Los bufetes de abogados que realizan manualmente procedimientos mundanos y repetitivos enfrentan desafíos cada vez mayores. Según la Asociación Internacional de Abogados, aproximadamente 1 de cada 5 abogados menores de 40 años está considerando dejar la profesión legal en los próximos cinco años, lo que podría significar una escasez de abogados a largo plazo.
La escasez de abogados es un problema en los Estados Unidos. El problema se ha salido tanto de control que los representantes estatales en Dakota del Sur están considerando una ley para eliminar el “bar examen” de requisito para los abogados en ejercicio y, en su lugar, exigir 1,000 horas de experiencia en derecho real, en parte debido a la naturaleza rigurosa del examen.
Se espera que los abogados completen una cierta cantidad de horas facturables por año. Esto no incluye el tiempo no facturable dedicado al desarrollo de negocios y marketing, que puede estar más fuera de alcance si una empresa no cuenta con suficiente personal.
El costo de largas horas de trabajo, productividad reducida, errores costosos y menos tiempo para los clientes creados por estas tareas mundanas dan lugar a la necesidad de tecnología de próxima generación, como la automatización robótica de procesos (RPA).
En un bufete de abogados, el RPA eliminaría la necesidad de que los asistentes legales y los abogados dediquen tiempo a tareas mundanas que podrían ejecutarse de manera más eficiente. Al aprovechar los bots RPA para estas tareas, los abogados y asistentes legales pueden centrar sus esfuerzos en los problemas legales de sus clientes.
¿Cuáles son los beneficios de RPA?
Si bien la automatización del flujo de trabajo tiene muchos beneficios, la ventaja más importante que ofrece RPA a los bufetes de abogados es el ahorro de tiempo de trabajo. El cobro por hora es una práctica común en la industria legal, por lo que aplicar la automatización en los bufetes de abogados puede reducir significativamente los gastos. Sin embargo, ¡hay muchos más beneficios que RPA trae a la mesa!
| Mitigar el riesgo y reducir la tasa de error | Mejorar la seguridad y el cumplimiento | Mayor productividad entre los empleados | Centrarse en el trabajo de alto valor |
| Reduce el tiempo de revisión de los contratos y elimina el riesgo de error humano. | Los bots monitorean la actividad sospechosa y crean informes para mitigar los riesgos de seguridad. | Utilice bots RPA para eliminar la mayoría de las tareas repetitivas para que puedan concentrarse en los clientes. | Los bots liberan el tiempo de un equipo legal para que se concentre en funciones legales que requieren decisiones humanas. |
Mitigar los riesgos y reducir la tasa de errores
Los bots RPA ayudan al equipo legal a revisar automáticamente numerosos documentos en cualquier base de datos designada para identificar información oculta relacionada con casos en curso. Por ejemplo, dicha función ayudará a reducir el tiempo para revisar los contratos sin errores mientras se realizan las correcciones necesarias para mitigar cualquier riesgo para sus clientes.
Mejore la seguridad y el cumplimiento
Las comprobaciones de cumplimiento uniformes son una de las tareas más onerosas para cualquier departamento legal. Por ejemplo, el equipo legal debe monitorear y actualizar constantemente para mantenerse al día con los cambios regulatorios, una carga extenuante para cualquier equipo.
RPA simplifica el proceso al ayudar a proteger a la empresa de las multas. Un contrato especifica detalles relacionados con el cumplimiento, como seguir las leyes pertinentes y los requisitos de licencia. La creación de un archivo digital para las regulaciones de cumplimiento es vital: los bots de RPA escanean rápidamente la base de datos completa para situar la información de cumplimiento relevante para entregarla a los miembros responsables del equipo.
Además, los bots RPA crean diligentemente informes de actividades sospechosas para mitigar los riesgos de seguridad.
Mayor productividad entre los empleados
Los equipos legales pueden utilizar bots de RPA para eliminar la mayoría de las tareas repetitivas a las que se pueden enfrentar, como:
- Controles de cumplimiento
- Conservación de datos (documentos, sitios web, herramientas, etc.)
- Creación de hojas de cálculo
- Creación de documentos de casos
- Búsqueda en bases de datos
- Presentación de informes
- Registro y almacenamiento de informes
- Revisión de información de casos
Un informe reciente de Salesforce indicó que los líderes de TI sintieron que la integración de tecnología, como la automatización, había aumentado la productividad de los empleados en un 25%.
El mismo estudio de Salesforce indicó que los líderes tecnológicos vieron un aumento del 75% en el ahorro de costos al implementar la automatización del flujo de trabajo.
Concéntrese en el trabajo de alto valor
En algunos casos, los bots RPA pueden liberar el tiempo de un equipo legal, lo que les permite concentrarse en tareas de valor agregado y prestar más atención a las obligaciones legales.
Tome como ejemplo el bot de análisis de datos de ElectroNeek, que extrae automáticamente todo tipo de datos de los sitios web, los convierte a formatos más adecuados y los almacena en los sistemas pertinentes. Esta herramienta elimina la necesidad de buscar manualmente en muchos sitios web para recopilar datos, lo que demora varios días (o más) en completarse.
¿Qué servicios legales se pueden automatizar?
Veamos cinco casos de uso reales de la automatización en la industria legal:
1. Gestión de contratos
Después de completar un contrato, el equipo legal realiza actividades adicionales, como analizar el cumplimiento, constituir acuerdos de nivel de servicio y gestionar los cambios necesarios en los documentos. Con tantas tareas, la gestión de contratos se vuelve desafiante y más susceptible a errores sin automatización.
Los bots RPA extraen e ingresan automáticamente los datos en un CMS con precisión, creando paneles y visualizando tendencias en tiempo real para que los equipos legales obtengan análisis adicionales. Estos conocimientos ayudan al personal legal a detectar y prevenir riesgos al tiempo que permiten una toma de decisiones más basada en datos.
2. Evaluación de riesgos
Todas las decisiones comerciales implican ciertos riesgos legales si no se analizan adecuadamente. Algunos peligros comunes incluyen:
- Cuestiones reglamentarias
- Cobertura de seguro
- Ley laboral
Por ejemplo, si una posible decisión comercial afecta negativamente los salarios laborales o las horas que no cumplen, esa decisión puede dar lugar a algunas demandas.
Los bots RPA ayudan a determinar los riesgos a través de controles de rendimiento que analizan grandes volúmenes de datos relevantes de casos anteriores para determinar las implicaciones legales de las decisiones recientes. Además, los bots RPA crean un perfil completo de evaluación de riesgos con detalles del cliente, como localización, servicios y relaciones, incluidos datos integrados en documentos fáciles de leer.
3. Automatización de documentos
La automatización de documentos proporciona un método central para crear acuerdos, mociones, facturas y otros documentos similares en la industria legal. Los bots RPA implementan, escanean, validan cualquier formato y convierten los informes a un formato predeterminado para convertir todos esos documentos y formularios en digitales. Estos bots RPA crean rápidamente un gran volumen de informes, detectan tendencias y mantienen información actualizada y de fácil acceso.
Por ejemplo, el bot de ElectroNeek para la extracción de datos de plantillas escaneadas reconoce y extrae datos antes de almacenarlos en cualquier archivo relevante.
Además, los bots RPA aprovechan las palabras desencadenantes para crear informes y encontrar documentos específicos antes de realizar cambios y ediciones automáticamente para que la información se mantenga actualizada.
4. Comunicación interna y externa
Los departamentos legales interactúan continuamente con la administración interna, varios clientes, partes interesadas, otros profesionales legales y proveedores todos los días. RPA hace que toda la correspondencia sea fácil, eficiente y rápida. Algunas formas en que los bots RPA llevan a cabo estas funciones incluyen enviar un caso legal a un tercero o confirmar la recepción y el envío de documentos. Estos bots RPA ayudan a reducir la confusión y garantizan que los registros se reciban y entreguen solo una vez. Ejemplos adicionales incluyen:
- Intercambio de documentos con la ayuda de un portal administrado por RPA. Además, los bots que automatizan el cifrado de archivos pueden mantener los datos seguros cuando se intercambian.
- La confirmación de recepción o envío de documentos se envía automáticamente.
- El equipo relevante recibe una notificación cuando se vuelve a ver un documento específico o se omite algún registro.
5. E-Discovery
E-discovery consiste en recopilar, revisar e intercambiar información en un formato electrónico como evidencia en un caso, lo que permite a los profesionales manejar documentos electrónicamente. Los bots RPA ayudan a automatizar el descubrimiento electrónico a través de la indexación de archivos, el reconocimiento óptico de caracteres y la preparación y revisión de documentos.
RPA en e-discovery permite que el personal legal cargue, revise y produzca documentos digitales mientras evita largas horas, costos adicionales y estrés. Por ejemplo, un equipo legal puede aprovechar un bot RPA para escanear rápidamente evidencia en busca de frases específicas para extraer información relevante del caso y conocimientos de una extensa base de datos.
La información de las fuentes de datos se escanea a través de múltiples fuentes, incluidos correos electrónicos, documentos de Microsoft, contenido de redes sociales, mensajes directos, aplicaciones de teléfonos inteligentes e incluso fuentes más antiguas, como archivos en una base de datos del sistema heredado.
Bots en bufetes de Abogados: un estudio de Caso Real
Un bufete de abogados necesitaba automatización para ayudar a acelerar la preparación de casos. La recopilación manual de datos de múltiples fuentes aumentó significativamente el error humano.
Con la plataforma de ElectroNeek, Simply Automate mejoró el proceso operativo de recopilación de documentos, organización y preparación de presentaciones de la firma de abogados en un 70 %.
El nuevo proceso redujo el tiempo dedicado a la preparación de casos de días a unas pocas horas.
Lea el estudio de caso completo aquí.
Automatización para firmas legales
Nuestra automatización ofrece recetas versátiles para ayudar a implementar y optimizar rápidamente la automatización legal crítica para sus clientes. Con las recetas de ElectroNeek, puede ofrecer valor empresarial a sus clientes de forma rápida y sencilla. Los tutoriales de recetas pueden ayudarlo a comenzar a implementar funciones de servicios de automatización legal para sus clientes.
Receta: cómo extraer datos de la web
La recopilación de datos y la investigación son una parte importante de las funciones de un bufete de abogados para construir argumentos ganadores para sus clientes. Los datos de los abogados disponibles para apoyar las decisiones son significativos pero fragmentados y difusos. Los bufetes de abogados que no tienen operaciones eficientes o basadas en datos pueden empantanarse con horas de cribado de datos para su investigación.
Esta receta de ElectroNeek lo guía a través de la descarga de datos de Internet a través del web scraping. Ayuda a recopilar, revisar e intercambiar información en formato electrónico como evidencia en un caso, lo que permite a los profesionales manejar documentos electrónicamente.
Reserve una demostración para aprender a extraer datos de la web.
Software RPA para servicios legales
La transformación digital afecta a todas las industrias, y la industria legal no es una excepción. Un informe de Thomson Reuters encontró que el 74 % de las pequeñas empresas informaron que dedican demasiado tiempo a tareas administrativas y que los abogados dedican casi el 40 % de su tiempo a tareas administrativas.
Esta es una buena noticia para los bufetes de abogados porque muchas tareas administrativas son fácilmente automatizables. La automatización de procesos de bufetes de abogados tiene como objetivo automatizar tareas repetitivas o no esenciales para que los abogados puedan concentrarse en sus clientes.
ElectroNeek ofrece todo lo que necesita para implementar soluciones de automatización para sus clientes legales. Con Recetas ElectroNeek, el poder está en sus manos y tiene todos los recursos para capacitar a su equipo para construir una automatización que ahorre tiempo.
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