Caso de uso · Documentos y finanzas
Una carpeta de PDF escaneados se convierte en una hoja de Excel, cada noche
Un flujo programado toma cada archivo nuevo de la carpeta, lo envía a un flujo de documentos (Document Stream) de IntelliDocs descrito en una frase ("notas de entrega; extraer proveedor, fecha de entrega, número de OC, artículos con cantidad") y agrega el resultado a la hoja. Los campos que no pasan la validación se marcan en una columna de revisión y se publican en un canal; a la mañana siguiente la hoja es la fuente de verdad.
- Para quién es
- Equipos de operaciones y back-office con una carpeta de escáner, una carpeta SFTP o una biblioteca de SharePoint que se llena de PDF e imágenes — notas de entrega, formularios de ingreso, recibos, reportes de laboratorio, contratos archivados — y una hoja de cálculo que alguien llena a mano.
- Sistemas involucrados
- SharePoint / OneDrive / Google Drive / SFTPIntelliDocsExcel 365 / Google SheetsRevisión en Teams / Slack
Cómo va la corrida
5 pasos · registrados por corrida
- Disparador01
Cada noche, o archivo nuevo
Carpeta, SharePoint, SFTP
- Documento02
IntelliDocs extrae
Los campos que describiste, escritura a mano incluida
- Agente03
Validar y normalizar
Fechas, decimales, duplicados
- Sistema04
Fila agregada
Excel 365 / Google Sheets
- Persona05
Revisar filas marcadas
Solo los campos que no pasan la validación
Cómo corre, paso a paso
- 1
El disparador es un horario o un evento de archivo en la carpeta. Los archivos ya procesados se recuerdan por hash, así que volver a correr nunca duplica filas.
- 2
Cada archivo va a un flujo de documentos (Document Stream). La descripción del flujo es toda la configuración; cuando cambian los formularios, cambia la descripción. Las fotos de celular y los escaneos inclinados los maneja el paso de OCR; los campos manuscritos se leen.
- 3
Un paso de validación normaliza fechas (dd/mm o mm/dd según la región), comas decimales, símbolos de moneda y formatos de referencia, y recalcula los totales que traiga el documento.
- 4
Las filas se agregan a Excel 365 o Google Sheets con el enlace al archivo de origen, el ID de la corrida y una marca de confianza por campo. Las filas marcadas se publican en un canal de Teams o Slack para un vistazo rápido; quien revisa escribe los valores corregidos en la hoja.
- 5
Para volúmenes altos la hoja se vuelve una tabla en AI Workflows o una base de datos, y Power BI o Looker leen desde ahí.
Límites: lo que esto no hace
- 20 páginas por archivo y alfabeto latino; los documentos largos o en otros alfabetos se dividen o se excluyen.
- Una hoja de cálculo es un buen destino hasta 50,000 filas; más allá, usa un paso de tabla o base de datos.
- La precisión en escritura a mano depende de la letra; la columna de revisión existe por algo.
Preguntas sobre este proceso
El OCR te da texto; esto te da campos. El modelo lee la página y devuelve la estructura que describiste, incluida una confianza por campo.
Sí, y la marca de revisión hace el trabajo con la letra difícil. Lo medimos sobre tus formularios en el sandbox.
No. Llena la hoja o tabla que tu gestor documental no llena; los archivos se quedan donde están, enlazados desde cada fila.
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