Caso de uso · Sistemas sin API
Pedidos de Shopify o correo capturados en un ERP de escritorio (Sage 50, Microsip, Aspel) por un bot
Los pedidos llegan por el disparador de Shopify o WooCommerce — o por correo y WhatsApp, donde un agente los extrae. El flujo valida cliente, SKU e inventario, los mapea a códigos del ERP y los pone en cola. Un bot en la PC donde vive el ERP captura cada pedido en pantalla, toma el número de pedido del ERP y lo escribe de vuelta en la tienda para que pueda empezar el surtido. Las excepciones — cliente nuevo, SKU desconocido, bloqueo de crédito — van a una persona.
- Para quién es
- Minoristas, distribuidores y sus despachos contables que usan un ERP de escritorio — Sage 50, Microsip, Aspel SAE, CONTPAQi Comercial, Bling de escritorio — junto con Shopify, WooCommerce o pedidos que llegan por correo y WhatsApp.
- Sistemas involucrados
- Shopify / WooCommerce / correoAgente de AI WorkflowsERP de escritorio (bot de Studio)Notificación por Teams / WhatsApp
Cómo va la corrida
5 pasos · registrados por corrida
- Disparador01
Pedido nuevo
Shopify / WooCommerce / correo / WhatsApp
- Agente02
Validar y mapear
Cliente, SKU, códigos, crédito
- Bot03
Capturar el pedido en el ERP
ERP de escritorio en un Bot Runner
- Sistema04
Número de pedido escrito de vuelta
En la tienda; empieza el surtido
- Persona05
Atender excepciones
Cliente nuevo, SKU desconocido
Cómo corre, paso a paso
- 1
Los pedidos de la tienda llegan por la pieza de la plataforma; los pedidos por correo pasan por un paso de agente que extrae cliente, artículos, cantidades y datos de entrega, y pide al remitente lo que falte.
- 2
El flujo busca al cliente en la lista de clientes exportada del ERP (que el bot actualiza cada noche), mapea los SKU de la tienda a códigos de artículo del ERP desde una tabla de mapeo, y verifica el estado de crédito y el inventario con la última exportación. Todo lo que falla se convierte en una tarea para el administrador de ventas.
- 3
Los pedidos válidos entran a la cola; el bot en la máquina del ERP procesa la cola — nuevo pedido de venta, cliente, partidas, precios, notas de entrega, guardar — y lee el número de pedido en la pantalla de confirmación.
- 4
El número de pedido se escribe de vuelta en Shopify o WooCommerce como nota o metacampo, y un mensaje lo confirma en el canal del equipo; el surtido lo toma desde ahí.
- 5
Al final del día el bot exporta la lista de pedidos del ERP para que el flujo concilie los pedidos de la tienda contra los del ERP y señale cualquier diferencia.
Límites: lo que esto no hace
- La lógica de precios e impuestos se queda en el ERP; el bot captura lo que vendió la tienda, deja que el ERP calcule y luego verifica que los totales coincidan.
- Las licencias de ERP de escritorio y los bloqueos de un solo usuario se planean por sistema; algunos ERP necesitan una licencia de usuario dedicada para el bot.
- La extracción de pedidos por correo es tan buena como el correo; el agente pregunta en lugar de adivinar cuando falta una cantidad o una dirección.
Preguntas sobre este proceso
Con frecuencia existe una importación de CSV, pero necesita que una persona la ejecute y resuelva los errores; el bot puede manejar esa importación en lugar de capturar pedidos, lo que es más rápido. Lo decidimos por ERP en el sandbox.
Sage 50, Aspel SAE, Microsip, CONTPAQi Comercial y varios sistemas a la medida. Cualquier aplicación de Windows funciona igual; la construcción es el mapeo y las pantallas.
Son flujos de bot aparte con una aprobación por delante; la mayoría de los clientes los agrega en la segunda fase.
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