Caso de uso · De cara al cliente
Solicitudes de certificados de seguro respondidas en la misma hora — emitidos en el AMS por un bot
Una solicitud de COI llega por correo — del asegurado, un contratista general, un administrador de propiedades. Un agente extrae quién necesita qué: asegurado, titular del certificado, proyecto, líneas de cobertura, redacción de asegurado adicional. El flujo verifica los datos de la póliza (exportados cada noche por el bot) y, para solicitudes estándar, un bot emite el certificado en el AMS, guarda el PDF y envía la respuesta. La redacción no estándar, las pólizas vencidas o los titulares desconocidos se convierten en una tarjeta de aprobación para el CSR con todo prellenado.
- Para quién es
- Agencias de seguros independientes en EE. UU. y Canadá cuyos representantes de servicio (CSR) dedican horas al día a solicitudes de certificados de seguro, y cuyo sistema de gestión de agencia no tiene una API que puedan usar.
- Sistemas involucrados
- Outlook / buzón compartidoAgente de AI WorkflowsApplied Epic / AMS360 / HawkSoft (bot de Studio)Aprobación en TeamsPDF
Cómo va la corrida
5 pasos · registrados por corrida
- Disparador01
Correo de solicitud de COI
Buzón compartido de certificados
- Agente02
Extraer la solicitud
Asegurado, titular, cobertura, redacción
- Agente03
Verificar la póliza
¿Vigente, límites, redacción estándar?
- Bot04
Emitir en el AMS
Applied Epic / AMS360 / HawkSoft
- Persona05
Aprobar lo no estándar
Tarjeta para el CSR en Teams
Cómo corre, paso a paso
- 1
El buzón de certificados es el disparador. Un paso de agente lee el correo y los adjuntos (certificado de muestra, extracto del contrato) y devuelve la solicitud estructurada: asegurado, titular del certificado y dirección, líneas de cobertura requeridas, redacción de asegurado adicional o renuncia, descripción del proyecto, fecha límite.
- 2
El flujo verifica las pólizas del asegurado en la exportación nocturna del AMS: vigentes, límites que cumplen la solicitud, redacción que coincide con tus endosos estándar. Las solicitudes estándar avanzan; todo lo demás va al CSR con la solicitud y los datos de la póliza lado a lado.
- 3
Un bot de Studio en la máquina Windows de la agencia abre el AMS, crea el certificado desde la plantilla, captura titular y descripción, selecciona las pólizas, genera el PDF y lo adjunta al registro del cliente.
- 4
La respuesta la redacta el agente, se aprueba automáticamente para los casos estándar (o por el CSR para las excepciones) y se envía desde el buzón con el PDF; la solicitud se registra con su tiempo de respuesta.
- 5
La temporada de renovaciones usa el mismo flujo en masa: los titulares del año pasado, reemitidos y enviados por lotes.
Límites: lo que esto no hace
- La redacción no estándar siempre va a una persona; el bot nunca inventa lenguaje de endosos.
- Las pantallas del AMS difieren por versión; el bot se construye sobre la tuya y se vuelve a probar tras las actualizaciones.
- Este caso de uso maneja solo datos del asegurado y del titular; no interviene información de salud.
Preguntas sobre este proceso
Las usa — el bot maneja la función de certificados del AMS, de modo que el registro se queda en el AMS y tu pista de auditoría de E&O permanece intacta.
El agente los extrae y los compara con tus endosos estándar; una coincidencia se emite automáticamente, cualquier otra cosa es una decisión del CSR con los datos prellenados.
Sí; los titulares del año pasado se reemiten y se envían por lotes con las mismas verificaciones.
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