Caso de uso · Sistemas sin API
Un portal web sin API, extraído a Sheets con un horario — con alertas de cambios
Un bot de Studio inicia sesión en el portal según un horario, navega a la página, lee la tabla (paginación incluida) y devuelve filas. El flujo las escribe en una hoja o tabla, las compara con la corrida anterior y publica en el canal solo lo que cambió — nuevo, cerrado, retrasado. Cuando el portal tiene una exportación o una API oculta, el bot la usa en lugar de la pantalla.
- Para quién es
- Equipos de compras, logística, finanzas y operaciones que revisan el mismo portal todos los días — la página de estado de pedidos de un proveedor, el rastreo de un transportista, la lista de publicaciones de un regulador, la extranet de un cliente — y copian números a una hoja.
- Sistemas involucrados
- Cualquier portal web (automatización web de Studio)Google Sheets / AW TablesSlack / TeamsAI Workflows
Cómo va la corrida
5 pasos · registrados por corrida
- Disparador01
Cada 2 horas
O a pedido desde Slack
- Bot02
Iniciar sesión y leer la tabla
Paginación, filtros, descargas
- Agente03
Comparar y clasificar cambios
Nuevo / cambiado / cerrado, prioridades
- Sistema04
Actualizar hoja o tabla
Instantánea completa + registro de cambios
- Sistema05
Publicar cambios
Slack / Teams, solo la diferencia
Cómo corre, paso a paso
- 1
Antes de construir nada, se revisan los términos de servicio del portal; donde el acceso automatizado está prohibido, lo decimos y nos detenemos. Donde el portal ofrece exportación a CSV o un endpoint JSON no documentado detrás del inicio de sesión, el bot lo usa — más rápido y más estable que leer la página.
- 2
Un horario dispara la corrida. El bot inicia sesión con su propio usuario del portal, aplica los filtros, lee la tabla página por página y descarga adjuntos si el caso de uso los necesita.
- 3
El flujo escribe una instantánea completa en la hoja o tabla con la marca de tiempo de la corrida, y luego un agente la compara con la instantánea anterior y clasifica los cambios — filas nuevas, cambios de estado, retrasos que superan un umbral — en lenguaje natural.
- 4
Solo la diferencia se publica en Slack o Teams, cada línea con el enlace a la fila; un resumen semanal va por correo.
- 5
Si el portal cambia de diseño o falla el inicio de sesión, el bot se detiene y la corrida publica la captura de pantalla — la misma mañana, no una semana después cuando alguien nota que la hoja dejó de moverse.
Límites: lo que esto no hace
- Los términos de servicio deciden si un portal se puede automatizar; algunos portales del sector público lo prohíben y quedan excluidos.
- Los CAPTCHA no se evaden; un portal que muestra uno en cada inicio de sesión no es un buen candidato.
- Las alertas por diferencias necesitan una clave estable por fila (número de pedido, ID de rastreo); los portales sin una quedan en modo de solo instantánea.
Preguntas sobre este proceso
Depende de los términos del portal. Los leemos primero y preferimos exportaciones o API detrás del inicio de sesión antes que leer la página; algunos portales se rechazan.
La corrida se pausa para que una persona apruebe el código, como en el caso de uso de estados de cuenta bancarios; un portal que lo exige en cada inicio de sesión corre atendido o no corre.
Sí, esa es la variante de captura de datos: filas de una hoja capturadas en el portal con verificación en pantalla.
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