Dado que el número de pacientes y los costos de la atención médica siguen aumentando, es fundamental brindar la mejor atención a los pacientes utilizando la menor cantidad de recursos posible. La implementación de nuevas tecnologías, como la automatización robótica de procesos en las organizaciones de atención médica, puede desempeñar un papel vital en la mejora de los procesos operativos al tiempo que reduce sus costos.
En este artículo, analizaremos la aplicación de la automatización robótica de procesos (RPA) en la industria de la salud, lo que la convierte en una excelente herramienta de gestión empresarial para los proveedores de atención médica, y describiremos los cinco casos de uso de RPA más comunes en la industria de la salud.
¿Qué puede aportar la RPA al sector sanitario?
La industria de la salud está repleta de estándares, protocolos, reglas y requisitos de cumplimiento. Estos estándares se consideran la línea de base para la calidad del servicio, aunque no estén directamente relacionados con el tratamiento en sí, sino con los procesos comerciales o la gestión de datos. Pero eso es sólo una parte del desafío.
Uno de los problemas que enfrentan naturalmente los profesionales en el campo es que los empleados están involucrados en tareas tediosas, como ingresar datos de pacientes o mover pacientes a través de varios sistemas. Al ser propensas a errores, estas actividades descuidadas también a menudo conducen al aburrimiento y, como resultado, al agotamiento y al aumento de la rotación.
RPA es una tecnología que aprovecha los robots de software, o bots, para realizar tareas repetitivas de gran volumen en un entorno digital. Dada la naturaleza algorítmica de los bots RPA, son perfectos para encargarse de las tediosas tareas basadas en escenarios que obstaculizan la industria de la salud.
Los beneficios de RPA en el cuidado de la salud
Hay tres beneficios clave que la automatización robótica de procesos brinda a las empresas de atención médica:
Reducción de tareas administrativas manuales que consumen mucho tiempo
La administración de las solicitudes de nuevas citas, el cribado y la admisión de pacientes, o el proceso de facturación pueden llevar mucho tiempo y, al mismo tiempo, actuar como actividades de bajo margen y bajo valor. Además, la enorme cantidad de tareas rutinarias de introducción y salida de datos de los pacientes a nivel médico o de enfermería hace que haya menos citas disponibles.
Al implementar la automatización de la salud con RPA, pone los flujos de trabajo tediosos y propensos a errores en piloto automático al imitar las tareas que los empleados solían hacer manualmente, solo que más rápido y con mayor precisión. Al delegar tales tareas a los bots RPA, los empleados pueden dedicar más tiempo a la atención del paciente que al papeleo.
Cumplimiento mejorado
RPA también se puede utilizar para mejorar el cumplimiento en hospitales y otras organizaciones de atención médica. Como los robots de software siguen estrictamente las reglas predefinidas y nunca olvidan nada, es posible garantizar que cada proceso cumpla con todos los pasos necesarios.
Por ejemplo, puede garantizar fácilmente el cumplimiento del flujo de trabajo con las reglas de tiempo, como cuando se realiza una prueba de laboratorio dentro de las 24 horas posteriores a una visita a la clínica.
Seguridad de datos mejorada
RPA también le permite procesar datos confidenciales de forma segura. Por ejemplo, una infracción de cumplimiento común es el acceso no autorizado de empleados a registros de salud privados de pacientes, como resultados de análisis de sangre. No tiene que ser intencional. A menudo, el motivo de tal evento es la necesidad trivial de procesar manualmente una gran cantidad de datos, lo que genera la necesidad de más empleados. Al asignar este tipo de tareas a los bots, puede procesar registros de salud sin necesidad de que los empleados tengan acceso a ellos.
5 Casos de uso de RPA para el cuidado de la Salud
Echemos un vistazo más de cerca a las tareas que mejor realizan los robots de software para el cuidado de la salud.
Caso de uso n.º 1: Programación de citas
La programación de una cita con un médico en muchas clínicas se realiza a través de plataformas en línea. Sin embargo, el procesamiento de estas etiquetas a menudo sigue siendo una tarea manual. Ahora imagine docenas de citas programadas para las próximas semanas, algunas de ellas ya están canceladas o actualizadas, y solo hay un administrador para manejar todas las solicitudes entrantes.
Además, la programación de citas debe ser precisa en términos de coincidencia entre un médico disponible y un paciente. Si un médico tiene que tomarse unos días libres por algún motivo, existe un desafío adicional para el personal administrativo con la reprogramación de las citas programadas para esos días.
Solución: con la ayuda de los bots RPA, puede administrar automáticamente las solicitudes de citas de los pacientes: programar, actualizar o cancelar si es necesario. El flujo de trabajo automatizado podría verse así:
- Un bot RPA ofrece espacios para citas a un paciente de acuerdo con sus necesidades y la disponibilidad de un médico.
- Una vez que el paciente ha reservado una cita, el bot ingresa a la base de datos y elimina ese espacio de cita.
- El bot también notifica al paciente por correo electrónico, confirmando los detalles de la cita.
Caso de uso n.° 2: Facturación
La facturación médica, los pagos y el procesamiento de reclamos de seguros son flujos de trabajo altamente repetitivos, lo que los convierte en candidatos perfectos para la automatización. No solo consumen mucho tiempo si se realizan manualmente, sino que también son propensos a errores. Una vez que los errores se acumulan en el sistema, pueden interrumpir el flujo de actividades más importantes.
Solución: puede usar un bot creado específicamente para manejar automáticamente los procesos de facturación de acuerdo con los servicios ofrecidos a los clientes. El flujo de trabajo automatizado podría verse así:
- Un bot RPA reconoce los detalles de pago mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
- Luego inicia sesión en el sistema de contabilidad e ingresa los datos en los campos relevantes del sistema.
- Una vez que la factura se crea y se registra en el sistema, el bot la envía por correo electrónico a un paciente.
- Si hay un retraso en el pago, el bot también puede enviar un recordatorio personalizado al paciente y crear un informe sobre los recordatorios enviados con el estado de pago actual a un administrador financiero.
Caso de uso n.° 3: Instrucciones de alta
Siempre que los pacientes son dados de alta del hospital después del tratamiento, deben seguir un régimen de salud y posterior a la medicación. Sin embargo, algunos pacientes pueden olvidar los detalles o perder la fecha en que deben realizarse un procedimiento específico.
Solución: el uso de bots RPA puede agregar valor a las instrucciones de alta y la experiencia general del paciente:
- El bot envía un correo electrónico al paciente con las pautas de alta y posmedicación.
- Según el plan de recuperación, el bot envía notificaciones oportunas para informar al paciente sobre el cronograma, las citas y las pruebas requeridas.
Caso de uso #4: Auditorías
Una auditoría es una rutina inevitable en cualquier empresa de atención médica. Se realiza periódicamente y puede abarcar desde la eficiencia del servicio al paciente hasta controles de seguridad del proceso.
Solución: los bots RPA pueden ser útiles para el registro y la generación de informes de datos. Por ejemplo, pueden hacer lo siguiente:
- Enviar encuestas y procesar sus resultados.
- Automatice las actividades de recopilación de evidencia de auditoría.
- Integre datos de múltiples archivos y sistemas en un solo informe.
- Realice comprobaciones de auditoría básicas en hojas de cálculo electrónicas.
Caso de uso n.º 5: verificaciones de cumplimiento
Además de los requisitos de cumplimiento internos, los proveedores de atención médica enfrentan requisitos para manejar auditorías externas. A veces, estas demandas pueden tomar a los empleados con la guardia baja.
Solución: RPA garantiza que todos los pasos del proceso sean rastreables, estrictamente documentados y bien organizados en registros estructurados.
- Elimine o reduzca el lento proceso de recopilación, compilación y limpieza de grandes cantidades de información.
- Llevar a cabo auditorías internas de cumplimiento previo para identificar los procesos que no cumplen.
- Extraiga datos de registros de auditoría en cualquier momento.
Para resumir
Iniciar la transformación digital mediante la automatización de tareas rutinarias puede ayudar a las instituciones médicas a multiplicar por diez la productividad. Considere optimizar su flujo de trabajo agregando robots programados como una "fuerza de trabajo digital": serán los robots los que completarán formularios, administrarán informes y transferirán datos entre los diversos sistemas e interfaces.
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