Caso de uso · Documentos e financeiro
Anexos de e-mail classificados, renomeados e arquivados no SharePoint — com um log no Excel
Um fluxo dispara a cada novo e-mail, pede a um agente que classifique o anexo pelo conteúdo e pelo contexto do e-mail, renomeia o arquivo conforme a sua convenção (data, remetente, tipo, referência), salva na pasta daquele tipo e acrescenta uma linha a uma planilha de log. Tipos desconhecidos vão para uma pasta "Entrada" com uma menção no Teams. É o fluxo inicial: pequeno, visível e a base para os fluxos de documentos que vêm depois.
- Para quem é
- Qualquer equipe com uma caixa de e-mail compartilhada que acumula anexos — contabilidade, RH, compras, jurídico, a caixa de atendimento a clientes de uma consultoria — e uma estrutura de pastas que alguém mantém à mão.
- Sistemas envolvidos
- Outlook / Microsoft 365 ou GmailSharePoint / OneDrive / Google DriveExcel 365 / Google SheetsNotificação no Teams
Como a execução acontece
5 etapas · registradas por execução
- Gatilho01
Novo e-mail com anexo
Caixa de e-mail compartilhada
- Agente02
Classifica e nomeia
Tipo, contraparte, data, referência
- Sistema03
Arquiva na pasta
SharePoint / OneDrive / Drive
- Sistema04
Registra a linha
Excel 365 / Sheets
- Pessoa05
Trata os desconhecidos
Menção no Teams sobre a pasta Entrada
Como roda, passo a passo
- 1
O gatilho monitora uma caixa de e-mail compartilhada (Microsoft 365 ou Google Workspace). Cada e-mail com anexos inicia uma execução; imagens inline e assinaturas são ignoradas por regras de tamanho e tipo.
- 2
Uma etapa de agente recebe o texto do anexo (por uma extração rápida) mais assunto, remetente e corpo, e retorna um tipo da sua lista — nota fiscal, pedido de compra, contrato, extrato, currículo, outro — com a contraparte, uma data e uma referência que encontrou.
- 3
O arquivo é renomeado conforme a convenção (por exemplo 2026-10-19_AcmeCorp_NotaFiscal_INV-4471.pdf) e salvo na pasta mapeada para o tipo e a contraparte. Pastas são criadas quando não existem.
- 4
Uma linha é acrescentada ao log: data de recebimento, remetente, tipo, nome do arquivo, link, ID da execução. Tipos abaixo do limite de confiança são salvos em uma pasta Entrada e uma mensagem no Teams marca o responsável.
- 5
Depois de uma semana rodando, o tipo nota fiscal geralmente ganha o seu próprio fluxo com IntelliDocs — é assim que a maioria das equipes evolui para a automação de documentos.
Limites: o que isto não faz
- A classificação é por conteúdo e contexto; uma imagem digitalizada sem texto é classificada apenas pelo e-mail e normalmente cai na pasta Entrada.
- Execuções de fluxo são a unidade medida: um e-mail, uma execução.
- Não é um sistema de gestão de registros; retenção e permissões continuam no SharePoint ou Drive.
Perguntas sobre este processo
O texto das primeiras páginas e o contexto do e-mail — o suficiente para classificar. A extração completa é uma etapa separada com o IntelliDocs quando você precisa dos campos.
Sim; cada um é classificado e arquivado separadamente, e o log recebe uma linha por arquivo.
É o primeiro processo habitual no sandbox: uma conversa de 30 minutos e o seu sandbox a partir de 24 horas, visível para toda a equipe e a base para o próximo.
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Conte o processo; depois de uma conversa de 30 minutos o sandbox fica pronto a partir de 24 horas, e construímos a primeira execução com a sua equipe.