Facturas de proveedor capturadas en QuickBooks Desktop desde PDF — por un bot, no por un auxiliar

Cómo corre, paso a paso

1. 1

   Las facturas llegan por correo o caen en una carpeta del escáner. Cada una inicia una corrida; el archivo se envía a un flujo de documentos (Document Stream) de IntelliDocs que devuelve proveedor, fechas, partidas y totales.

2. 2

   El flujo compara el proveedor con la lista de proveedores de QuickBooks (que el bot exporta cada noche a una tabla), propone una cuenta de gasto a partir del historial del proveedor y recalcula los totales. Los proveedores desconocidos o la codificación ambigua van al contador como tarea con el PDF adjunto.

3. 3

   Un bot de Studio corre en la máquina Windows donde está instalado QuickBooks Desktop — el servidor de la firma o la VM de un cliente. Abre el archivo de la empresa, navega a Enter Bills, escribe proveedor, fecha, referencia y partidas, adjunta el PDF y guarda. Cada captura de campo es un paso determinista con una captura de pantalla en el registro de la corrida; ningún modelo "adivina" nada en pantalla.

4. 4

   Si QuickBooks muestra un cuadro de diálogo que el bot no espera — una solicitud de nombre de proveedor, una advertencia de periodo cerrado — el bot detiene ese elemento, captura la pantalla y lo envía a una persona; la cola continúa con la siguiente factura.

5. 5

   Un resumen diario lista las facturas capturadas por archivo de empresa, con enlaces a las corridas y las excepciones del contador.