zero para o 2° ano.

VTG = (EC - AC)/AC x 100%

Durante o 1º ano:

VTG = ((70.000 x 0,6 - 35.000 x 0,12)/35.000 x 0,12) X 100% = 900%

Para o 2º ano:

VTG = ((70.000 x 0,6 - 25.000 x 0,12)/35.000 x 0,12) X 100% = 2.233%

Passo 5: Calcular o ROI para o RPA

Como já mencionamos, o retorno do investimento em projetos de RPA consiste em uma série de componentes significativos. Voltando aos benefícios qualitativos no passo 3, além da economia de custos de mão-de-obra, há também economia de tempo e eliminação de erros. 

É por isso que faz sentido acrescentar mais dois componentes à fórmula ROI de RPA:

1. Valor da aceleração do processo

Por exemplo, a implementação de RPA pode reduzir o processo de embarque do cliente no setor bancário de 7 para 2 dias. Dependendo do tamanho do negócio, pode trazer centenas de milhares de dólares de lucro.

2. Valor da redução de erros

A automação robótica de processos pode economizar vários milhões de dólares para empresas com altos volumes de processamento manual ou altos níveis de risco de erro.

Levando em conta estes componentes, a fórmula correta para o ROI da RPA seria a seguinte:

RPA ROI = [(VTG*AC + Valor da aceleração do processo + Valor da redução de erro) - AC]/AC x 100%

Se voltarmos ao exemplo de cálculo acima, o valor da aceleração do processo poderia ser a diferença entre o número médio de empréstimos aprovados antes e depois da automação, multiplicado pela taxa média anual de empréstimo. Sejamos conservadores e digamos que é de US$ 100.000 por ano.

Podemos obter o valor da redução do erro tomando a receita perdida incorrida por um cliente que não corresponde aos critérios do empréstimo e rescindindo o contrato no primeiro ano. Que seja de US$ 20.000. Então, o cálculo final do ROI será:

ROI para seu projeto RPA: Como a ElectroNeek pode ajudar

O cálculo do ROI de RPA pode parecer uma tarefa impossível, mas se você escolher cuidadosamente seus critérios e ligar os números de acordo com as fórmulas corretas, isso pode ser feito. Se você tiver dúvidas ou perguntas, assine para uma sessão de demonstração gratuita com um especialista em automação da ElectroNeek. Iremos arregaçar as mangas para avaliar suas tarefas conjuntamente. Além disso, você receberá acesso à nossa sofisticada Calculadora de ROI, para poder fazer cálculos em um piscar de olhos.