Caso de uso · Voltados ao cliente
Notas fiscais vencidas cobradas por e-mail e WhatsApp com lembretes escritos para cada cliente
Um fluxo diário puxa as notas fiscais em aberto e o seu aging do sistema contábil, aplica a sua sequência (lembrete no vencimento, +7, +14, ligação em +21) e pede a um agente que escreva cada mensagem para aquele cliente — tom pelo relacionamento e histórico, idioma pelo cliente, dados da nota e link de pagamento incluídos. O e-mail sai pela sua caixa; o WhatsApp, pela API Business com modelos aprovados. As respostas chegam a uma pessoa; promessas de pagamento são registradas contra a nota fiscal.
- Para quem é
- Equipes financeiras e escritórios de contabilidade com centenas de notas fiscais em aberto, clientes que respondem mais no WhatsApp do que por e-mail (especialmente na América Latina) e um processo de cobrança que roda a partir de uma planilha.
- Sistemas envolvidos
- QuickBooks Online / Xero / Alegra / Siigo / NetSuiteGmail / OutlookWhatsApp Business (API da Meta)Agente do AI WorkflowsTeams / Slack
Como a execução acontece
5 etapas · registradas por execução
- Gatilho01
Diariamente às 09:00
Notas fiscais em aberto e aging
- Agente02
Escreve cada lembrete
Cliente, idioma, tom, etapa
- Sistema03
Envia por e-mail ou WhatsApp
Conforme a preferência do cliente
- Pessoa04
Trata as respostas
Contestações, promessas, dúvidas
- Sistema05
Registra no razão
Data da promessa, sinalizador de contestação
Como roda, passo a passo
- 1
Um agendamento puxa as notas fiscais em aberto com vencimentos e os cadastros de clientes do sistema contábil, e a preferência de canal e o idioma do cliente do CRM ou de uma tabela.
- 2
Para cada nota fiscal em uma etapa da sequência, um agente redige a mensagem dentro das suas regras — factual, educada, com número da nota, valor, vencimento e link de pagamento — no idioma do cliente. Clientes com sinalizador de contestação ou em plano de pagamento são pulados automaticamente.
- 3
O e-mail é enviado pela caixa de cobrança; o WhatsApp, pela API Business usando modelos de mensagem pré-aprovados para o primeiro contato e respostas livres dentro da janela de 24 horas. Cada envio é registrado contra a nota fiscal.
- 4
As respostas são lidas por um agente que as classifica — pago, vai pagar em uma data, contestação, dúvida — e registra a data da promessa, sinaliza a contestação ao responsável pela conta ou passa a conversa a uma pessoa no Teams com o contexto.
- 5
Um resumo semanal de cobrança mostra a movimentação do aging, promessas cumpridas e quebradas e as notas fiscais que precisam de uma ligação.
Limites: o que isto não faz
- O primeiro contato por WhatsApp exige modelos aprovados pela Meta; texto livre só dentro da janela de resposta de 24 horas.
- O agente escreve dentro das suas regras; ele nunca negocia desconto ou parcelamento — isso vai para uma pessoa.
- Notificações legais de cobrança são modelos que você aprova, não texto gerado.
Perguntas sobre este processo
Eles recebem uma mensagem que parece escrita pela sua equipe, na etapa que você definiu, no idioma deles, e uma pessoa responde quando eles respondem. A sequência é sua; muitas equipes param os lembretes automáticos depois do segundo e mudam para uma tarefa de ligação.
Sim, pela API do WhatsApp Business com modelos aprovados; mensagens em português e espanhol são escritas nativamente, não traduzidas.
Ele inclui o link de pagamento do seu provedor; não processa pagamentos por conta própria.
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Conte o processo; depois de uma conversa de 30 minutos o sandbox fica pronto a partir de 24 horas, e construímos a primeira execução com a sua equipe.