Notas fiscais de fornecedores no NetSuite ou QuickBooks Online — sem digitação manual

Como roda, passo a passo

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   O gatilho é a caixa de entrada de contas a pagar. Cada e-mail com anexo em PDF, imagem ou XML inicia uma execução; o corpo do e-mail e o remetente viram contexto para o agente — é assim que um "segue em anexo a nota fiscal corrigida" acaba substituindo a primeira, e não duplicando.

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   O anexo vai para um fluxo de documentos (Document Stream) do IntelliDocs. O fluxo de documentos é uma descrição, não um modelo: "notas fiscais de fornecedores; retornar nome do fornecedor, identificação fiscal, número da nota, data, vencimento, moeda, itens com descrição, quantidade, preço unitário, valor líquido, impostos, total". Anotações manuscritas na nota também são lidas. Notas fiscais eletrônicas em XML pulam a etapa de OCR e são interpretadas diretamente.

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   Uma etapa do fluxo valida o resultado: o fornecedor é consultado no sistema contábil pela identificação fiscal, os totais das linhas são recalculados, o número da nota é conferido contra os títulos já lançados e o pedido de compra é correspondido quando o fornecedor trabalha com eles. Cada verificação grava um motivo no log da execução.

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   Notas limpas são lançadas como títulos a pagar pela API do sistema contábil, com o PDF anexado e o ID da execução no histórico. Todo o resto — campo que falha na validação, fornecedor desconhecido, divergência de total, possível duplicidade — vira um cartão de aprovação no Slack ou Teams com a imagem e os campos extraídos lado a lado. O aprovador corrige um campo ou rejeita; o fluxo continua com a resposta registrada.

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   Um resumo diário lista o que foi lançado, o que foi aprovado manualmente e o que foi rejeitado, com os links das execuções. A conciliação do fechamento do mês é um filtro nessa tabela.