Escritórios de advocacia que conduzem manualmente procedimentos mundanos e repetitivos enfrentam desafios cada vez maiores. De acordo com a International Bar Association, cerca de 1 em cada 5 advogados com menos de 40 anos está pensando em deixar a profissão jurídica nos próximos cinco anos, o que pode significar uma escassez de advogados a longo prazo.
A escassez de advogados é um problema nos Estados Unidos. A questão ficou tão fora de controle que os representantes do estado em Dakota do Sul estão considerando uma lei para remover o exame da ordem como um requisito para advogados praticantes e exigir 1.000 horas de experiência real em direito, em parte devido à natureza rigorosa do exame.
Espera-se que os advogados completem um certo número de horas faturáveis por ano. Isso não inclui qualquer tempo não faturável gasto em desenvolvimento de negócios e marketing, que pode estar ainda mais fora de alcance se uma empresa estiver com falta de pessoal.
A despesa de longas horas de trabalho, produtividade reduzida, erros dispendiosos e menos tempo para os clientes criados por essas tarefas mundanas dão origem à necessidade de tecnologia de última geração, como automação robótica de processos (RPA).
Em um escritório de advocacia, RPA elimina a necessidade de assistentes jurídicos e advogados gastarem tempo em tarefas mundanas que poderiam ser executadas com mais eficiência. Ao aproveitar os bots RPA para essas tarefas, advogados e assistentes jurídicos podem concentrar seus esforços nos problemas jurídicos de seus clientes.
Quais são os benefícios do RPA?
Embora a automação do fluxo de trabalho tenha muitos benefícios, a vantagem mais significativa que o RPA oferece aos escritórios de advocacia é a economia de tempo de trabalho. A cobrança por hora é uma prática comum no setor jurídico, portanto, a aplicação da automação em escritórios de advocacia pode reduzir significativamente os gastos. No entanto, há muito mais benefícios que o RPA traz para a mesa!
| Reduza o risco e reduza a taxa de erros | Melhore a segurança e a conformidade | Maior produtividade entre os funcionários | Foco no trabalho de alto valor |
| Reduz o tempo de revisão de contratos e elimina o risco de erro humano. | Os bots monitoram atividades suspeitas e criam relatórios para mitigar os riscos de segurança. | Utilize bots RPA para eliminar a maioria das tarefas repetitivas para que possam se concentrar nos clientes. | Os bots liberam o tempo de uma equipe jurídica para se concentrar em funções jurídicas que exigem decisões humanas. |
Reduza os riscos e reduza a taxa de erros
Os bots RPA ajudam a equipe jurídica examinando automaticamente vários documentos em qualquer banco de dados designado para identificar informações ocultas relacionadas a casos em andamento. Por exemplo, tal função ajudará a reduzir o tempo de revisão de contratos sem erros enquanto faz as devidas correções necessárias para mitigar quaisquer riscos para seus clientes.
Melhore a segurança e a conformidade
Verificações consistentes de conformidade são uma das tarefas mais pesadas para qualquer departamento jurídico. Por exemplo, a equipe jurídica deve monitorar e atualizar constantemente para acompanhar as mudanças regulatórias - um fardo exaustivo para qualquer equipe.
RPA torna o processo simples, auxiliando na proteção da empresa contra multas. Um contrato especifica detalhes relativos à conformidade, como seguir as leis relevantes e os requisitos de licenciamento. Criar um arquivo digital para regulamentos de conformidade é vital — os bots RPA verificam rapidamente o banco de dados completo para localizar informações de conformidade relevantes para entrega aos membros da equipe responsável.
Além disso, os bots RPA criam diligentemente relatórios de atividades suspeitas para mitigar os riscos de segurança.
Maior produtividade entre os funcionários
As equipes jurídicas podem utilizar bots RPA para eliminar a maioria das tarefas repetitivas que podem enfrentar, como:
- Verificações de conformidade
- Armazenamento de dados (documentos, sites, ferramentas, etc.)
- Criação de planilhas
- Criação de documentos de casos
- Pesquisa de bancos de dados
- Arquivamento de relatórios
- Registro e armazenamento relatórios
- Revisão das informações do caso
Um relatório recente da Salesforce indicou que os líderes de TI sentiram que a integração de tecnologia, como a automação, aumentou a produtividade dos funcionários em 25%.
O mesmo estudo da Salesforce indicou que os líderes de tecnologia observaram um aumento de 75% na economia de custos ao implementar a automação do fluxo de trabalho.
Concentre-se no trabalho de alto valor
Em alguns casos, os bots RPA podem liberar o tempo de uma equipe jurídica, permitindo que eles se concentrem em tarefas de valor agregado e prestem mais atenção às obrigações legais.
Tome o bot de análise de dados da ElectroNeek como exemplo, que extrai automaticamente todos os tipos de dados de sites, converte esses dados em formatos mais adequados e armazena os dados nos sistemas relevantes. Essa ferramenta elimina a necessidade de pesquisar manualmente em muitos sites para coletar dados, geralmente levando vários dias (ou mais) para ser concluído.
Quais serviços jurídicos podem ser automatizados?
Vejamos dez casos reais de uso de automação no setor jurídico:
1. Gerenciamento de contratos
Depois de concluir um contrato, a equipe jurídica realiza atividades adicionais, como análise de conformidade, constituição de acordos de nível de serviço e gerenciamento de quaisquer alterações necessárias nos documentos. Com tantas tarefas, a gestão de contratos se torna desafiadora e mais suscetível a erros sem automação.
Os bots RPA extraem e inserem automaticamente os dados em um CMS com precisão, criando painéis e visualizando tendências em tempo real para que as equipes jurídicas obtenham análises adicionais. Esses insights auxiliam a equipe jurídica na detecção e prevenção de riscos, permitindo uma tomada de decisão mais baseada em dados.
2. Avaliação de risco
Todas as decisões de negócios vêm com certos riscos legais se não forem analisadas adequadamente. Alguns perigos comuns incluem:
- Questões regulatórias
- Cobertura
- Legislação
- Trabalhista
Por exemplo, se uma possível decisão de negócios afetar negativamente os salários ou as horas de trabalho que não estão em conformidade, essa tomada de decisão pode levar a alguns processos judiciais.
Os bots RPA ajudam a determinar os riscos por meio de verificações de desempenho que analisam grandes volumes de dados relevantes de casos anteriores para determinar as implicações legais de decisões recentes. Além disso, os bots RPA criam um perfil completo de avaliação de risco com detalhes do cliente, como localização, serviços e relacionamentos, incluindo dados integrados em documentos fáceis de ler.
3. Automação de documentos
A automação de documentos fornece um método central para a criação de acordos, moções, faturas e outros documentos semelhantes no setor jurídico. Os bots RPA implementam, digitalizam, validam qualquer formato e convertem relatórios em um formato predefinido para tornar todos esses documentos e formulários digitais. Esses bots RPA criam rapidamente um grande volume de relatórios, observam tendências e mantém informações atualizadas e facilmente acessíveis.
Por exemplo, o bot da ElectroNeek para extração de dados de modelos digitalizados reconhece e extrai dados antes de armazená-los em qualquer arquivo relevante.
Além disso, os bots RPA utilizam palavras-chave para criar relatórios e localizar documentos específicos antes de fazer alterações e edições automaticamente para que as informações permaneçam atualizadas.
4. Comunicação interna e externa
Os departamentos jurídicos interagem continuamente com a administração interna, vários clientes, partes interessadas, outros profissionais jurídicos e fornecedores todos os dias. O RPA torna toda a correspondência fácil, eficiente e rápida. Algumas maneiras pelas quais os bots RPA executam essas funções incluem o envio de um processo legal a terceiros ou a confirmação do recebimento e envio de documentos. Esses bots RPA ajudam a reduzir a confusão e garantem que os registros sejam recebidos e entregues apenas uma vez. Exemplos adicionais incluem:
- Troque documentos com a ajuda de um portal gerenciado por RPA. Além disso, os bots que automatizam a criptografia de arquivos podem manter os dados seguros durante a troca.
- A confirmação de recebimento ou envio de documentos é enviada automaticamente.
- A equipe relevante é notificada quando um documento específico é visualizado novamente ou algum registro é deixado de fora.
5. E-Discovery
E-discovery envolve a coleta, revisão e troca de informações em formato eletrônico para evidências em um caso, permitindo que os profissionais lidem com documentos eletronicamente. Os bots RPA ajudam a automatizar a descoberta eletrônica por meio de indexação de arquivos, reconhecimento óptico de caracteres e preparação e revisão de documentos.
O RPA em e-discovery permite que a equipe jurídica carregue, revise e produza documentos digitais, evitando longas horas, custos extras e estresse. Por exemplo, uma equipe jurídica pode aproveitar um bot RPA para verificar rapidamente as evidências em busca de frases específicas para extrair informações e insights relevantes do caso de um extenso banco de dados.
As informações das fontes de dados examinam várias fontes, incluindo e-mails, documentos da Microsoft, conteúdo de mídia social, mensagens diretas, aplicativos de smartphone e fontes ainda mais antigas, como arquivos em um banco de dados do sistema legado.
Bots em escritórios de advocacia: um estudo de caso real
Um escritório de advocacia precisava de automação para ajudar a acelerar a preparação do caso. A coleta manual de dados de várias fontes aumentou significativamente o erro humano.
Com a plataforma da ElectroNeek, a Simply Automate melhorou o processo operacional do escritório de advocacia de coleta de documentos, organização e preparação de registros em 70%.
O novo processo reduziu o tempo gasto na preparação de casos de dias para algumas horas.
Leia todo o estudo de caso aqui.
Automação para empresas jurídicas
Nosso Hub de automação oferece receitas versáteis para ajudá-lo a implementar e simplificar rapidamente a automação jurídica crítica para seus clientes. Com as receitas da ElectroNeek, você pode agregar valor comercial aos seus clientes de forma rápida e fácil. Os tutoriais de receitas podem ajudá-lo a começar a implementar funções de serviços de automação jurídica para seus clientes.
Receita: Como extrair dados da web
A coleta e a pesquisa de dados são uma parte significativa das funções de um escritório de advocacia para construir argumentos vencedores para seus clientes. Os dados dos advogados disponíveis para apoio à decisão são significativos, mas fragmentados e difusos. Os escritórios de advocacia que não têm operações eficientes ou baseadas em dados podem ficar atolados com horas de análise de dados para suas pesquisas.
Esta receita ElectroNeek orienta você através do download de dados da internet via web scraping. Ele ajuda a coletar, revisar e trocar informações em formato eletrônico para evidências em um caso, permitindo que os profissionais lidem com documentos eletronicamente.
Agende uma demonstração para aprender como extrair dados da web.
Software RPA para serviços jurídicos
A transformação digital afeta todos os setores, e o setor jurídico não é exceção. Um relatório da Thomson Reuters descobriu que 74% das pequenas empresas relataram gastar muito tempo em tarefas administrativas e que os advogados gastam quase 40% de seu tempo em tarefas administrativas.
Esta é uma boa notícia para escritórios de advocacia porque muitas tarefas administrativas são facilmente automatizáveis. A automação de processos de escritórios de advocacia visa automatizar tarefas repetitivas ou não essenciais para que os advogados possam se concentrar em seus clientes.
A ElectroNeek oferece tudo o que você precisa para implementar soluções de automação para seus clientes jurídicos. Com o ElectroNeek Recipes, o poder está em suas mãos e você tem todos os recursos para treinar sua equipe para criar uma automação que economiza tempo.
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