Caso de uso · Documentos e financeiro
Uma pasta de PDFs digitalizados vira uma única planilha Excel, toda noite
Um fluxo agendado pega cada arquivo novo na pasta, envia a um fluxo de documentos (Document Stream) do IntelliDocs descrito em uma frase ("notas de entrega; extrair fornecedor, data de entrega, número do pedido de compra, itens com quantidade") e acrescenta o resultado à planilha. Campos que falham na validação são sinalizados em uma coluna de revisão e publicados em um canal; a planilha é a fonte da verdade na manhã seguinte.
- Para quem é
- Equipes de operações e back-office com uma pasta de scanner, um diretório SFTP ou uma biblioteca do SharePoint que se enche de PDFs e imagens — notas de entrega, formulários de admissão, recibos, laudos de laboratório, contratos arquivados — e uma planilha que alguém preenche à mão.
- Sistemas envolvidos
- SharePoint / OneDrive / Google Drive / SFTPIntelliDocsExcel 365 / Google SheetsRevisão no Teams / Slack
Como a execução acontece
5 etapas · registradas por execução
- Gatilho01
Toda noite, ou a cada novo arquivo
Pasta, SharePoint, SFTP
- Documento02
IntelliDocs extrai
Os campos que você descreveu, inclusive manuscritos
- Agente03
Valida e normaliza
Datas, decimais, duplicidades
- Sistema04
Linha acrescentada
Excel 365 / Google Sheets
- Pessoa05
Revisa as linhas sinalizadas
Uma pessoa valida onde for preciso
Como roda, passo a passo
- 1
O gatilho é um agendamento ou um evento de arquivo na pasta. Arquivos já processados são lembrados por hash, então reexecutar nunca duplica linhas.
- 2
Cada arquivo vai para um fluxo de documentos. A descrição do fluxo de documentos é toda a configuração; quando os formulários mudam, a descrição muda. Fotos de celular e digitalizações tortas são tratadas pela etapa de OCR; campos manuscritos são lidos.
- 3
Uma etapa de validação normaliza datas (dd/mm vs. mm/dd conforme a localidade), vírgulas decimais, símbolos de moeda e formatos de referência, e recalcula qualquer total que o documento traga.
- 4
As linhas são acrescentadas ao Excel 365 ou Google Sheets com o link do arquivo de origem, o ID da execução e um sinalizador de confiança por campo. Linhas sinalizadas são publicadas em um canal do Teams ou Slack para uma olhada rápida; os valores corrigidos são gravados de volta pelo revisor na planilha.
- 5
Para volumes altos, a planilha vira uma tabela no AI Workflows ou um banco de dados, e o Power BI ou o Looker leem de lá.
Limites: o que isto não faz
- 20 páginas por arquivo e alfabeto latino; documentos longos ou em outros alfabetos são divididos ou excluídos.
- Uma planilha é um bom destino até 50.000 linhas; acima disso, use uma etapa de tabela ou banco de dados.
- A precisão em manuscritos depende da caligrafia; a coluna de revisão existe por um motivo.
Perguntas sobre este processo
OCR entrega texto; isto entrega campos. O modelo lê a página e retorna a estrutura que você descreveu, incluindo uma confiança por campo.
Sim, com o sinalizador de revisão fazendo o trabalho nas caligrafias ruins. Medimos nos seus formulários durante o sandbox.
Não. Ele preenche a planilha ou a tabela que o seu GED não preenche; os arquivos ficam onde estão, com link em cada linha.
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