Facturas de proveedores en NetSuite o QuickBooks Online — sin captura manual

Cómo corre, paso a paso

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   El disparador es el buzón de cuentas por pagar. Cada correo con un PDF, imagen o XML adjunto inicia una corrida; el cuerpo del correo y el remitente se vuelven contexto para el agente, y así un "adjunto la factura corregida" termina reemplazando la primera, no duplicándola.

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   El adjunto va a un flujo de documentos (Document Stream) de IntelliDocs. El flujo es una descripción, no una plantilla: "facturas de proveedores; devolver nombre del proveedor, identificación fiscal, número de factura, fecha, vencimiento, moneda, partidas con descripción, cantidad, precio unitario, neto, impuesto, total". Las notas manuscritas sobre la factura también se leen. Las facturas electrónicas en XML se saltan el OCR y se procesan directamente.

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   Un paso del flujo valida el resultado: se busca el proveedor en el sistema contable por identificación fiscal, se recalculan los totales de las partidas, se compara el número de factura contra las cuentas por pagar ya registradas y se concilia una orden de compra (OC) cuando el proveedor las usa. Cada verificación escribe un motivo en el registro de la corrida.

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   Las facturas limpias se registran como cuentas por pagar a través de la API del sistema contable, con el PDF adjunto y el ID de la corrida en el memo. Todo lo demás — campo que no pasa la validación, proveedor desconocido, discrepancia en el total, posible duplicado — se convierte en una tarjeta de aprobación en Slack o Teams con la imagen y los campos extraídos lado a lado. Quien aprueba corrige un campo o rechaza; el flujo continúa con la respuesta registrada.

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   Un resumen diario lista lo que se registró, lo que se aprobó a mano y lo que se rechazó, con los enlaces a las corridas. La conciliación de cierre de mes es un filtro sobre esa tabla.